В XXI веке время становится главной ценностью: темп жизни ускоряется, поток информации увеличивается. Неудивительно, что идея тратить на работу меньше времени без потери качества сделанного кажется людям такой соблазнительной. При этом для большинства главной помехой становится прокрастинация, не дающая повысить собственную трудовую эффективность. Как успевать сделать всю работу до обеда и можно ли планы на неделю реализовать за день? Давайте разбираться.
Многозадачность — синоним продуктивности?
Многозадачность — понятие, успевшее набить оскомину, и даже ученые до сих пор сами не могут понять, как к нему относиться. Одни говорят, что режим «многорукого» сотрудника снижает IQ на 10 пунктов (правда, только у мужчин), другие — что режим многозадачности повышает производительность и качество выполненной работы. А некоторые исследователи и вовсе твердят, что многозадачности в современном толковании этого понятия не существует.
Факты свидетельствуют о том, что люди на самом деле не способны одновременно уделять внимание нескольким задачам. Мы можем думать, что умеем делать семь дел одновременно, но на самом деле это миф: мы лишь переключаемся между задачами. По мнению экспертов, регулярное переключение может обернуться потерями до 37% нашего продуктивного времени. И в разрезе этой концепции лучший способ быть продуктивным — это сосредоточиться на чем-то одном.
Но ученые Мичиганского университета считают, что все зависит от нашего отношения к задаче. Если человек на совещании слушает коллег, делает пометки в блокнот и запоминает рассказанное, он фактически выполняет несколько задач одновременно — но относиться к этому может как к одному действию. При этом ряд экспериментов показал, что если сотрудник относится к своей работе как к чему-то многозадачному, это повышает его продуктивность. Происходит это, по мнению психологов, потому, что в результате такой иллюзии человек оказывается более вовлеченным в рабочий процесс.
Что же делать? Подходить ко всему с умом: практиковать работу в режиме умеренной многозадачности и учиться сосредотачиваться на главном.
Концентрация всему голова?
Казалось бы, что может быть проще — засунуть смартфон куда подальше и целиком отдаться выполнению поставленной задачи. Однако в эпоху гаджетов наше умение концентрироваться сильно ослабло: нам сложно удержаться от внеочередной проверки электронной почты, постоянно мерещатся уведомления о новых сообщениях (даже если телефон стоит в авиарежиме), что приводит к стрессу и рассеянному вниманию. Средняя продолжительность точечного внимания у современного человека — 8 секунд. Это меньше, чем у золотой рыбки. Звучит страшно, а главное — непонятно, как это исправить.
Читайте на эту тему: 9 особенностей мозга, которые мешают вам зарабатывать больше
Опубликованные в журнале Springer's Journal of Cognitive Enhancement результаты семилетнего исследования, проведенного учеными Университета Майами, говорят о том, что лучше всего обратиться к постоянной практике медитации. Она улучшает способность концентрироваться и удерживать фокус внимания (бонусом — замедляет старение мозга).
Чтобы не отвлекаться, используйте прием «привязать себя к мачте»: заранее уберите все соблазны с глаз долой (отключите Интернет в смартфоне, закройте браузер на компьютере и проч.). Тогда у вас не будет иного выхода, кроме как заняться делом.
Так что там насчет продуктивности?
Чарльз Дарвин работал только около четырех часов в день, однако смог написать «вероятно, самую известную книгу в истории науки», пишет Алекс Суджунг-Ким Панг в журнале Nautilus. Согласно исследованию Панга, Эрнест Хемингуэй работал по шесть часов в день, Габриэль Гарсиа Маркес — около пяти, Стивен Кинг говорил, что устает уже через четыре часа работы, а Алиса Мунро, которая получила Нобелевскую премию 2013 года по литературе, придерживается трехчасового рабочего дня. Все эти знаменитые люди не ленивы — они продуктивны.
