Передача функции на аутсорсинг может сэкономить до 90% расходов на персонал функции и до 20% расходов на штат всей группы компаний, потому что предполагает сокращение всех задействованных в функции сотрудников. В прошлой колонке я рассказывал о преимуществах и недостатках такого подхода. В этой я подробнее расскажу, как перевести на аутсорсинг типовые функции.
Аутсорсинг функции бухгалтерского учета и отчетности
Другими словами, бухгалтерию группы компаний будет вести подрядчик. Именно он будет ответственным за организацию, правильность учета и представление отчетности. Однако проверять корректность первичных документов группа компаний должна самостоятельно. Поэтому назначьте ответственного за сбор первичных документов и их отправку аутсорсеру.
Перед передачей функции нужно организовать работу на удаленном сервере, чтобы все учетные специалисты работали в одной учетной базе данных. Также необходимо проработать договор об оказании услуг. Я предлагаю обязательно прописать в нем такие пункты:
- изготавливаемую отчетность подписывает исполнитель;
- реестр предоставляемых ГК документов;
- регламент обмена документами.
У подрядчика должен быть доступ ко всей информации о финансово-хозяйственной деятельности компании. Поэтому необходимо наладить с ним обмен электронными документами по принимаемым в компании решениям: приказами, распоряжениями, положениями и т.д.
Передача бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг может снизить до 2-3% всех расходов компании на персонал и до 75% от стоимости функционального персонала. Более того, на 10-15% могут сократиться все расходы на исполнение этой функции в группе компании.
Аутсорсинг функции ИТ-сопровождения бизнеса
Для непрофильных компаний деятельность ИТ-подразделений очень часто является непрозрачной и непонятной. Поэтому группе компаний выгоднее передать подрядчику управление всей ИТ-инфраструктурой организации или её отдельными процессами.
Это решение позволяет получить обоснованное представление о стоимости функции и снизить затраты на нее. Иногда компаниям удается не только сохранить при этом качество ИТ-сопровождения бизнеса, но даже улучшить его.
Успешному аутсорсингу ИТ-процессов способствуют современный уровень развития ИТ-инфраструктуры (сети, программное обеспечение) и возможность удаленного управления компьютерами и серверами.
Для передачи на аутсорсинг можно рассмотреть следующие функции:
- системное администрирование;
- печать;
- администрирование баз данных;
- обслуживание компьютерного и серверного оборудования;
- программирование;
- сопровождение интернет-сайта.
Каждая из вышеназванных функций имеет свои особенности передачи на аутсорсинг, организации работы с аутсорсером и контроля результатов работы.
Прежде чем передать ИТ-процессы подрядчику проконсультируйтесь с опытным и незаинтересованным специалистом.
Вариантов решений в области ИТ-аутсорсинга много. Они могут отличаться стоимостью или порядками, поэтому важно принять качественное решение в отношении конфигураций применяемых ИТ-решений как с точки зрения капиталовложений, так и с точки зрения расходов на персонал по сопровождению.
Передача функции ИТ-сопровождения бизнеса на аутсорсинг может снизить до 2-3% всех расходов компании на персонал и до 50-75% от стоимости функционального персонала и до 10-15% от всех расходов на исполнение этой функции в компании.
Аутсорсинг логистической функции
Нет смысла оставлять часть логистической инфраструктуры в составе компании, поэтому, как правило, на аутсорсинг передаются все логистические функции:
- международная логистика;
- обработка входящего груза, хранение и комплектация;
- доставка до покупателя.
Перед их передачей оцените профессионализм и опыт исполнителя в этом направлении.
Для международной логистике нужно выбрать подрядчика, который сможет осуществлять полный цикл: транспортировка от поставщика до склада СВХ и страхование груза; таможенная очистка за брокерской печатью, транспортировка по РФ до склада компании. С ним и нужно подписать агентский договор, за соблюдением которого будет следить ответственный сотрудник в группе компаний.
