В различных беседах у многих возникают ситуации, когда теряется нить разговора, непонятна мысль говорящего, отсутствует суть у сказанного. Почему такие ситуации возникают и как с ними бороться?
В этом вопросе нам поможет физика. А точнее такая величина, как отношение сигнал/шум. Отношение сигнал/шум – это безразмерная величина, равная отношению мощности полезного сигнала к мощности шума (Википедия). Вспомните, как работают телевизоры в дождливую погоду (если это не кабельное ТВ). Первым в голову лезет раздражающий шум, который мешает услышать, о чём говорится по ящику. И главная проблема не в том, что этот шум существует, а в том, что он накладывается на основной сигнал, препятствуя его чёткому восприятию.
То же самое можно заметить и в разговорах. Порой шумы могут быть внешними (гул посетителей кафе, где вы пытаетесь беседовать с другом), а иногда это шум создаваемый источником сигнала (уход от основной темы разговора). С внешними шумами хоть и не всегда, но бороться можно (смените место встречи сдругом, уйдите из кафе в парк). Здесь решение проблемы можно увидеть на поверхности.
С другим типом шумов дела обстоят иначе. В этой ситуации сменить место встречи бывает недостаточно. В качестве дополнительной вводной вспомним принцип 80/20 или принцип Парето. Многие с ним знакомы, но на всякий случай напомню его суть. Основная идея это принципа сформулирована следующим образом: "80% результата приносят 20% действий." Но кто сказал, что это правило не распространяется на наши разговоры? 80% основной мысли можно передать 20%-ми от того, что вы излагаете. Проще говоря, мы зачастую говорим в 5 раз больше, чем нужно, для передачи информации. Да, и 80% сути этой статьи переданы в 20%-ах её содержания. Это правило справедливо практически для всех ситуаций.
Конечно, устранить шум полностью не выйдет, поэтому мы можем его только минимизировать, лаконизируя свою речь. Но это и так понятно. А вот непонятно зачастую бывает то, почему нередко, например, на совещаниях, 80% основной мысли пердаётся лишь 5%-ми сказанного на совещании. То есть мы, по сути, эти шумы часто сами и создаём, трятя на это время слушающих и (самое главное) своё время.
Вспомните, как обычно у вас проходят совещания. Уверен, вы с трудом сдерживались, чтобы не наорать на всех: "Хватит ходить вокруг да около! Ближе к сути!" Ну если вы, конечно, сдержались. И зачастую сложно понять о чём шла речь на совещании и к каким выводам пришли. Это влечёт множество последствий для коллектива и компании, в том числе и финансовых.
К сожалению, такой тип шума не всегда удаётся устранить или минимизировать. Итак, что же делать, чтобы улавливать сигналы, не отвлекаясь на шум.
1. Ведите заметки. Ведите заметки по ходу беседы, вычленяя и помечая основные мысли собеседников. В личной беседе я обычно в уме отмечаю основные пункты, в рабочей – веду записи. Для чего это нужно? Если собеседника уносит "не в ту степь", вы можете подсмотреть записи, чтобы не отойти от темы вместе с ним и вернуть его назад к обсуждению важного.
2. Заранее подготовьте повестку. Особенно в ситуациях, когда время ограниченно, это может быть на руку. Заранее подготовьте интересующие вопросы и разошлите собеседникам. Если вам повезёт и ваши собеседники окажутся ответственными, то они заранее смогут подготовиться, найти дополнительную информацию и дать вам больше полезных фактов.
3. Курируйте. Не стесняйтесь взять на себя роль ведущего на совещании, если хотите провести его быстро и с пользой. Только не путайте ведущего с болтуном. Задача ведущего направлять ход беседы и корректировать её, в противном случае вы рискуете стать источником шума на совещании.
4. Создайте общее семантическое пространство. После совещания потратьте несколько минут на переработку заметок по итогам встречи. Выпишите основные тезисы и выводы. Отправьте всем заинтересованным сторонам. Таким образом вы создадите общее пространство смыслов и минимизируете случаи некорректого восприятия информации некоторыми участниками. Тем самым вы помогаете им устранить шум, предоставляя им только важный сигнал.