Доктор Стэнфордского университета, автор книги «Мастер своего дела. Семь практик высокой продуктивности» Мортен Хансен в свое время столкнулся с одной ситуацией. Его коллега никогда не задерживалась в офисе после окончания рабочего дня, но при этом самым, казалось бы, невероятным образом показывала более высокие результаты работы. Позже Хансен исследовал принципы работы 5000 людей и вывел «семь практик высокой продуктивности». Эти семь методов «умной работы» объясняют ошеломляющее 66%-ое отклонение в производительности среди испытуемых.
1. Определите свои основные приоритеты и направленно окунитесь в работу со всей страстью и одержимостью («метод масштабирования работы»).
Нужно делать меньше, да лучше, не гнаться за несколькими зайцами. Ведь чем больше дел мы берем на себя, тем меньше времени мы можем им уделить и тем хуже мы будем заниматься каждым из них.
Как определить, что неважно? Используйте принцип «бритвы Окама»: делайте настолько мало, насколько это возможно, но не меньше, чем вы обязаны. «Отрежьте» лишние задачи, дела, обязательства, шаги и процедуры, чтобы упростить и сузить масштаб вашей работы. В том числе — научитесь говорить «нет» начальству, когда оно хочет завалить вас лишней работой. Спросите шефа: «Вам нужен объем выполненной работы или ее качество?».
Читайте на эту тему: Восемь качеств, из-за которых вас уволят
2. Сосредоточьтесь на том, чтобы создавать ценность, а не просто достигать указанных целей (целеполагание).
Для того чтобы сосредоточиться на действительно важном и приоритетном, необходимо переосмыслить свою работу. Это создаст больше ценности от вашей деятельности. Создавать высокую ценность на работе — значит создавать результат, который приносит значительную выгоду другим.
Хансен предлагает пять способов пересмотра работы с целью повышения ее ценности:
- меньше суеты: перестаньте делать то, что имеет низкую ценность;
- больше дела: энергичнее занимайтесь более ценными делами;
- больше «эврик»: ищите другие варианты деятельности, имеющие высокую ценность;
- пятизвездочная работа: повышайте качество исполнения нынешней работы;
- быстрее, дешевле: выполняйте существующую работу более эффективно.
3. Повышайте свой профессиональный уровень, используя только эффективные методики (качественное обучение).
Для «безотрывного» профессионального роста Хансен предлагает пользоваться методом «петли обучения» — то есть обучения в процессе работы. Для начала вам необходимо опробовать какой-то новый подход на мелкой задаче (например, вы пробуете делать презентации короче, но насыщеннее по части информации). Затем оцениваете результат, получаете оперативную обратную связь и меняете свой подход к составлению презентаций на базе этого отклика.
Чтобы начать работать над этим навыком, люди,обучающиеся в рабочем процессе, делят его на конкретные, поддающиеся их контролю поступки, на то, что Хансен называет микроповедением.
«Микроповедение — это небольшое, конкретное действие, которое вы совершаете ежедневно, чтобы улучшить навык. У вас должно уходить не более 15 минут на то, чтобы выполнить его и оценить. И это действие должно иметь непосредственное отношение к развитию навыка».
Таким образом, необязательно тратить 10 000 часов на обучение чему-либо — нужно тратить время на обучение качественнее.
4. Ищите возможность заниматься тем, что любите и что имеет для вас смысл (внутренняя мотивация).
Сочетайте в своей работе страсть и смысл, любите, что делаете, и делайте то, что приносит пользу другим. Магия в том, что это сочетание дарит людям больше сил и энергии, которые в итоге можно потратить на свою работу.
Исследователи встретили страстно увлеченных своей работой людей во всех профессиях и отраслях, и в каждой было минимум 10% таких работников. При этом никакие внешние факторы вроде масштабов фирмы или рабочего стажа не влияли на то, насколько сильно человек любит свою работу.
