В интервью СFO Russia Валерия о системе автоматизации хранения и утверждения внутренних контролей.
Что собой представляет система автоматизации хранения и утверждения внутренних контролей?
Идея родилась у наших коллег из Европы, которые работают на бумажной фабрике в Рурмонде. Они решили использовать систему iGrafx для организации хранения отчетов по внутренним контролям и свидетельства того, что их утвердил менеджмент.
Система iGrafx Viewer обладает невысокой стоимостью. Отчет с расчетом резерва по дебиторской задолженности либо список заказов, упорядоченный по прибыльности на единицу продукции, печатают в электронный файл, который загружают в систему и отправляют на утверждение менеджеру — контролеру, главному бухгалтеру или генеральному директору. Цель нововведения — уменьшить количество бумаги для печати отчетов, ускорить поиск нужных отчетов при аудитах, упростить отслеживание сроков предоставления отчетов и их полноту.
До этого необходимые отчеты печатали, отдавали на подпись, потом их помещали в картонную папку закрытия месяца с разделителями. Часто отчеты терялись. Это могло произойти и на шаге их подписания, и на шаге размещения в ошибочном разделе папки месяца, либо в нужном разделе, но другого месяца. При проверке отчет могли не найти, хотя были уверены, что его делали, и не могли не делать. Приходилось просматривать папки нескольких месяцев и разделов. Иногда печатать повторно.
С какими сложностями столкнулась компания при автоматизации хранения и утверждения внутренних контролей?
При утверждении отчетов мы выбираем тип контроля — «4 глаза» или «6 глаз». То есть один сотрудник делает отчет, другой утверждает, либо один делает, два утверждают. При этом один и тот же сотрудник не может делать отчет и утверждать его. До этого большинство отчетов подготавливали в финансовом отделе — контролер печатал и передавал финансовому или генеральному директорам на подпись. При переходе на систему iGrafx подготовку отчетов передали в соответствующие службы — бухгалтерию, отдел продаж, отдел закупок. Провели обучение. Первый месяц мы хотели дублировать отчеты на бумаге. Но система понравилась практически всем. В течение нескольких месяцев мы убедили прочие службы использовать ее, и нам начали представлять отчеты своевременно. Для упорядочивания поиска и хранения мы выработали соглашения по наименованию отчетов — компания, месяц, год, условный номер контроля, собственно имя отчета, инициалы сотрудника, который его подготовил. Конечно, легко было сделать ошибку, перепутать. Но наши коллеги из Голландии подготовили шаблон в Excel, в котором каждый сотрудник мог найти свои отчеты и скопировать нужное наименование. Его, в свою очередь, сформировали согласно соглашениям для текущего месяца.
Какой эффект получила компания от данной системы?
Процессы стали более упорядоченными, стресса перед проверками стало меньше. Кроме того, уменьшилось количество и размеры папок для хранения контрольных отчетов. Внутренние аудиторы получают доступ к системе за 2 недели до визита. Они могут посмотреть отчеты и понять состояние контрольной среды компании еще до визита. Также уменьшилась загрузка финансового отдела при проверках.
Задать свои вопросы Валерии Дробинцевой и узнать больше об опыте «Смерфит Каппа Санкт-Петербург» вы сможете на Baltic Digital Forum, который состоится 27-28 июня 2019 года в Санкт-Петербурге.
Мария Кириченко, CFO Russia