О тайм-менеджменте написано очень много. Он важен как в повседневной жизни, так и в работе. Ведь если вы хотите заработать хорошую репутацию, построить карьеру – вам нужно успевать выполнять все свои обязанности и даже немного больше.
Почему важно планирование?
Утром вы приходите в офис, полными сил и настроенными на продуктивную работу. Включив компьютер, вы решает проверить почту. Но тут вас отвлекает звонок, вы тратите на разговор полчаса, хотя могли бы уложиться в 10 минут.
Тут босс дает вам важное поручение. Но пока вы его выполняете, вас отвлекает коллега, рассказывая о чем-то важном для него.
Когда вы, наконец, заканчиваете срочное поручение босса и отвечаете на письма, стрелка часов неумолимо приближается к полудню. А значит, вам снова придется задержаться в офисе допоздна. Тем более, что за время работы вы наверняка еще ни раз на что-то отвлечетесь.
Планирование, конечно, не спасло бы вас от выполнения поручения босса или ответа на письма, но помогло бы сэкономить хотя бы часть времени.
Составьте план на день
Каждый вечер записывайте список дел, которые вам нужно выполнить на работе. В него стоит включать все, что вам предстоит сделать за время смены. В том числе такие вещи, как поздравление коллег с праздником, написание электронных писем.
Кроме того, подумайте, что вы еще может сделать, помимо прямых обязанностей, чтобы повысить свой имидж, показать себя с лучше стороны начальству.
Расставьте приоритеты
Выделите самые важные задачи, которые вам необходимо выполнить в течение дня – отметьте их буквой А.
Определите задачи, которые крайне желательно сделать за день, но невыполнение которых не станет трагедией, не насеет удара по вам – отметьте их буквой Б.
Наконец, остальные задачи, которые не слишком важны, пометьте буквой В.
Не нужно слишком много дел помечать, как первостепенные – если вы отметите так практически все задачи, потеряется смысл расстановки приоритетов. Но постарайтесь те задачи, которые могут положительно сказаться на вашей карьере, отнести к первому, или хотя бы второму списку.
Расставив приоритеты, подумайте, как вам лучше организовать рабочий процесс. Для этого придерживайтесь двух критериев: удобство и важность.
В целом вам нужно в первую очередь выполнить первоочередные задачи, в последнюю – малозначимые. Но при этом, сдвиньте задачи, чтобы их удобнее было выполнять.
Например, возможно самая важная задача для вас в этот день – провести важные переговоры с партнерами по телефону. Но вы знаете, что в первой половине дня некоторые из них могут быть заняты, поэтому лучше запланировать переговоры после обеда.
Не откладывайте быстрые дела
Если в течение дня у вас возникла потребность выполнить какое-то дело, которое не отнимет у вас много времени – сделайте это. Не нужно тянуться к ежедневнику, выбирать удобное время. Например, вы можете сразу позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи, если возникла такая необходимость.
Не выполняйте сразу несколько дел
На самом деле, это попросту невозможно. По крайней мере, для абсолютного большинства людей. Когда вы одновременно выполняете два дела, ваше внимание переключается между ними. То есть, по сути, вы делаете их по очереди.
Довольно очевидно, что это может привести к многочисленным ошибкам в вашей работе. Да и с эффективностью это не имеет ничего общего. Ведь ваш мозг вынужден постоянно перестраиваться на другое дело.
Всегда ли придерживаться плана?
Когда вы составили план, важно неуклонно его придерживаться. Иначе, если вы без конца станете отвлекаться на неважные занятия, потеряется смысл планирования.
Но не нужно доводить эту твердость до крайности. Все же, порой у вас может возникнуть необходимость корректировки – например, босс поручит вам важное задание. Или коллега попросит у вас помощи, при условии, что он не злоупотребляет вашей добротой, а ему правда срочно нужна ваша помощь.
А вот если кто-то решит рассказать вам о своих вчерашних приключениях, или кто-то откровенно злоупотребляет вашей добротой и пытается переложить на вас работу – следует отказать им.
Одним словом, следуйте плану, но при острой необходимости будьте готовы вносить корректировки, если это действительно важно.
Цените время
Старайтесь с пользой использовать каждую минуту. Время в пробке вы можете потратить на прослушивание аудиокурсов английского, а в вагоне метро – почитать бизнес-журнал.
Научитесь отказываться от соблазна тратить время впустую на бесцельное скитание по просторам интернета, бесполезную болтовню. Это не значит, что нужно лишать себя отдыха. Но в любом случае, речь выше шла о рабочем времени – а отдохнуть вы сможет дома и во время обеденного перерыва.