«Увлеченность работой — это расширяющийся круг, который включает шесть зон: любовь к выполнению своих задач, любовь к успеху, восторг от реализации своего творческого потенциала, энтузиазм, порожденный общением с коллегами, радость познания нового и удовольствие от хорошо выполненной работы».
Читайте на эту тему: 18 профессий, в которых людей скоро заменит искусственный интеллект
Поразмышляйте о том, как вы можете усилить свою страсть на работе в каком-либо или каждом из этих направлений.
Если же говорить о смысле работы, самое важное — это то, что конкретный сотрудник ощущает в отношении своей работы. Пока человек приносит пользу своей деятельностью, считать, что она является осмысленной, — это вопрос его личного выбора.
Чтобы придать больше смысла вашей работе, найдите для себя новое место, роль или должность в уже существующей профессии. Ищите работу, которая важна лично для вас вне зависимости от того, что думают другие. Наконец, ищите задачи, которые имеют высокую социальную значимость.
5. Учитесь влиять на других и добиваться их поддержки (продвижение идей).
Сильные игроки вдохновляют других людей, куда скорее выстоят в лавине авралов и дедлайнов и достигнут своих целей на работе.
Выступая с презентацией или убеждая других, показывайте впечатляющие фото и видео, вызывайте эмоции, а также давайте людям почувствовать смысл их работы, подчеркивая, что важны даже рутинные дела. Так вы сможете убедить людей продвигать ваши идеи.
Чтобы побеждать противников и добиваться поддержки своих проектов, проявляйте эмпатию: становитесь на место оппонентов, пытайтесь понять их мотивы и точки зрения.
6. Отказывайтесь от бесполезных совещаний, а те, которые посещаете, проводите в оживленных дискуссиях (напряженная командная работа).
Чтобы максимизировать производительность, поощряйте командные дискуссии и командное единство. Чтобы добиться «хорошей борьбы», отдавайте приоритет многообразию версий и идей, а не индивидуальным талантам. Если вы будете активно общаться и объединять усилия при обсуждении, вам не придется тратить время на новые совещания, потому что ваша команда научится отлично справляться с первого раза.
7. Тщательно выбирайте, на какое сотрудничество соглашаться, а от каких непродуктивных проектов отказываться (дисциплинированная коллаборация).
Избыток коллаборации так же плох, как и ее недостаток. Одни люди слишком мало сотрудничают с другими отделами и командами, а другие только и делают, что бегают по кабинетам коллег.
Умное сотрудничество включает следующие правила:
- убедительное экономическое обоснование;
- общая яркая цель;
- поощрение людей за результат сотрудничества, а не за процесс;
- доверие по отношению к партнерам.
Такая «умная работа» снижает вероятность выгорания на работе, улучшает баланс между работой и личной жизнью, повышает степень профессионального удовлетворения — и повышает продуктивность.
Кроме всего прочего, на продуктивность влияют такие факторы, как достаточное количество сна, хорошее настроение и даже время суток. Например, концентрация, согласно исследованиям ученых, достигает максимума дважды в сутки: поздним утром и вечером. А через полтора часа после пробуждения уровень кортизола вырастает в 1,5 раза, благодаря чему мы становимся собраннее и внимательнее. Словом, помимо описанных практик высокой продуктивности, для личной эффективности необходимо банально высыпаться, позитивно мыслить и грамотно планировать свой рабочий день.
О пользе разных режимов сна вы можете прочитать здесь, а о том, что необходимо делать, чтобы поддерживать здоровье и продуктивность мозга, — здесь.
Текст: Александра Тылец
Иллюстрация на обложке: Thomas Hedger; фотографии использованнаые в статье: Joanna Keler
Оригинал статьи, а также другие интересные материалы - читайте на медиа-портале KVADRAT.IO
ЧИТАЙТЕ НА ЭТУ ТЕМУ:
Как не надо вести себя на собеседовании: провальные стратегии и стоп-слова
18 профессий, в которых людей скоро заменит искусственный интеллект
Восемь качеств, из-за которых вас уволят