Важным элементом системы управления предприятия, недостающим звеном Системы контроля в материале "Дисциплина и мотивация" является его структура. В ней каждый сотрудник видит и принимает свое положение в компании, осмысливает подчиненность и взаимодействие, а руководитель, реагируя на вызовы и поток задач, подстраивает структуру своей компании под работу по ним.
Структура - это живой и постоянно творчески изменяемый механизм, однако ее основа, ее главные принципы формирования должны быть неизменными, позволяющими приучать персонал к этим стандартам, что также работает на Корпоративную культуру предприятия, организованность и дисциплину.
Косность нашего законодательства зачастую заставляет руководителей бизнеса изобретать свои "подходы" к формированию Структуры предприятия, зачастую имея две ("белую и серую") структуры и более. Так, в сфере управления многоквартирными домами (МКД) крупный управленческий холдинг обычно формируется путем присоединения поглощаемых лицензированных управляющих компаний со своим штатом сотрудников. Но для бизнеса важно, чтобы объект управления МКД был привязан по географии к органу местного самоуправления (ОМСУ).
С учетом этой специфики, умный руководитель, формируя реальную структуру своего холдинга, определяет в объект управления МКД, которые исторически могут входить в разные управляющие компании - юридические лица так, что на одном объекте (в одном районе или управе) могут присутствовать несколько управляющих компаний одного предприятия - холдинга, которые в свою очередь имеют МКД возможно и в других районах, управах, администрациях, представленных уже иными объектами предприятия в его структуре.
Персонал объектов управления - структурных подразделений предприятия в реальной структуре закрепляется за объектом, но по штату входит в одну из управляющих компаний - юридическое лицо. То же касается и подразделений управления предприятия, которое из соображений оптимизации численности персонала предприятия централизуется по реальной структуре в управление предприятия, но его сотрудники распределены по тем самым юридическим лицам холдинга - лицензированным управляющим компаниям.
Но надзорным инстанциям на проверках мы вынуждены показывать "белую структуру" - штатную численность персонала управляющих компаний, а в работе использовать реальную структуру, грамотно выстроенную под задачи, объемы, риски и вызовы.
И ничего с этим не поделать! Перевести объемы из нескольких лицензированных УК в какую-то одну по современным законодательным требованиям о реестре лицензий УК практически невозможно, да и нецелесообразно из соображений устойчивости бизнеса (при утрате лицензии одной управляющей компании можно попытаться перевести ее объемы и активы на любую из других, имеющихся в холдинге, а утратив лицензию единственной УК - теряешь весь бизнес).
Формирование любого подразделения предприятия с распределением ответственности для его сотрудников всегда начинается с формирования блоков задач/ проблем, требуемых для регулярного или эпизодического решения в предприятии и их объемов для расчета численности и загруженности определяемого для этого персонала.
Так, формируя экономический отдел предприятия, я свел все экономические проблемы и задачи в следующие, приблизительно схожие по трудозатратам, блоки:
1. Переписка и диалог с надзорами, ОМСУ, активами МКД и отдельными жителями по финансовым вопросам. Подготовка расчетов для договоров управления, контрагентов и РСО, отчетов для активов МКД.
2. Ведение экономической статистики и Стандарт раскрытия информации, работа с гос. порталами по обращениям населения.
3. Дебиторская работа с собственниками жилья в МКД и по нераспределенному жилью.
4. Ведение работы по нежилым помещениям (учет, контроль договорной работы и согласование цены договоров, контроль взаиморасчетов, работа с дебиторской задолженностью нежилых помещений).
5. Согласование и участие в заключении договоров бюджетных субсидий и выпадающих доходов, взаимодействие с МФЦ г. Москвы и МосОблЕИРЦ.
6. Анализ показаний ОДПУ, сверка счетов РСО и актов выполненных работ контрагентов эксплуатации, участие в спорах, включая судебные, по долгам перед РСО и контрагентами эксплуатации по начисляемым объемам.