У исполнителя обработки входящего груза, его хранения и комплектация должны быть необходимые ресурсы:
- доступный для клиентов компании склад, в котором выполняются все требования к хранению товаров;
- погрузчики, штабелера и другие средства механизации;
- современное программное обеспечение;
- WMS с необходимыми возможностями: ячеистым хранением, кроссдокингом, ТСД и так далее;
- квалифицированный персонал.
Для принятия решения изучите отзывы клиентов аутсорсера и протестируйте возможности исполнителя на небольшой партии товара. Только после этого налаживайте взаимодействие учетной информационной системы группы компаний с WMS исполнителя.
Аутсорсинг логистической функции может снизить до 10% всех расходов компании на персонал, до 90% от стоимости функционального персонала и до 50% от всех расходов на исполнение этой функции в компании.
Аутсорсинг производственной функции
Производственную функцию также можно передавать на аутсорсинг. В этом случае необходимые производственные операции могут осуществляться на другом производстве через механизмы производственной кооперации. Компания в этом случае получает экономию на заработной плате ИТР и АУП производства, не инвестирует средства в наращивание у себя ненужной производственной экспертизы, в пуск непрофильного и т.п. и снижает, таким образом, себестоимость продукции.
В современных условиях управление производственной себестоимостью сводится к управлению цепочками поставок. Производственное предприятие редко бывает полного цикла и покупает у поставщиков полуфабрикаты той или иной степени готовности. То есть производству имеет смысл оставлять у себя только те операции, которые:
- имеют для производства критическое значение. То есть без которых производство товара с необходимым уровнем качества может и не состояться;
- дешевле, чем на других производственных предприятиях с учетом логистики, амортизации инвестиций, транзакционных и временных издержек;
Все остальные производственные операции можно передавать на аутсорсинг и тем самым оптимизировать себестоимость.
Такое часто происходит в небольших масштабах в автомобильных сервисах, когда отдельные функции, например, ремонт автомобильных генераторов, отдают в партнерский сервис, который на этом специализируется.
Часто производства с высокой долей заработной платы в себестоимости отдают часть производственных операций в регионы и даже страны с низким уровнем заработной платы. В моей практике такое было, например, в легкой промышленности. Итальянские производители одежды и обуви переводили производства из Италии в Китай и страны восточной Европы. Российские производители часто закупают полуфабрикаты в Китае и Узбекистане, где стоимость труда значительно ниже, чем в России.
Другой пример – производители мебели. При ее производстве и установке требуется большое количество различной фурнитуры. Мне довелось участвовать в проекте по организации производства навески и рейки навески, которая используется для подвески шкафов на стену при установке мебели. Промышленный мебельный холдинг решил отказаться от покупки импортной фурнитуры (в России на тот момент ее не изготавливали) и не стал разворачивать производство у себя, так как это потребовало бы наращивания экспертизы в пластиках. Вместо этого он организовал поставки с использованием производственной кооперации. В результате стоимость этой фурнитуры снизилась более чем в 2 раза от ранних закупочных цен.
Налаживание производственных связей – дело небыстрое и хлопотное. Ведь если партнер ненадежный, то будут потери качества и времени, что может поставить под угрозу выпуск основной продукции. Поэтому выбирать производство нужно по следующим правилам:
1. Постоянно общаться с производственниками в интересующей области, участвовать в выставках и профильных конференциях. Создавать таким образом лонг-лист потенциальных партнеров.
2. Очень тщательно анализировать потенциальных партнеров. Анализировать репутацию, производственные возможности и экспертизу, качество выпускаемой продукции, технологический потенциал и уровень производственной культуры. В результате собирать шорт-лист потенциальных партнеров.
3. Не переводить сразу большие объемы заказов на поставщиков по производственной кооперации. Лучше делать это постепенно. Учиться работать с партнером. Налаживать необходимый уровень взаимодействия и доверия.
На оптимизацию производственной себестоимости с использованием производственной кооперации может потребоваться значительное время, иногда несколько лет.
Александр Осипов, независимый эксперт