Главная задача сотрудников отдела продаж — общение с покупателями. В это понятие мы включаем телефонные переговоры, переписку (в чатах, мессенджерах, почте), встречи с клиентами, если это требуется для закрытия сделки. Как показывает практика, целевая деятельность менеджеров сильно разбавлена второстепенными моментами, отвлекающими специалиста от непосредственных продаж. Оптимизировать временные затраты продавцов, выяснить, что влияет на снижение продуктивности и направить их энергию в нужное русло можно с помощью такого способа как фотография рабочего дня. Зачем нужен этот инструмент, как проводить анализ загрузки менеджера, какие параметры принимать во внимание и кому можно делегировать отслеживание рабочего дня, читайте в этой статье.
Фото рабочего дня менеджера — это фиксация действий специалиста с утра до вечера. Инструмент помогает внести поправки в текущий бизнес-процесс, изменить модель отдела продаж и оценить эффективность специалистов. Некоторые источники предлагают делать такой тайм-срез самому руководителю, предварительно предупредив сотрудников. Утверждение это спорно: согласитесь, мало кто может выделить 7-8 часов, чтобы сидеть рядом с персоналом. Кроме того, присутствие начальства может слишком напрягать членов команды, а, значит, чистый результат их деятельности вы все равно не получите. Наша рекомендация: делегировать задачу, допустим, ассистентам, стажерам под предлогом обучения или передачи дел перед отпуском. Таким образом у вас будут закрыты сразу несколько вопросов: сбор нужных данных для анализа загрузки менеджера, знакомство новых сотрудников с типовыми операциями и составление инструкции на случай длительного отсутствия специалиста.
Рассказываем как нужно проводить исследование, и какие ответы требуется получить для последующего анализа. Сформируйте таблицу, указав в ней:
- время начала работы;
- общее время выполнения (всего минут, затраченных на действие);
- тип задачи;
- краткое описание действий;
- комментарий;
- варианты делегирования задачи.
К типам задач стоит отнести следующие операции:
- организационные моменты (технические операции, решение рабочих моментов);
- CRM (ведение базы, записи);
- аккаунтинг (поддержка текущих клиентов);
- звонок (переговоры);
- дорога (при выезде к клиенту);
- встреча;
- КП;
- отдых.
Совершая операцию, менеджер должен комментировать действия и выполнять их в рутинном, обычном порядке. Срез дня делается поминутно, лучше у нескольких специалистов сразу, а продолжать исследование необходимо в течение 2-3 дней.
Что вам нужно выяснить в итоге, используя полученные сведения:
- Сколько времени менеджер тратит на общение с клиентами.
- Какие задачи занимают у него больше всего времени.
- Кому можно передать эти операции.
Дополнительно рекомендуем устроить небольшой мозговой штурм: провести опрос сотрудников отдела продаж. Выясните у команды, что они считают помехой в своей работе и что мешает им продавать лучше и больше. Конечно, ответы не стоит воспринимать буквально как руководство к действию, но, возможно, они помогут вам взглянуть на ситуацию под другим углом и принесут не одно удачное решение в будущем.
Хронометраж рабочего времени отдела продаж рекомендуется проводить по мере необходимости. Инструмент позволяет не только оценить качество работы персонала, но и заняться оптимизацией внутренних процессов в отделе, что в результате обеспечивает высокую продуктивность специалистов и рост продаж.