Когда начинаем разговор про инвентаризацию, не стоит забывать, для чего она нужна. Прежде всего, для возможности оптимизировать прибыль заведения и сократить расходы заведения.
На себестоимость в заведениях общественного питания приходится до 30% всех затрат, именно здесь необходимо тщательно изучать все данные и контролировать этот показатель.
В себестоимости есть такое понятие как движение товара, то есть весь путь прохождения любого товара от желания его заказать до того, как гость съел готовое блюдо.
Товарное движение подразделяется на этапы:
- заказ товара,
- оприходование товара
- размещение и складирование
- перемещение внутри подразделений
- приготовление из товара конечного продукта
- продажа его через кассу
- списание по истечению сроков годности и утилизация.
Инвентаризация позволяет контролировать движение товаров внутри заведения.Процесс не самый приятный, но очень важный для финансовой стороны любого проекта, благодаря которому можно избежать множества проблем с рационализацией затрат. Результаты инвентаризации напрямую влияют на выручку заведения и прибыль.
В процессе инвентаризации происходит фиксация фактических данных по товару на момент его пересчёта, отражение в какой реальности находится товар в текущем моменте.
Полученные данные вносятся в программу учёта и сравниваются с теми данными, которые зафиксированы относительно движения товара. Тут и возникают
Три основные вопроса про инвентаризацию, на которые необходимо ответить:
1. Как часто нужно проводить инвентаризацию?
- Каждую неделю ведётся учет основных продуктов питания.
- Каждый месяц - всех остальных продуктов.
- Внеплановая (проводит владелец или консультант)
2. Кто проводит инвентаризацию?
Могут быть любые материально-ответственные лица: владелец бизнеса, управляющий заведением, шеф-повар или шеф-бармен при наличии таких штатных единиц. Минусы по остаткам, как правило, распределяются между ними и влияют на уровень заработной платы.
3. Для чего проводить инвентаризацию?
Это самый важный вопрос, в котором заключается анализ причин почему образовались излишки и недостатки очень важные и говорят о том, насколько правильно работаем с товаром.
1. Для избежания ошибок в системе учёта в единицах.
Здесь важно смотреть на учётную систему, как поступающий товар должен быть оприходован. В штуках или упаковках. Бывает, что приходит в упаковках, а забивается в штуках и наоборот. Человеческий фактор при ошибках в системе учёта могут выдавать вам огромные недостачи.
2. Для выявления “замороженных денег” в больших остатках на складе. + ещё добавляются риски по срокам годности. Хранение больший партий товара - это минус в вашей марже.
3. Для устранения недочетов в подсчетах. Чтобы избежать расхождения остатков по конкретной позиции - важно проверить все тех.карты и калькуляцию по ним, где учтен этот товар.
4. Контроль за воровством.
Что делать дальше с результатами инвентаризации?
После проведения инвентаризации у вас будут сформированы отчёты, которые покажут наличие реальных расхождений ( здесь возможны данные как в “+”, так и в “-”). Лица, которые отвечают за инвентаризацию в вашем заведении должны уметь читать эти данные и понимать причину несоответствия.
Здесь можно прибегнуть к методу “5 почему”.
Как анализировать:
- выделить позиции, по котором отразились расхождения и проверить их на предмет правильного учёта в системе.
- если учёт в системе ведётся в верных единицах, то причины могут быть следующие: воровство, не списан товар из-за сроков годности, неверно пробит товар по кассе.
- если эти позиции - ингредиенты для кухни, то необходимо разобраться с тех.картами и калькуляцией на предмет ошибочных расчётов.
В процессе работы был опыт консалтинга клиента, который вообще не проводил инвентаризацию. У него даже не было программы. Они закупали продукты тогда, когда возникала необходимость. Естественно, уровень воровства в таком заведении - максимальный.
У другого клиента - была и программа для учёта, но они ею не пользовались. За 3 месяца мы поставили месяца поставили весь контроль и систему учёта, что позволило сократить затраты на себестоимость аж на 8%.
Если в вашем заведении продают готовую продукцию, то лучше проводить штучный учёт как можно чаще, чтобы у вас всегда были под рукой актуальные данные. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Управляющий может осуществлять инвентаризацию, пока бармен закрывает бар после смены.
Если вы продаёте товары навынос, то к основным продуктам подключается ещё и учет упаковочных материалов. Они должны быть учтены в калькуляции, поскольку также участвуют в формировании себестоимости.
Какие ещё есть альтернативные методы контроля движения товара?
- Внеплановая инвентаризация по отдельным позициям, когда никто из персонала не в курсе об этом мероприятии. Здесь важен эффект неожиданности.
- Анализ и контроль актов списания с разбором причин списания. Это позволит вам грамотно лавировать в заказах продукции и предупреждать ошибки в будущем.
Всегда помните, что инвентаризация - инвентаризацией, а вот разбор расхождений - это перманентная и очень важная задача управляющего и владельца бизнеса. Систему нужно один раз наладить, обучить персонал и запустить процесс на постоянной основе.
Возможности для роста вашей прибыли в ваших руках.
Действуйте!