Когда я работал исполнительным директором в небольшой фирме, то занимался всем и сразу: производство, закупки, бухгалтерия, презентации новым клиентам. Если я уезжал в Самару на поиск новых точек или контроля работы действующих, то день пропадал, потому что большую часть дня занимала дорога. Чтобы время не пропадало я брал с собой работу: что-то почитать, посчитать, подумать. Тогда не было скоростного интернета, смартфонов и планшетов. Сейчас организовать свою работу в дороге намного проще, было бы желание.
У моего друга день состоит из совещаний. Часть своих обязанностей он выполняет после окончания рабочего дня. Иногда он прогуливает совещания и получает замечания от руководства. Однажды я его спросил: «Почему ты не наймешь себе личного помощника?» «Нет необходимости» - ответил мой друг. Его устраивает такой режим работы.
Когда план дня составлен не нами, когда обстоятельства управляют нашими действиями, сложно двигаться к своим целям. Но возможно.
- Организуйте рабочий процесс.
Чтобы подразделение или организация требовало минимального вашего участия.
Когда это делать? Взять время в кредит. Прогуливать совещания или делегировать участие в совещаниях. И в это время подбирать персонал, ставить цели, выстраивать процессы и так далее.
2. Научитесь точно и быстро ставить задачи.
Это навык и его можно тренировать.
Один из руководителей, с которым я, к сожалению, не был лично знаком, ставил задачи по телефону сразу, как только они рождались в его голове, никогда ничего не записывал.
3. Используйте обрывки времени.
Ингвар Кампрад (основатель Ikea) делил свой рабочий день на 10-минутные интервалы и старался использовать каждый.
В течение дня у нас появляются кусочки времени, научитесь их использовать - стартовать с места в карьер.
Как мы поступаем, когда у нас есть 15 минут времени?
5 минут думаем, чем можно заняться, потом всплывает несколько вариантов, потом выбираем, потом думаем, как лучше это сделать, потом решаем, что не успеем и не делаем ничего.
Или второй вариант. Сразу решаем, что ничего не успеем и открываем соцсети.
Поэтому нужно стартовать сразу. А для этого нужно иметь то, с чем стартовать. Небольшие отрезки заполняем небольшими задачами.
Пометьте в ежедневнике или планировщике короткие задачи отдельным цветом. Когда у вас появляется обрезок времени: совещание раньше закончилось, приехали на встречу раньше или мероприятие задерживается – открываете список задач и выполняете пятнадцатиминутную задачу.
4. Разбейте любую задачу на пятнадцатиминутные интервалы.
Практически любую задачу можно разделить на части или отрезать от неё небольшой кусочек. Если у вас не хватает пятнадцатиминутных задач, создайте их сами.
Задачу «разобрать почту» разделите на 10, 20, 50 или 100 задач, которые не пугают и решить их легче.
Задание
1. Выделите цветом все задачи, на выполнение которых требуется меньше 15-ти минут
2. Разделите пять крупных задач на 15-ти минутные интервалы. Вспомните или прочтите часть о проектах.
Тренинг полностью: https://vk.com/best_agenda