Важнейшей частью правовой работы в предприятии является ее договорная составляющая (см. материал "О правовой работе"). В крупном предприятии с солидным стажем на рынке архив договоров может составлять целую библиотеку и относиться небрежно к их хранению и учету - равнозначно обречь себя на слепоту и глухоту.
В нашей компании к договорной работе относилась также обработка и учет учредительных документов многочисленных юридических лиц, а также правоустанавливающие документы: внутренние приказы, распоряжения, положения, регламенты, планы и иные документы, регулирующие деятельность предприятия.
Дабы решить раз и навсегда проблему бесконечных поисков и утрат ценных договорных материалов, Положением о договорной работе Золотой папки (читай о ней здесь) в компании установлен регламент, по которому каждый вновь заключенный договор вместе с листом согласования и перепиской по нему с контрагентом вносится в установленный учет.
Учетная форма должна отражать все основные и первоначально необходимые сведения данного договора, позволяющие любому специалисту компании быстро сориентироваться при исполнении рабочих поручений (сведения о контрагенте, с его контактами, дата заключения и вступления в силу, дата прекращения, цена договора, условия расторжения, особые условия и т.д.).
Кроме внесения сведений из договора в сводную ведомость, сам документ сканируется (желательно в цвете) и его скан-копия вносится в Скан-базу договоров предприятия, а оригинал укладывается в архив к учредительным документам юридического лица, с которым данный договор заключен. За ведение архива назначается ответственный сотрудник, который как правило отвечает за ведение всей договорной работы в компании. У нас эта должность называлась "юрист-администратор", в чьи функции кроме договорной работы входил весь статистический учет Правового департамента, включая План судов с Ведомостью расчетов по судебным взысканиям и Журнал проверок с Ведомостью учета неисполненных предписаний административных органов.
Хранение архивных материалов организуется в соответствии с требованием простоты и скорости их поиска, при этом, Положением ограничивается доступ к оригиналам архивных документов и к сведениям сводной ведомости из соображений безопасности. Оригинал для работы на вынос вообще не выдается - все работают со скан-копиями за исключением требований суда или правоохранительных органов. При выносе оригинала из архива исключительно по решению руководителя предприятия, на его место в папку вкладывается лист-заменитель с информацией о том, кому, когда, зачем и на какой срок был выдан этот оригинал.
Вот выдержки из Положения о порядке учета и хранения договоров, учредительных и иных контрольных документов нашего предприятия:
2. Учет и хранение договоров
2.1. Для хранения договоров в предприятии отводится специальное место (архив) – отдельное изолированное помещение, площадью, обеспечивающей размещение всего объема имеющихся и перспективных документов, подлежащих хранению, и соответствующее требованиям безопасности.
2.2. Для организации хранения и ведения учета договоров в предприятии приказом генерального директора назначается ответственное лицо - (далее – Специалист) и определяется порядок контроля его деятельности.
2.3. Специалист отвечает за своевременный, полный учет и обеспечение надежного, безопасного хранения договоров, учредительных и иных контрольных документов УК, осуществляет контроль их движения, позволяющий одномоментно определить, в каком месте находится тот или иной договор/ документ, получить его или его основные сведения для работы.
2.4. Специалист обязан:
а) относиться к документам аккуратно и рачительно;
б) проявлять инициативу и готовить предложения руководству по совершенствованию существующей системы учета и хранения договоров/ документов в целях ее оптимизации;
в) немедленно докладывать руководству по фактам утраты договоров/ документов с предложениями по их восстановлению;
г) соблюдать конфиденциальность информации договоров/ документов предприятия;
д) никому не выдавать оригиналы договоров/ документов без личного разрешения генерального директора, делать отметку о выдаче и требовать своевременного возврата выдаваемых оригиналов.
3. Система учета и хранения договоров/ документов
3.1. Оригиналы договоров хранятся в папках, собранных по объектам управления УК – административным районам (хранение оригиналов договоров в офисах объектов, равно, как и на рабочих местах сотрудников подразделений головного офиса запрещено). Каждая папка содержит перечень договоров, находящихся в ней, и лист временной выдачи договоров. Договоры в папке располагаются в соответчики с прилагаемым перечнем.
