Excel - это просто! Я убеждена в этом спустя 6 лет практически ежедневного использования программы в работе.
Однако в начале моей карьеры в консалтинге Excel (вернее, отсутствие объяснений) вызывал немало проблем.
Эта статья поможет сэкономить нервы тем, кому необходимо быстро освоить функцию ВПР ( VLOOKUP в английской версии), потому что в действительности это несложная и полезная функция, которую легко понять при доступном объяснении.
Зачем нужна эта функция?
Говоря простыми словами, она ищет в перечне данных определенную информацию по заданному критерию.
Очень простой утрированный пример для понимания сути: у вас есть перечь товаров с уникальными артикулами. Это большой массив данных. Из этого перечня вас интересует артикул только трех наименований товаров.
Искать "глазами" слишком долго и неудобно. ВПР поможет быстро узнать артикулы.
Не будем углубляться в синтактис формулы, перейдем сразу к практике.
У нас есть следующий перечень товаров на Листе 1:
Нам интересны артикулы для монитора и компьютерной мыши.
1. Копируем названия на другом листе так, как они называются на Листе 1.
На данном этапе важно понимать следующее:
- Название товара, к которому мы хотим подтянуть артикул, должно быть написано абсолютно так же, как в диапазоне (массиве) данных, откуда мы хотим узнать артикул.
- Наименование в общем списке должно быть уникальным, то есть не иметь повторений с другими кодами. Иначе функция ВПР подтянет первый нашедшийся артикул данного товара.
2. Встаем на ячейку, в которой мы хотим прописать формулу ВПР для того, чтобы притянуть уникальный артикул. Начинаем писать формулу всегда со знака равенства и букв ВПР. Excel уже по первой букве сам предлагает нам формулу. Выбираем ее, либо печатаем до конца:
=ВПР(
3. Искомое значение - слово, к которому мы притянем артикул. В нашем случае "Компьютерная мышь". Нажимаем на ячейку с этим словом и ставим точку с запятой (символ ";" ) :
4. Таблица - это тот диапазон, из которого мы подтянем артикулы. Идем на Лист 1, где расположен наш диапазон товаров и выделяем оба столбца, где написаны наименования товара и артикулы.
Здесь важно понимать, что мы выделяем нужные нам столбцы из массива данных. Нам нужны оба столбца, поскольку в первом столбце есть наименование товара, а во втором - артикул.
Выделив диапазон в таблице, снова ставим точку с запятой.
5. Номер столбца - это порядковый номер того столбца, в котором находится наш артикул. Номер, начиная со столбца, который участвует в диапазоне, выбранном в п.4. В нашем случае это цифра 2, т.к. цифра 1 - это наименование товара.
Пишем "2" и не забываем поставить точку с запятой.
6. Далее Excel предлагает выбрать "интервальный просмотр". Не углубляясь в детали, запомним одно - в конце функции ВПР мы ставим цифру 0. Закрываем скобку на панели формул.
Закончив формулу, нажимаем на Enter.
Как мы видим, Excel подтянул нам артикул для компьютерной мыши из Листа 1.
Вот и всё, осталось скопировать функцию на строчку ниже, чтобы подтянуть артикул для монитора.
Почему не сработало? Типичные ошибки в ВПР
1. Важно понимать, что столбец, который мы подтягиваем (в нашем примере артикул) должен располагаться строго ПОСЛЕ столбца, по которому мы ищем информацию (наименование товара).
Если в исходной таблице это не так, придется слегка поработать и перенести столбец в крайнее левое положение вручную.
2. Если в п. 4 вы выделяете не весь лист, а часть ячеек на листе, не забудьте их "закрепить". Это означает поставить символы $ (Shift+4 в английской раскладке) впереди и сзади буквы, означающий столбец в формуле:
Если этого не сделать и скопировать формулу ниже, диапазон ячеек сдвинется и формула будет работать неправильно.
3. Проверьте, правильно ли написано слово, к которому вы притягиваете информацию. Возможно, из-за опечатки поиск не произошел.
4. Еще раз повторим, что информация на исходном листе должна быть уникальна. Если есть два разных артикула на "Монитор", ВПР подтянет первый нашедший артикул в указанном диапазоне.
Надеюсь, что теперь суть функции ВПР и алгоритм ее работы понятен. Самое время приступить к практике! :)