Да, техника нынче шагнула далеко! Имея корпоративную программу для проведения дистанционных селекторных конференций - совещаний, типа Arkadin (см. о ней здесь) и обеспечив видеокамерами со звуком рабочие компьютеры всех ключевых сотрудников (кто это такие? - здесь) за небольшую копеечку можно получить возможность проведения оперативных селекторных совещаний по решению узких проблем и контроля деятельности отдельных подразделений/ объектов своего предприятия, общаясь напрямую со своими удаленными от вас подчиненными.
Важно лишь при подготовке к такому селекторному общению обучить и приучить весь привлекаемый персонал к необычному способу общения, заранее оповещать всех привлекаемых на селекторное совещание о времени и рассматриваемых вопросах, а главное - сразу по его итогам формулировать письменные поручения в программу управления предприятием (о программе здесь) или оформлять протокол совещания, дабы не растерять в потоке многозадачности ценную информацию, полученную в ходе таких совещаний.
Дистанционный селектор значительно повышает эффективность управления удаленными объектами-подразделениями компании, экономя время руководителей предприятия на разъезды по ним, позволяет сократить разрыв филиалов с головным офисом, повысить оперативность реагирования на риски и вызовы в комплексе с другими элементами Системы управления предприятия (о Системе управления и контроля здесь).
Однако, не все вопросы и проблемы решаются эффективно селекторными совещаниями. Так, для проведения служебной проверки по факту ЧП или нанесения серьезного ущерба предприятию, руководителю компании лучше все-таки выезжать на место, лично вникать в причины и следствия, дабы в деталях разобраться в случившимся вместо многоуровневой искаженной интерпретации целой цепочки сотрудников разного уровня профессионализма, воспитания и должностного.
Проведение дознания по месту происшествия должно завершаться выездным совещанием, на которое кроме причастного к происшествию персонала объекта должны привлекаться и руководители служб/ департаментов/ управлений/ отделов управления компании, отвечающих за данный участок. По итогам выездного совещания необходимо оформлять протокол или план-график мероприятий по локализации проблемы, который в последующем должен направляться с поручениями конкретным исполнителям по проблеме с фиксацией их в программе управления предприятием.
Подобный служебный выезд с последующим выездным совещанием руководитель предприятия или его ближайшие заместители могут осуществлять перед или после проведения встреч с населением-клиентами объектов, совещаний с местными властями, а также при инспектировании состояния работ на объектах.
Когда объем служебных выездов руководителей большой компании значителен, во избежание дублирования, для повышения их эффективности и экономии времени ответственных ТОП-менеджеров предприятия, в т.ч. и для анализа загруженности руководства такими выездами, а также их контроля, желательно сформировать Систему служебных выездов руководства предприятия. Вот как может выглядеть соответствующее положение в Золотой папке предприятия (здесь) об этом:
Положение по организации выездов руководства на объекты
Исходя из целей все выезды руководства предприятия на объекты предприятия разделить на 3 вида:
1. Оперативные – для срочного решения своих профильных экстренных задач: - на локализацию аварий и чрезвычайных происшествий; - на кризисные ОСС и встречи с населением; - по вызову/ приглашению ОМСУ, надзорных и правоохранительных органов; - при нападении на объект; - на приемку нового объекта; - для разбора урегулирования конфликтов между персоналом, между УК и активами МКД, между УК и ОМСУ/ активами МКД и ОМСУ, между всеми; - иные.
Внепланово/ экстренно выезжают на объект профильные руководители служб (директоры) по согласованию/ поручению руководителя предприятия с целью оперативной локализации данной критично-экстренной ситуации. Информацию об итогах работы на объекте с предложениями выезжающий туда специалист выкладывает в соответствующую задачу в программе ДД.
2. Политические – для плановой работы с населением/ активом МКД/ Координационным советом активов МКД объекта/ плановой встречи с населением или проведением ОСС по плановому графику: - заседания Координационного совета активов; - встречи руководства УК с населением МКД; - очная часть ОСС, проводимых в интересах нашей УК; - совещание актива/ активов МКД управляемого ж/ф.
Осуществляется по плану Департамента управления МКД определенным руководством предприятия составом участников под руководством назначенного для этих целей руководителя с оформлением по их итогам Плана-графика мероприятий по устранению заявок активов МКД/ Плана мероприятий Координационного совета активов МКД по развитию управления на объекте. Согласованные и утвержденные по итогам работы с населением и активами Планы выкладываются в свою задачу в программе ДД.
3. Инспекционные – для выявления и проработки значимых проблем управления МКД на кризисных, провально-проблемных, конфликтных, принимаемых и отстающих в рейтинге объектах и выработки/ внедрения единых стандартов системы управления предприятия:
- для ознакомления со спецификой и персоналом нового объекта, контроля осуществления его приемки, отладки взаимодействия, если это не осуществляется в рамках оперативных выездов;
- для выяснения истинных причин провалов и системных проблем управления и эксплуатации на объекте для выработки предложений по их эффективному решению с выявлением состояния;
- для поиска путей урегулирования конфликтов и кризисов, определения состояния и способностей персонала объекта к работе в сложившейся конфликтно-кризисной ситуации;
- для выработки и внедрения на объекте стандартов управления предприятия, выявления и искоренения конфликтности между руководством объекта/ территории и руководством/ управлением предприятия с отладкой взаимодействия.
Плановые инспекционные выезды осуществляют только два руководителя (первый заместитель и технический директор иногда по решению руководителя предприятия с участием начальника PR-группы, специалиста Кадрового департамента, Управления делами, Департамента управления МКД, Экономического департамента или Департамента Безопасности, по согласованному с руководителем компании графику и утвержденному Плану работы на объекте с последующим отчетом о результатах работы на объекте/ объектах в соответствующую задачу в программе ДД (график выездов).
Получить образец Плана-графика и материалов служебных выездов руководства предприятия, либо заказать оформить всю системную документацию по ним, а также по селекторным совещаниям можно у меня по личной переписке.
И как всегда немного юмора по теме в завершение:
Я очень ценю ваше мнение о моей работе.
Русанов Сергей