С чего малый бизнес должен начинать переход на электронный документооборот при работе с партнёрами? Как уговорить контрагентов работать в новом формате и на чём можно сэкономить во время проекта? Объясняем в рамках «дорожной карты», которая поможет представителям МСП разобраться в основных тонкостях запуска EDI и ЭДО на предприятии.
Зачем это малому бизнесу
До последнего времени электронный документооборот интересовал лишь крупные компании, которые занимались оптимизацией своих сложных бизнес-процессов. Но внимание к EDI и ЭДО стал проявлять малый и средний бизнес. Этому способствовали: рост конкуренции, нестабильная экономическая ситуация, необходимость сокращения расходов, а также изменение отношения людей к технологиям. В электронном документообороте предпринимателей привлекли скорость работы, короткий период возврата инвестиций и возможность сделать сотрудников более универсальными.
На EDI и ЭДО всё чаще стали переходить компании с численностью сотрудников от 50 до 500 человек. В таких организациях инициатива по запуску электронного обмена данными может исходить от топ-менеджмента, знающего современные тенденции и желающего упростить свою работу. В качестве доводов при принятии решения выступают:
- Требования к оптимизации внутренних процессов и а снижению затрат
- Необходимость повышать прибыльность бизнеса
- Желание увеличить оперативность и качество работы в цепочках поставок
Малый бизнес располагает ограниченными ресурсами для выполнения рутинной работы с бумагами и данными — он не может нанимать много сотрудников при увеличении объёма задач. Кроме того, он всегда хочет оптимизировать уже существующий штат менеджеров, бухгалтеров, операционистов, занимающихся обработкой заказов, заявок и документов.
Но у большинства предприятий нет штатных ИТ-специалистов, которые могли бы взять на себя проект по переходу на электронный документооборот. Когда есть принципиальное решение работать по-новому, то предприниматели обращаются к провайдерам электронного документооборота.
Если ваши контрагенты — крупные компании
Небольшая компания при появлении планов перейти на электронный документооборот с большой вероятностью будет вынуждена подстраиваться под условия и требования ключевых, более крупных партнёров — торговых сетей, дистрибьюторов, производственных предприятий. Зачастую они уже применяют в своей работе EDI и ЭДО. Более того, сама возможность сотрудничества с такими партнёрами возможна только при согласии использовать облачные платформы для обмена данными и документами. Соответствующий пункт присутствует в критериях отбора поставщиков и в договорах о сотрудничестве.
Перечень используемых типов EDI-сообщений и электронных документов может варьироваться в зависимости от особенностей бизнеса крупной компании и ей технологического уровня. Например, компания федерального масштаба X5 Retail Group, у которой большая география и частота поставок, использует длинную цепочку из EDI-сообщений и документов. Это позволяет автоматизировать большинство процессов при взаимодействии с поставщиками:
ORDERS (Заказ)
PRODCAT (Каталог товаров)
ORDRSP (Ответ на заказ)
RETORD (Обратный заказ на поставку)
DESADV (Уведомление об отгрузке)
RETDES (Возвратное уведомление об отгрузке)
RECADV (Уведомление о приёмке)
RETREC (Возвратное уведомление о приёмке)
ALCDES (Уведомление об отгрузке алкогольной продукции)
DELFOR (График поставок)
INVOIC (Счёт-фактура)
GENRAL (Отчёт по документам)
PRICAT (Каталог цен)
УПД (Универсальный передаточный документ)
Другой пример. Локальная петербургская торговая сеть «Пловдив» применяет лишь сообщения и документы ORDERS, DESADV, RECADV, ALCDES и УПД, поскольку масштабы её деятельности и объёмы данных в десятки и сотни раз меньше. Но тем не менее, основные процессы, связанные с заказами, отгрузкой и приёмкой — автоматизированы и у федерального ритейлера, и у небольшой торговой сети.
Крупные компании хотят от небольших поставщиков в первую очередь точного исполнения заказов на поставку. Синхронизация данных по наличию определённых позиций и актуальным ценам позволяет проводить точные поставки, избегая штрафных санкций. Уведомление об отгрузке и приёмке помогает быстро принимать продукцию на складе и формировать закрывающие документы без ошибок.
От компании-поставщика такие партнёры ждут исполнения определённых действий:
- Заключить дополнительное соглашение по EDI, чтобы процедура обмена данными была закреплена юридически
- Выбрать одного из провайдеров электронного документооборота и заключить с ним договор
- Получить доступы к веб-платформе провайдера или провести интеграцию своей учётной системы для автоматического обмена данными
- Получить GLN-коды для идентификации физических мест нахождения и юридических лиц поставщика, а также его структурных единиц — офисов/магазинов/складов отгрузки/распределительных центров и т. д.
- Провести через провайдера сверку своего товарного ассортимента с ассортиментом торговой сети
- Пройти тестовые обмены EDI-сообщениями
Традиционно вся оплата электронного обмена данными ложится на плечи компании-поставщика. В редких случаях компания-покупатель может брать на себя расходы или их часть, если она особо заинтересована в переводе контрагентов на новый формат работы. В России их число, например, входят «Леруа Мерлен», «Добрострой», «Аксон», «Лента», Вимм-Билль-Данн, Heinz , Nestle.
Если ваши партнёры — небольшие компании
Малый бизнес, который закупает продукцию, услуги или материалы, может сотрудничать с ещё более мелкими контрагентами. В этом случае ему придётся выступить в качестве инициатора внедрения EDI и ЭДО. Здесь можно применять два сценария работы: прессинг и взаимовыгодное соглашение.
Прессинг подразумевает, что вы буквально заставите ваших партнёров внедрить электронный обмен данными: им может быть назначен срок, после которого откажется принимать бумажные документы. Часто только угроза потерять канал сбыта или выгодного поставщика мотивирует «строптивого» партнёра подключаться быстрее.
Второй вариант основан на достижении взаимопонимания с контрагентами. Вы можете заниматься «просвещением» партнёров, разъясняя преимущества EDI. Основные их страхи могут быть связаны со «сложностью» и «дополнительными расходами».