Недавно мы рассказали, почему решения для электронного документооборота и управления контентом (ECM-системы) должны быть более производительными и уметь масштабироваться (https://zen.yandex.ru/media/id/5bbe56a660011700aa85b9b1/elektronnyi-dokumentooborot-dlia-vseh-na-chto-stoit-obratit-vnimanie-5cebfba0752e5b00b25bb735) . Сегодня мы расскажем о том, что требуется от электронного архива, почему дизайн ИТ-системы должен напоминать соцсеть и будет ли всё это работать без участия человека.
Даже сейчас, в 21-м веке, в архивах скапливается огромное количество документов. И все больше голосов за то, что эти документы нужно оцифровать – иначе мы либо утонем в бумажном океане, либо потеряем наше наследие. Причем речь не только о госархивах, но и о корпоративных хранилищах. Кстати, мы уже подробно рассказывали о том, почему это важно и касается каждого (https://zen.yandex.ru/media/id/5bbe56a660011700aa85b9b1/hranenie-elektronnyh-dokumentov-skoro-eto-kosnetsia-vseh-5cc85f19c76e7d00b1fe218a). Более того – все больше документов создаются уже в электронном виде, без бумажных подлинников. И их тоже надо хранить и систематизировать.
Мы все это понимаем, так что наше решение «Архивное ДЕЛО» модернизируется для автоматизации любых архивов – и бумажных, и электронных. «Архивное ДЕЛО» умеет автоматизировать делопроизводство согласно нормам законодательства и лучшим практикам, а главное – традициям и правилам работы отечественных архивов. Наше решение уже проверено в деле – пилотный проект по созданию архива электронных подлинников в администрации Ростовской области реализуется именно на базе решений ЭОС. Отметим, что создание архива электронных подлинников – сложная задача, и в основном на рынке предлагаются лишь решения для хранения архивов электронных копий. В то время как у ЭОС уже есть работающее решение для хранения именно подлинников.
Сделайте нам красиво
Но функциональность – не единственное, что требуется от ИТ-решений. Раньше СЭД/ECM-системами пользовались руководители и ограниченный круг сотрудников. Сейчас электронный документооборот пришел почти на все рабочие места, но как простимулировать рядовых сотрудников пользоваться системой? Одно из решений – это улучшение интерфейса. ECM-система должна помогать пользователю, а логика работа может напоминать привычные действия в социальной сети. Именно по такому пути развиваются наши решения – как десктопные, так и мобильные.
А еще мы считаем, что развитие систем управления контентом – это не только добавление новых функций и «фич», но и целых новых направлений. Так что мы развиваем сегмент проектного управления, чтоб все участники проектного офиса могли взаимодействовать между собой (https://www.eos.ru/eos_products/solution/soprovozhdenie_proektnoj_raboty.php).
В наших решениях СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint уже есть необходимые инструменты для организации проектной работы и сопровождения документооборота в проектной деятельности, и они будут дальше развиваться в этом направлении.
А если у меня лапки?
Уже сейчас искусственный интеллект (ИИ, AI) развился до такой стадии, что может быть использован для автоматизации рутинных операций – то есть тех, который занимают больше всего времени. И даже если его применять в ECM только под контролем пользователя (то есть пользователь дает одобрение на действие ИИ), все равно это сильно упростит жизнь и сотрудникам, и руководству компаний и организаций. Например, ИИ может проанализировать электронные документы чиновника и научиться готовить по ним проекты резолюций. На основе собранной информации ИИ предскажет, какую резолюцию вы скорее всего поставите на конкретный документ и предложит именно этот вариант. Если речь идет об одной-двух операциях в день – это мелочь, но руководителям ведомств и холдингов приходится накладывать десятки или сотни резолюций в день. И это лишь одна маленькая возможность применения ИИ в ECM-системах. Кстати, ЭОС уже реализует два пилотных проекта в этой сфере.
