Руководитель, пытающийся настраивать своих многочисленных подчиненных на единый вектор, преодолевая косность и индивидуализм каждого из своих ближайших соратников увещеваниями на бесконечных совещания и планерках, демонстрирует неэффективное управление - мучает напрасно себя и подчиненных. Мало чего из внушаемого лидером на слух, остается в головах людей после того, как они разойдутся по своим местам, попьют кофе-чай, отвлекутся на текучку и эмоции своих сотрудников, на личные проблемы в семье и жизни.
Некоторые топ-менеджеры, убежденные в собственной правоте, умышленно игнорируют позицию начальства, продолжая работать в определенных для себя приоритетах, оставаясь при своем мнении, способствуя тем самым конфликтности в управлении. При попытках руководства разобраться потом с причинами провала или подменой подходов к решению поставленным задач, большой босс будет постоянно натыкаться на банальные оправдания его заместителей в ином восприятии ситуации или вообще - в плохой памяти.
Чтобы минимизировать риски недопонимания друг друга, повысить коллективную ответственность в решении задач, не позволить топ-менеджерам менять ваши приоритеты и сохранить в корпоративной памяти важные детали и весь ход событий для последующих выводов и анализа, в предприятии должна действовать система статистического учета и отчетности как по направлениям деятельности (про отчетность в БАЗах в программы управления предприятием здесь 1 и здесь 2), так и сводная - Оперативная сводка.
Форма Оперативной сводки должна соответствовать требованиям емкости и исключительной лаконичности при том, что в неё вносятся все необходимые для напоминания и оперирования в работе точные факты: даты, события, их география, ссылки на контрагентов, их имена и контакты, сведения об исполнителях, ссылки на номера задач в программе управления и т.п.
Вся собранная в сводке фактура разносятся по видам деятельности в отдельные разделы, за актуализацию и достоверность сведений в которых отвечают начальники профильных подразделений, ссылаясь на фактуру своей отчетности в БАЗах программы управления предприятием (кризисы, развитие, приемки, суды, проверки, аварийность и ЧП, кадровые события и т.д.).
Ведет сводку начальник Управления делами или Администратор предприятия под контролем первого заместителя - исполнительного директора компании. Динамика событий Оперативной сводки должна охватывать прошедшую и предстоящую неделю с указанием хронологии важнейших событий решаемой проблемы, т.е. ее актуализация производится раз в неделю, обычно - на конец прошедшей или начало предстоящей рабочей недели.
Оформление Оперативной сводки будет способствовать быстрому и удобному поиску в ней необходимых сведений, если правильно подсветить и выделить в ней определенные важные места, своим постоянством, стандартами в оформлении обеспечивать легкую привыкаемость сотрудников к работе с ней. Принцип приоритета наиболее сложных и рисковых задач перед менее проблемными при их размещении в Сводке работает и на быстроту их поиска, и на формирование у всех участников процесса управления предприятием единого понимания приоритетов руководителя в работе.
Конфиденциальность сведений Оперативной сводки отмечается соответствующим грифом, обеспечивается запретом на ее печать и размножение в компании - все работают только с электронной версией в программе управления предприятием в соответствии с разрешенным допуском к ней, особенно - к базам всех сводок за значительный период. Кроме того, динамика событий в компании позволяет быстро устаревать недельной информации Оперативной сводки.
Создание базы всех оперативных сводок в компании позволяет быстро восстановить в памяти события и их динамику годовалой и выше, а тем более месячной давности, провести по ним анализ результативности тех или иных решений, обоснованно оценить эффективность работы специалистов в разные периоды жизни компании.
Постоянная требовательность руководителя к качественной отработке информации в сводке всех ответственных сотрудников, позволяет ему всегда иметь перед глазами напоминатель всей проблемности для грамотного планирования своей работы, быть всегда в курсе и с легкостью демонстрировать подчиненным свою детальную осведомленность и компетентность во всех нюансах деятельности компании в обеспечение своего авторитета.
Оперативная сводка является основой проведения Оперативного совещания руководства предприятия и вместе с другими ритуальными мероприятиями работает на формирование правильной Корпоративной культуры компании. По ней руководителю проще сообразить, какой нужен формат планируемого совещания: сокращенный, полный или расширенный и кто из ключевых сотрудников потребуется для привлечения на него, кроме стандартного формата, а также - на что обращать особое внимание, где и как расставить акценты.
Своевременное доведение Оперативной сводки всем допущенных для работы с ней топ-менеджерам и ключевым сотрудникам, приучение их к ориентированию на нее в своей деятельности, позволяет укрепить корпоративную память и добиться в компании единого понимания приоритетов и основных направлений в решении проблем бизнеса без особых усилий для его хозяина-руководителя.
Вышлю пример Оперативной сводки или разработаю ее для вашего бизнеса, научу как вести сводку в вашем предприятии, если вы напишите мне на почту (в аннотации канала).
Ваши лайки, комментарии и перепосты приветствуются.
Дочитавшим бонус - юмор в тему:
Сергей Русанов.
