В Трудовом Кодексе нет четкого описания ситуаций, когда необходимо писать служебную записку, ее составление продиктовано, как правило, внутренними нуждами каждой конкретной компании. Но именно здесь и кроется секрет популярности этого документа — он служит почти универсальным способом корпоративной коммуникации между подразделениями или сотрудниками.
Цель служебной записки — сообщить сотрудникам о внештатной ситуации или корпоративном событии, скоординировать действия внутри команд или между подразделениями, внести предложения об оптимизации работ, обосновать те или иные рабочие мероприятия.
Нет единого списка случаев, где нужны служебные записки, ведь ситуации, когда сотрудникам компании надо обменяться информацией, в каждой компании разные. Приведем лишь несколько примеров, когда без служебной записки не обойтись:
- На каком-то этапе выполнения работ произошел сбой, и работник хочет не просто проинформировать об этом своего руководителя, а еще и предложить способ решения проблемы.
- Внутри коллектива возникли разногласия, и работник хочет привлечь к этому внимание руководства, чтобы погасить конфликт.
- Отделу требуется новое оборудование, и руководитель получает служебную записку с обоснованием предстоящих расходов.
- Сотрудник предлагает новый вид рекламы и приводит обоснование затрат. Преобразования в одном подразделении затрагивают смежный отдел, и руководитель согласовывает действия со своим коллегой.
- Коллектив недоволен условиями труда, сообщает об этом и вносит конкретные предложения по их улучшению.
- В процессе выполнения масштабной задачи выясняется, что срок конечной реализации может измениться. Тогда ответственный исполнитель пишет тимлиду записку с отчетом о ходе работ и обоснованием переноса дедлайна.
- Для выполнения внеплановой или срочной работы нужно, чтобы сотрудник пришел на работу в неурочное время. Руководитель этого сотрудника пишет соответствующую записку в отдел кадров или вышестоящему начальству.
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .