Деньги любят тишину
Если больше нет сил доказывать с пеной у рта, что бюджет, который вы заложили на реализацию HR стратегии в этом году, крайне необходим, то тут пора поднять лапки к верху и идти на попятную. Это, конечно же, шутка.
Первое к чему нужно быть готовым при защите бюджета, это то, что руководство захочет снизить общую сумму затрат на персонал или уменьшить расходы по некоторым пунктам.
Играйте на опережение, подготовьте заранее ответы на вопросы, которые на Ваш взгляд могут застать Вас врасплох, стремитесь заранее спрогнозировать их.
Как правило, такие вопросы касаются новых статей бюджета и статей, затраты по которым значительно возрастают по сравнению с предыдущим периодом. Выявить эти темы довольно просто, достаточно сделать анализ прошлого бюджета. После этого составьте список возможных вопросов и найдите на них ответы.
Лучше всего, чтобы ваши ответы были подкреплены документально, то есть статьями, таблицами, сравнительным анализом и т.д.
Приложите к утвержденному бюджету планы развития персонала, расчеты, прайс-листы, коммерческие предложения, проекты бюджетов по каждой статье и для всех подразделений (если такой вариант проектирования расходов используют в организации) и другие подтверждающие документы.
Также, если речь идет о достаточно большой организации с несколькими подразделениями, то можно приложить служебные записки руководителей подразделения с аргументацией требуемых расходов таких как, например, привлечение дополнительных специалистов в штат, либо проведение дополнительных обучающих мероприятий, тренингов, привлечение внешних консультантов, сторонних экспертов и т.д.
Кроме того, не забывайте: должна быть предпринимательская обоснованность, что с точки зрения предпринимательской деятельности организации существует определенная проблема, разрешить которую своими силами не представляется возможным.
Можете для большей убедительности указать, что от решения именно этой проблемы зависит успех конкретного прибыльного бизнес-проекта или исполнение конкретного договора.
Чтобы обосновать стоимость оказанных услуг приглашенных внешних консультантов, приложите результат маркетинговых исследований. Он может быть оформлен в виде письменного ценового предложения.
Обязательно используйте отчеты по итогам прошлого года, приводите сравнительный анализ по мероприятиям, по которым расход в прошлом году был выше планируемого и какой эффект данное мероприятие принесло компании. Это должен быть яркий пример, показывающий увеличение прибыли компании.
Также не забывайте про примеры из практической деятельности других компаний, многая информация существует в открытом доступе и с её помощью можно доказать действенность и нужность тех или иных затрат.
А вывод очень простой: хочешь мира, готовься к войне. Любые ваши предложения должны аргументироваться и лучше всего на реальных примерах.