В развитие темы "Дисциплина и мотивация" раскрою здесь п. 4 комплексной Системы контроля персонала: Золотая папка стандартов управления в правилах, регламентах, положениях и нормативах, отработанных в виде описания бизнес-процессов и утвержденных руководством к исполнению административно-управленческим персоналом (АУП). Мы так назвали внутренний Устав нашего "монастыря", куда собрали все описания бизнес-процессов, выработанные при анализе сложных проблем и вызовов, возникающих в деятельности предприятия.
О Золотой папке предприятия ранее здесь было упомянуто в материале "Еще больше безопасности 1", где я резюмировал итоги служебной проверки, проводимой в предприятии по провалам в системе управления, в качестве примера одного из посылов для разработки, либо внесения изменений в существующие нормативные и руководящие документы Золотой папки.
Кроме служебной проверки, причиной появления нового/ модификации существующего регламента может служить итог рассмотрения сложной и системной проблемы на разного рода совещаниях, особенно методических (см. о них здесь), а также инициативные предложения руководителей профильных служб и направлений - ТОП-менеджеров, прямые указания руководителя предприятия в приказах и распоряжениях.
Значение внутренней нормативной базы трудно переоценить. При правильном ее формировании и систематизации она защитит руководство компании при всевозможных "наездах" властей, надзорных и правоохранительных органов, при возникновении чрезвычайной ситуации или просто из стремления "прижать" непокорное предприятие. Золотая попка - неотъемлемый ритуальный элемент корпоративной культуры предприятия (см. материал "Корпоративная культура").
Но все же главное предназначение "внутреннего устава" предприятия, который мы назвали Золотой папкой - это стандартизация работы специалистов компании по локализации/ преодолению сложных проблемных ситуаций, вызовов и рисков. Соответственно и выработка такой системы мер в работе по отдельным сложным проявлениям в компании должна быть направлена на построение эффективного и реально действенного механизма, способного не просто временно купировать ту или иную проблему, но и закрыть ее полностью "под ключ".
Всякая Золотая папка должна начинаться с главного документа, определяющего корпоративные требования и стандарты для всех ее последующих материалов, разъясняющего роль и функцию Золотой папки в Системе управления предприятием, ее влияние на общий порядок работы и трудовую дисциплину. В нашей Золотой папке таким установочным документом является Положение о Системе управления и трудовой дисциплине, получить которое или договориться о разработке аналогичного для вашего предприятия, можно со мной по личной переписке.
Понятно, что любой, самый продуманный и идеально разработанный регламент, не может быть окончательно завершенным. Меняется жизнь, меняются внешние условия воздействия на бизнес, меняется сам бизнес. Жизнь требует периодически пересматривать пакет документов Золотой папки, внося в них обновления и коррективы, а иногда и отказываясь от устаревших и исчерпавших себя в пользу новых, актуальных в современных вызовах и рисках.
Каждая служебная проверка начинается с выяснения действий ответственных сотрудников при выполнении задачи, приведших к пагубным для дела последствиям, на предмет их соответствия утвержденным в предприятии регламентам и правилам для таких ситуаций.
При этом мы не против разумной инициативы сотрудников, но когда инициатива, не учитывающая установленные в предприятии правила, привела к ущербу, нужно спрашивать с такого сотрудника по всей строгости установленных для этого в предприятии санкций.
Вот пример игнорирования таких правил в нашей компании из материалов одной служебной проверки (фамилии и факты изменены):
"Основной причиной пожара по заключению Пожнадзора, собственника пострадавшей квартиры № 242 и наших специалистов явилась раскаленная окалина металла, произведенная в результате сварочных работ, проводимых на системе отопления (замена 3-х радиаторов отопления) вышестоящей квартиры № 246, попавшая в нижестоящую квартиру через щели в межэтажных гильзах трубопровода стояка отопления на легковоспламеняющиеся материалы отделки пола, деревянную мебель и ткани.
