Количество времени, которое у нас есть на выполнение задач ограничено. Мы все работаем в течение одного и того же 24-часового дня, но некоторые люди выполняют фантастическое количество качественной работы за то же время.
С другой стороны, другие едва справляются с неотложными задачами, чтобы работать над основными проектами.
В чем разница? Как стать ультрапродуктивным?
Это комбинация факторов, но мы разделили их на 11 ключевых концепций и правил. Следуйте этим правилам или хотя бы некоторым из них, и вы увидите разницу, вы будете делать больше с меньшими затратами времени.
1. Правило в одно касание
Никогда не помещайте текущие задачи в список дел, выполняйте из сразу. Как только вы коснетесь задачи, доведите ее до конца. Не откладывайте обработку электронную почту или телефонного звонка до позднего времени - если задача привлекла ваше внимание, сделайте ее и уберите с дороги. Действовать, делегировать или удалять.
2. Худший идет первым
Это очень эффективная стратегия для борьбы с промедлением. Выполните самую худшую, самую страшную работу в своем списке дел. Выполнив самое сложное и страшное задание первым, вы не будете целы день ломать голову над ней и отвлекаться на нее, выполняя с начало более простые задачи. Вы должны сделать это, сделать это первым!
3. Не позволяйте электронной почте получить контроль
Установите время, чтобы проверять электронную почту каждый день, сразу обрабатывайте все необходимые ответы и не открывайте его снова. Оповещения могут быть размещены таким образом, чтобы приоритетные сообщения от важных клиентов были получены немедленно, без необходимости перепроверять почту каждый час (или минуты для некоторых из вас). Производительные люди не позволяют, чтобы электронная почта стала постоянным прерыванием.
Вы также можете настроить автоответ, в котором говорится, что вы проверяете электронную почту только в течение определенного часа каждый день.
4. Придерживайтесь расписания
Встречи часто бывают огромными потерями времени и будут длиться вечно, если не будут должным образом контролироваться. Каждое собрание должно иметь определенный график, и участники должны быть проинформированы о том, что вы придерживаетесь его. Любые небольшие проблемы или идеи должны быть рассмотрены после встречи. Эти правила ограничивают отвлекающие факторы и мотивируют других участников быть более сосредоточенными.
5. Не позволяйте маленьким огням сжечь импульс
Всегда будут небольшие задачи и срочные действия, которые всплывают и требуют вашего внимания. Они отвлекают от важных проектов и мешают продуктивной работе. Научитесь игнорировать или делегировать эти срочные, но менее важные задачи, чтобы они не отвлекали от вашего импульса.
6. Просто скажи НЕТ (как наркотикам)
Если у вас нет времени для работы над новым проектом или срочной задачей, скажите «НЕТ».
Старайтесь не использовать двусмысленные фразы, которые оставляют дверь открытой настолько, чтобы проект можно было протолкнуть через нее. Люди, которые испытывают трудности с самоутверждением и отказом от проектов, чаще страдают от повышенного стресса и возможного выгорания. Если ответ «нет», просто скажите «НЕТ» и скажите это прямо сейчас.
Не позволяйте им повторять один и тот же запрос в течение одного месяца, если у вас нет желания или пропускной способности работать над ним.
7. Ультрафокус, не многозадачность
Согласно исследованию, проведенному Стенфордским университетом, многозадачность является настоящим убийцей производительности. Людям, которые постоянно оценивают и воспринимают несколько потоков информации, трудно уделять внимание, вызывать конкретную информацию и эффективно переключаться с одной работы на другую.
Даже те люди, которые считают, что у них есть «дар» многозадачности, работают хуже, чем те, кто может сосредоточиться на одной задаче и двигаться дальше только после ее выполнения.
8. Выйти из сетки
Это стратегия, часто используемая авторами, когда им нужно гиперфокусировать, чтобы закончить книгу. Отключение от сети - отличный инструмент для выполнения приоритетных проектов без отвлекающих факторов. Сделайте так, чтобы один доверенный человек был настроен в качестве фильтра, чтобы можно было обратить внимание на настоящие чрезвычайные ситуации, но не более того.
9. Делегировать и доверять
В вашей организации много других умных, талантливых людей. Научиться делегировать означает научиться доверять другим выполнять свою работу без постоянного контроля. Пусть они сосредоточатся на своей работе, чтобы вы могли сосредоточиться на своей. Если кто-то может справиться с той же задачей на 90% вашего уровня, то дайте им это. Это стоит того, чтобы вы могли сосредоточиться на задачах более высокого уровня.
10. Используйте технологии
Технология может быть фантастическим инструментом или отвлекающим фактором. Сверхпродуктивные люди знают, как использовать технологии, чтобы помочь им сосредоточиться. Используйте фильтры электронной почты, чтобы сообщения сортировались и определялись по приоритетам автоматически, настраивайте оповещения для важных уведомлений, таких как изменения цен на акции или отзывы важных клиентов.
Вам не нужно постоянно проверять свой смартфон на наличие обновлений статуса, если он может сообщить вам, когда что-то важное произойдет.
11. Готовьтесь к завтрашнему дню сегодня
Закончите свой день, готовясь к следующему. Ночь перед подготовкой - это очень простое задание, которое занимает всего несколько минут, но помогает начать работу на следующее утро. Распланируйте свой список дел и расставьте приоритеты перед сном или в конце рабочего дня. Хорошей практикой также является краткий обзор событий дня и внесение каких-либо заметок, которые помогут с задачами завтрашнего дня. Ставя задачи того, что должно быть сделано завтра, вы настраиваете себя на то, чтобы в первую очередь работать над самой важной задачей и получать максимум от своего дня.
Эти небольшие изменения могут существенно повлиять на вашу ежедневную производительность, используйте эти стратегии и советы, чтобы помочь себе в жизни, бизнесе и побочных проектах.
Когда вы начнете внедрять их за пределами своей рабочей среды, в свою личную жизнь, вы также увидите изменение отношения и того, как много вы можете достичь.
Большие вещи не кажутся такими большими, когда вы знаете, как структурировать и расставлять приоритеты.