Поговорим про тайминг мероприятия и его грамотное составление... Заведомо я составляю таблицу, в которой каждому событию определяю свой временной промежуток: фотосессия на встрече гостей 20 минут, первое застолье 40 минут, первый перерыв 15 минут, второе застолье 50 минут, второй перерыв 30 минут и т.д. Чем сложнее мероприятие тем более детальный тайминг получается в конечном итоге: 5 минут вынос торта, 3 минуты песня в исполнении вокалиста, 2 минуты тост, 1 минута фанфары на дарение подарка и музыкальная отбивка тоста и т.д.
Помните: гостями за столом управляет "коллективный разум". Если через 40-50 минут первого застолья, вы не отпустите людей на перерыв, они потихоньку начнут вставать и уходить самостоятельно.
Но стоит лишь вам предугадать, увидев первых претендентов на выход из застолья, и за минуту до того как они встали объявить паузу... Одобрительные возгласы зала незамедлительно продемонстрируют заказчику ваше четкое видение ситуации и профессионализм. Используйте это!
Мой тайминг по застольям и перерывам, для стандартного 6-ти часового мероприятия выглядит так:
*привожу пример, в котором начало мероприятия запланировано на 17.00:
17.00 - начало мероприятия, сбор гостей
17.30 - первое застолье
18.10 - музыкальная пауза
18.30 - второе застолье
19.20 - музыкальная пауза
19.50 - третье застолье
20.40 - музыкальная пауза
21.30 - четвертое застолье
22.00 - музыкальная пауза
22.45 - завершение программы
23.00 - окончание мероприятия
Как бы вы ни старались пригласить гостей ровно к назначенному времени, указанному в пригласительных, увы... Ни одна компания не собиралась вовремя, а уж тем более не садилась за стол с порога. Исключением являются мероприятия, на которые гости приходят сразу группой, организованно, или приезжают на одном автобусе. Но и в этом случае, всегда найдутся те, кто пошел в туалет, вернулся за забытой сумкой, сфотографировался в фойе, отошел позвонить... 10-ти минутная задержка с началом первого застолья происходит в 99% случаев.
Вернемся к таймингу. Для собственного удобства, каждый временной интервал я называю "блоком". С 17.00 до 17.30 - первый блок, с 17.30 до 18.10 - второй блок, с 18.10 до 18.30 третий блок, и так далее...
Как вы могли заметить, длительность блоков разная. И это неспроста. В начале вечера гости менее активные чем в конце. Поэтому первая музыкальная пауза всегда будет короче последующих. В начале вечера гости привыкают к атмосфере и довольно скованны в общении друг с другом, поэтому первое застолье всегда короче последующих. Ну и так далее...
Важность правильно составленного тайминга трудно переоценить! Даже такая простая вещь как подача горячего блюда, может повлиять на ход вечера. Гости могут устать сидеть за столом и отправятся на перерыв, а в этот момент им на стол принесут горячее. Как ни крути, но итог будет один - гости вернутся к остывшему блюду. Ведь только на то, чтобы их всех снова собрать за столом, у вас уйдет не менее 10-15 минут.
Мой стандартный тайминг выноса блюд выглядит следующим образом:
Начало: Салаты уже стоят на столе
Через 15 минут после того как гости сели за стол: Вынос горячей закуски
Через 45 минут после горячей закуски: Вынос первого блюда
Через 1,5 часа после первого блюда: Вынос второго блюда
Через 1,5 часа после второго блюда: торт (десерт) и чай
А теперь, давайте попробуем соединить первые два тайминга в один общий и посмотрим что получилось:
17.00 - начало мероприятия, сбор гостей (салаты на столе)
17.30 - первое застолье
17.45 - вынос горячей закуски
18.10 - музыкальная пауза
18.30 - второе застолье, вынос первого блюда
19.20 - музыкальная пауза
19.50 - третье застолье
20.00 - вынос второго блюда
20.40 - музыкальная пауза
21.30 - четвертое застолье, торт (десерт) и чай
22.00 - музыкальная пауза
22.45 - завершение программы
23.00 - окончание мероприятия
Кстати, неправильная музыкальная подборка у диджея, может серьезно нарушить ваш грамотно составленный тайминг. Как научиться быть с диджеем на одной волне? Как не дать ему испортить хороший праздник? Поговорим об этом в следующий раз...