Сварочные работы на системе отопления кв. 242 проводили рабочие УК: слесарь-сварщик Абдулоев Абдула и слесарь Сандулов Сандула (официально в предприятии не оформлены), обладающие опытом проведения сварочных работ, по указанию мастера участка, получившему соответствующее распоряжение от управляющего объектом Ленинский и инструктаж по технике безопасности работ от главного инженера Группы Восток Кушнарева Р.Н...
... Т.о., рабочие Абдулоев и Сандулов допустили нарушение требований пожарной безопасности при проведении сварочных работ (не изолировали щели в межэтажных гильзах трубопроводов отопления), не получив на инструктаже главного инженера Группы Восток Кушнарева Р.Н. детальных указаний на сей счет, проявив непрофессионализм в работе, оставшись без контроля мастера участка, руководства объекта и территориальной группы во внеурочное время, будучи нацеленными на извлечение дополнительной прибыли.
Управляющий объектом Ленинский и главный инженер Группы Восток, зная требования руководства предприятия к проведению таких работ (Золотая папка, приказ по экономии воды, п. 4 о проведении работ по замене батарей в отопительный период), понимая строительные дефекты новостроек по отсутствию уплотнений в межэтажных гильзах, не обратили на это внимание рабочих на инструктажах и не организовали контроль сварочных работ по коммерческой заявке в нерабочее время.
При оформлении коммерческой заявки они нарушили Инструкцию по коммерции Золотой папки предприятия в намерении скрыть извлечение дополнительной прибыли, которая в основной части (за минусом расчетов с рабочими) направляется руководством территориальной группы и объекта на устранение проблем эксплуатации и управления на объекте (оперативная закупка материалов и инструмента, штрафов за нарушения миграционного режима) ввиду отсутствия таковых от службы снабжения предприятия и по согласованию с руководством Инженерно-технической службы предприятия.
Руководители территориальной группы Восток нарушили установленный порядок уведомления руководства предприятия о чрезвычайных происшествиях, значительно его затянув (первый доклад о ЧП прошел исполнительному директору по телефону через 3 дня в искаженном виде, а реальная обстановка выяснилась лишь спустя неделю после происшествия), пытаясь самостоятельно «уладить» последствия ЧП. Это не позволило своевременно выдать на объект профессиональные предложения по оформлению актов, взаимодействию с Пожнадзором и пострадавшим собственником, что теперь значительно осложняет работу по снижению потерь предприятия на данном ЧП..."
А вот уже из резолюции по материалам этой служебной проверки посыл к новой разработке/ корректировке регламентов для Золотой папки:
"Исполнительному директору и начальнику Управления делами до 18.01.2018 г. завершить разработку Положения об эксплуатации с учетом мер по предупреждению ЧП подобного рода и иных, связанных с эксплуатаций регламентов, утвердить его приказом после обсуждения на расширенном совещании с управляющими объектами и руководителями территориальных групп и включить в Золотую папку предприятия."
В нашем предприятии за ведение Золотой папки отвечали эти должностные лица, но не будет ошибкой закрепить ответственность за работу с внутренними регламентами за директором-администратором, первым заместителем руководителя компании и кому-то из подчиненных им сотрудников администрации вашего предприятия. Важно, чтобы специалисты, ведущие "устав вашего монастыря" были как можно дольше связаны с этой функцией, т.к. в этой работе важны не только преемственность корпоративных стандартов, но и точное знание где и как, в каких нормативных документах предусмотрены те или иные процессы управления, для того, чтобы избежать дублирования, задвоения трактовок об одном и том же в разных правилах, да еще и в противоречащей друг другу форме.
Традиционная шутка "на закуску":
Нынче не лезут со своим уставом в чужой монастырь. Лезут сразу со своим монастырем.
Комментируйте, отмечайте, подписывайтесь.
Сергей Русанов