Поговорим о контроле. Вы уверены, что ваша система контроля бизнеса работает правильно и не вредит бизнесу?
Если в бизнесе контроля мало – в компании начинается хаос. Сотрудники расслабляются и начинают работать “спустя рукава”. В результате падают показатели, снижается прибыль, увеличиваются сроки. Растут издержки и злоупотребления со стороны сотрудников.
Если контроля много – это тоже приводит к неприятным последствиям. Контроль занимает время, которое могло быть использовано на полезную работу. Кроме того, излишний контроль нервирует сотрудников. Он вызывает ощущение недоверия со стороны руководства. Но в условиях постоянного недоверия работать сложно и неприятно. При излишнем контроле вы рискуете потерять ключевых работников.
Так сколько же должно быть контроля в компании?
В контроле важно соблюдать баланс, равновесие. Он должен быть системным и грамотно настроенным.
ЧТО НУЖНО КОНТРОЛИРОВАТЬ:
- Входы и выходы в бизнес-процессах. Достаточно ли получено исходных данных на входе? Соответствует ли результат на выходе требованиям клиента, техническому заданию и вашим ожиданиям?
- Промежуточные результаты работы. Контрольные точки в процессе работы, которые показывают все ли в порядке в ходе работы или что-то пошло не так.
- Сроки выполнения работ. А также сроки выполнения отдельных этапов работ и отдельных задач.
- Показатели эффективности процессов. Эти показатели дадут информацию о том, в порядке ли ваш процесс или в нем возникли проблемы.
- Наличие у сотрудников правил, регламентов, чек-листов или другой информации о том, как должна выполняться работа.
ЧТО КОНТРОЛИРОВАТЬ НЕ НУЖНО:
- Ход работы. Не нужно стоять за спиной у сотрудника или нависать над его компьютером. Это допустимо только на этапе обучения сотрудника новой работе. Или в тех случаях, когда что-то пошло не так и результаты, сроки и показатели эффективности не соответствуют ожидаемым. В других случаях такой контроль, наоборот, будет раздражать.сотрудника и быстрее приведет к возникновению ошибок.
- Чем занимаются сотрудники в обед и нерабочее время. Тут, конечно, могут быть исключения. Но в большинстве случаев – это личное дело человека.
КАК КОНТРОЛИРОВАТЬ НЕ НУЖНО:
- Не системно. Если вы контролируете “набегами”, изредка или когда просто пришла в голову мысль “а не проверить бы прямо сейчас?”, то полезного результата вы, чаще всего, не получите. Кроме того, разовые ошибки, выявленные случайно, не говорят о том, что работа идет плохо. Так же как и то, что выглядит идеально один раз, может быть совсем не таким в других случаях. Только система контроля бизнеса сможет дать вам действительно полезный результат.
- Угрожающе. Если контроль предполагает немедленное наказание за ошибки, то выявляться ошибки будут гораздо реже. И не потому, что ошибок станет меньше, а потому, что скрывать их будут тщательнее.
- Скрытно. Когда сотрудник узнает, что его проверяли и контролировали скрытно, без предупреждения, то вероятней всего, разозлиться. Еще, скрытый контроль, о котором позднее узнает сотрудник, говорит о неуважении к персоналу. В таком режиме работать захотят немногие и вы можете потерять сотрудников.
- Формально. Когда контроль вроде бы есть по документам. При этом, по факту то что в документах по контролю написано – никому не интересно и не применяется. Бесцельная трата времени и бумаги, зачем она вам? В результате, сотрудники быстро понимают, что контроль является формальным, и перестают стараться.
Хотите провести диагностику системы контроля в вашем бизнесе и получить рекомендации по улучшению? Для этого запишитесь ко мне на консультацию. Вы узнаете, правильно ли организован контроль в вашем бизнесе или он вредит бизнесу и требуется его корректировка.