Собственнику: коротко о бизнес-процессах.
Выжимка: бизнес-процессы (или «процессы» - как принято в мире) описывают для увеличения прибыли и повышения управляемости компании на стадии экстенсивного роста (проценты в год) или при балансировании компании на грани рентабельности.
Пример. Быстрая доставка еды в городах-миллионниках. Средняя компания.
Проблемы. Несколько точек входа заказов. Разные процедуры обработки заказов: +10-15 (!) минут при интернет-заказе (сайт, приложение) в сравнении с телефонным звонком. Путаница с комплектацией заказов. Комплектация заказов не унифицирована (где-то кладут одно, где-то другое). Нет процедуры замены отсутствующей позиции. В каждой второй доставке у курьеров нет сдачи и так далее.
Компания непроизводительно тратит - обработка заказов требует лишнего рабочего времени. Страдает репутация компании - отрицательные отзывы. Теряются клиенты - не всех устраивают ошибки при доставке.
➡️ Когда описывать бизнес-процессы
🔸 1. Компания готовится к внедрению автоматизированной информационной системы.
Автоматизировать хаос невозможно - на выходе будет тоже хаос.
🔸 2. Компания растет, а затраты растут опережающими темпами.То в компании, что было ясно и прозрачно, становится «черным ящиком». Непонятно, с кого и что спрашивать. За что-то отвечает сразу несколько директоров. Ползет вниз качество товаров/услуг и послепродажного обслуживания. Появляются люди, которые не известно за что получают деньги.
🔸 3. Компания масштабирует деятельность, открывает филиалы, направления. И необходимо перенести успешную бизнес-модель, чтобы «все сразу заработало».
➡️ Описывать процессы своими силами или приглашать со стороны?
На ваше усмотрение. Что выгоднее/быстрее. В любом случае, в компании потребуется рабочая группа (частичная занятость) и менеджер проекта/куратор от компании.
➡️ Проект одноразовый - сделали и все?
Нет, компания развивается, постоянно появляются новые процессы, исчезают ненужные.
➡️ Какую нотацию (принцип описания процессов) выбрать?
Любую. Главное, чтобы нотация была интуитивно понятна руководству, сотрудникам и внешним организациям (например, которые будут проводить автоматизацию).
➡️ Как экономятся средства?
Сокращение ненужных / дублирующих процессов (меньше времени, ресурсов, фонда оплаты труда). Передача дорогих процессов на аутсорсинг. Меньше потерь клиентов - меньше затрат на привлечение новых.
➡️ Что делать на стадии интенсивного роста компании (десятки процентов в год)?
Начинать проект не стоит. К моменту завершения проекта описание процессов уже устареет. Ограничьтесь разграничением функций (производство, продажи финансы маркетинг…), схемами, должностными инструкциями.
➡️ Описание бизнес-процессов - магия, которая решит все проблемы?
Нет. Скорее основой, которая позволит уменьшить затраты, повысить качество работы с клиентами, увеличить управляемость компании, внедрить ту или иную автоматизированную информационную систему, сделать редкими конфликты.
Вы описывали бизнес-процессы - с какими проблемами сталкивались?