3.2. Руководящие документы хранятся в папках по предприятиям Группы компаний и по тематике. Каждая папка снабжается перечнем находящихся в ней документов и листом временной выдачи. Документы в папке располагаются в соответствии с прилагаемым перечнем.
3.3. Все папки располагаются на стеллажах или в запираемых шкафах в помещении архива, ограничивающим доступ к ним.
3.4. Выдача оригинала договора/ документа возможна только руководителям первой и второй линии управления предприятия (директорам, начальникам департаментов/ управлений и главным специалистам) с личного разрешения/ указания руководителя предприятия или его первого заместителя, под запись в листе временной выдачи на срок не более рабочего дня (на ночь все оригиналы договоров/ документов должны возвращаться Сотруднику в архив).
3.5. Все договоры/ документы должны быть описаны в электронном Сводном реестре договоров УК по форме, согласованной руководством УК, позволяющей получить основную необходимую информацию этих договоров/ документов, а скан-копии каждого договора/ документа должны быть собраны в электронные базы данных в соответствующей вкладке программы управления в разбивке по группам доступа.
Дубликат электронной базы данных договоров/ документов вместе с актуализированным Сводным реестром договоров УК хранится на защищенном внешнем электронном носителе или в защищенной облачной Интернет-базе в IT-группе Управления делами и обновляется ежемесячно юристом-администратором (на 1-е число).
3.6. Последовательность учета договора Специалистом:
- руководитель предприятия или ответственный исполнитель при возникновении задачи оформления договора обязан проинформировать об этом Специалиста, который на основании данной информации оформляет свободную графу под данные этого договора в электронном Сводном реестре договоров УК и вправе интересоваться у вышеуказанных лиц о движении и готовности данного договора;
- окончательно оформленный договор передается руководителем/ ответственным исполнителем Специалисту под отметку в Журнале регистрации;
- Специалист, зарегистрировав в Журнале полученный договор, снимает с него скан-копию и вносит ее в электронную базу копий договоров, выписывает основные сведения о договоре в зарезервированную для него графу в электронном Сводном реестре договоров УК, а сам договор вносит в папку объекта управления (района), указав соответствующие изменения в перечне договоров, находящихся в папке.
- Уточненный Сводный реестр договоров в электронном виде ежемесячно (на 1-е число) представляется руководству предприятия (Управление делами) на проверку.
- Недопустимо хранение или удержание на срок более одного рабочего дня оригиналов договоров/ учредительных и иных руководящих документов на объектах управления, задержка прохождения договоров на местах при их согласовании. Руководители территориальных Групп, начальники отделов и управляющие объектами несут личную ответственность за соблюдение сроков прохождения данных документов через их подразделения и возвращения к ответственному исполнителю (все исполнители стремятся работать со скан-копиями договоров или выписками из них в Сводном реестре договоров), имеющимся в доступе в Базах программы управления.
Получить полную версию Положения, адоптированную под ваш бизнес, вместе с учетными формами вы можете у меня, обратившись на почту, имеющуюся в аннотации к каналу. В положении говорится о внесении учетных сведений о договорах в программу управления предприятием. Администрирование соответствующей вкладки в данной программе является обязанностью юриста-администратора, а доступ к сведениям о договорах обеспечивает управляющий делами компании исходя из соображений безопасности. Подробнее о программе управления предприятием читайте здесь 1 и здесь 2.
В договорной работе важно контролировать и учитывать процесс согласования и заключения договора, который по вышеуказанному Положению фиксируется отдельными задачами в программе управления предприятием и отмечается в Ведомости движения договоров с заключениями привлекаемых специалистов в листе согласований.
Таким образом, организованный в систему договорной процесс в большом предприятии, значительно упрощает работу его участников, сокращает время, повышает качество и эффективность договорной работы.
Дочитавшему - бонус! Вся последовательность действий по формированию Системы управления предприятием в материале "Алгоритм рождения и развития Системы управления предприятием".
И как обычно - немного юмора по теме:
Дабы ускорить выход новых публикаций и поблагодарить автора, достаточно поделится этой статьей в социальных сетях, или поставить лайк (палец вверх).
Сергей Русанов