Аналогично по кадровой работе:
Подбор и ротация персонала:
1) формирование типового облика вакансии и требований к вакансиям ключевых должностей с выработкой профессиональных стандартов; разработка требований к вакансиям, анкет и опросных листов, планов адаптации вновь принятых сотрудников, схем увольнения, предотвращавших риски санкций Трудовой инспекции и судов;
2) руководство предприятия (ТОП-менеджмент), ведение Справки о стажерах; ключевые и иные специальности ФЭС; ключевые и иные специальности управления без ФЭС и ИТС, ведение Ведомости открытых вакансий; ключевые и иные специальности ИТС.
Кадровое делопроизводство:
3) штатное расписание; трудовые книжки, их хранение и учет; личные дела сотрудников, трудовые договоры и иные соглашения, их хранение и учет; должностные инструкции персонала; График отпусков, Ведомость движения персонала, Рейтинг трудопотерь, Справочник персонала в программе управления предприятия; табельный учет рабочего времени и выдача заработной платы.
Мотивационно - дисциплинарная работа:
4) урегулирование разногласий руководства и персонала ключевых должностей, ведение протоколов конфликтных комиссий, подготовка предложений по поощрению/ взысканию по указанию/ согласованию руководства предприятия; контроль посещения головного офиса (проход по карте), регистрация служебных выездов (по Журналу служебных выездов), ведение Ведомости движения персонала по докладам начальников подразделений и служб и Рейтинга трудопотерь; служебные проверки фактов нарушения трудовой дисциплины персоналом АУП;
5) организация поздравления персонала с государственными праздниками и корпоративными событиями от руководства предприятия, с событиями в личной жизни от коллектива предприятия; организация корпоративных торжеств, поздравлений, чествований, похорон и проводов сотрудников; выступления перед персоналом и руководством предприятия по вопросам трудовой дисциплины, кадровых и структурных изменений, утверждении новых положений, регламентов и правил на совещаниях и занятиях; подготовка предложений, разработка и внедрение методов мотивации персонала; работа по внедрению в предприятии полного соц. пакета для всех категорий персонала предприятия; разработка и внедрение методик внутренней аттестации/ переаттестации специалистов ключевых должностей предприятия, категории и соответствия занимаемой должности, аттестация ключевых должностей с ведением аттестационного рейтинга; разработка и согласование приказов и распоряжений, положений и правил, внесение изменений в имеющиеся руководящие документы предприятия по указанию руководства предприятия, ведение их учета; подготовка предложений руководству по оптимизации численности персонала и совершенствованию Структуры предприятия.
По ним в последующим и были созданы такие профильные подразделения как Экономический отдел и Отдел кадров. Но в процессе эволюции предприятия, "усушкой-утруской" они не раз еще подвергались оптимизации-реорганизации и не раз еще будет подстраиваться Структура предприятия под изменения в закрываемых и вновь появляющихся проблемах, вызовах и задачах на этом рынке.
Не будешь заботиться об оптимизации численности персонала, особенно ключевого - либо не сможешь позволить себе высокооплачиваемых квалифицированных профессионалов, либо вообще "вылетишь в трубу" из-за необоснованно раздутого фонда оплаты труда.
Для удобства оперирования реальной Структурой предприятия и эффективного взаимодействия персонала смежных подразделений, формируется Справочник персонала, где в перечне всех подразделений указываются реальные должности, рабочие контакты и даты рождения всех сотрудников с выделением ключевых, так, что из него четко усматривается система реальной подчиненности и принадлежности каждого, исключающая всякие пересуды и споры на тему "Кто тут главный".
Конфиденциальность этой информации обеспечивается ограничением доступа к ней путем его распределения в частях программой управления предприятием (подробнее - в последующих материалах) и быстрым ее устареванием, а для проверяющих надзорных органов, пытающихся инкриминировать руководителю большого предприятия субсидиарную ответственность взаимозависимых лиц (тоже поговорим об этом позднее) всегда должна быть заготовлена версия о том, что эта реальная структура - на самом деле не реальная, а проектируемая, перспективная, разрабатываемая, нигде и никем не утвержденная, не имеет ни подписей, ни печатей.
Предоставить образцы Структуры и Справочника персонала предприятия филиального типа, либо помочь вам обоснованно структурировать ваше предприятия я готов, по согласованию условий в личной переписке.
Комментируйте, подписывайтесь, отмечайте.
Сергей Русанов