В продолжение темы "Дисциплина и мотивация" расскажу о важном элементе Системы контроля персонала (см. п. 5) - о совещаниях, включая дистанционные селекторные, работу в корпоративных чатах и информационных порталах предприятия, а также такие органы управления предприятием, как разнопрофильные комиссии с обозначением их роли в мотивации персонала, укреплении порядка и дисциплины в предприятии.
Как-то лет 10 назад я публиковал статью о роли совещаний в управлении предприятием, формулировал правила их проведения, требования к совещаниям, преимущества и недостатки совещаний разных типов и видов. Преодолев к 60-ти годам огромное количество бесконечных совещаний разного уровня и толка, прихожу к выводу, что лишь 1-но из 10-ти совещаний, на которых мне приходилось присутствовать, более-менее соответствует роли и назначению, определенных для них.
А ведь совещания, как часть корпоративного управленческого ритуала, являются важным элементом Корпоративной культуры (см. материал "Корпоративная культура"). Важность подготовки ключевых сотрудников к совещанию отмечена мною и в Этическом кодексе предприятия в материале "Дисциплина и мотивация", 1-ый раздел:
П. 5. «Публичный экзамен»: Готовиться к совещаниям, выступлениям, встречам в разных форматах с персоналом предприятия или с населением, властями или контрагентами. Продумывать свои выступления и ответы по вопросам повестки дня и демонстрационный/ раздаточный материал. В выступлениях быть точным, лаконичным и обоснованным, демонстрировать глубокое погружение в проблему, исключать в своих высказываниях провокационные подачи, безосновательные домыслы, разглагольствования и уход от темы совещаний «в блуду».
Использовать «площадку» любым способом для решения/ продвижения накопившихся вопросов (не отсиживаться). Избегать перегибов в выступлениях, влекущих прекращение дальнейших личностных контактов с коллегами-руководителями/ руководством ОМСУ/ лидерами общественности из состава участников совещаний/ переговоров/ встреч.
Особая роль на совещаниях у руководителя компании и его ближайших ТОП-менеджеров. Именно на этой площадке закладывается управленческий формат, специфичный для вашего коллектива, на ней куется авторитет руководства, система подчиненности-ответственности (распределение ролей), формируется единое понимание стратегических целей и тактических способов их достижения.
Думаю, здесь даже неуместно напоминать, что лидер и его ТОПы (от английского слова top - верхушка) должны при подготовке к любому совещанию тщательно продумывать и согласовывать свои действия, выступления - роли на этом важном спектакле, продумывать свою внешность, жесты и манипуляции (использование демонстрационных техник), способы психологического воздействия на участников совещания (кнут и пряник), способы заострения внимания (акценты), эпилог, кульминацию и пролог так, чтобы они не превращались несмотря на регулярность в рутину, а всегда были ярким событием, дающим в последующем нужный резонанс.
Примеры многих таких ярких и эффективных совещаний я помню до сих пор, чего уж там говорить о рядовых ее участниках. Но совещание совещанию - рознь! Формат совещания должен соответствовать требуемой компетенции, вытекающей из целей совещания. Я внедрил в нашей компании 5 форматов совещаний:
1) Совещание - тренинг высшего руководства компании (руководитель и его первые ТОПы) - еженедельно по понедельникам для определения главных векторов движения предприятия и урегулирования разногласий - отладки взаимодействия между ТОПами и руководителем, наладка командного подхода к решению проблем управления предприятием - коучинг (от английского слова coaching - тренинг, консалтинг). Модератор и ведущий - сам руководитель компании.
2) Оперативное совещание руководства компании (кроме руководителя и ТОПов, все заместители, начальники служб, управлений и департаментов, начальники основных подразделений предприятия и приравненные ими лица) - раз в 2-3 недели по четвергам по оперативным проблемам, рискам и вызовам. Может проводиться в расширенном составе с приглашением начальников мелких подразделений предприятия и главных специалистов, занимающихся обсуждаемой на совещании проблемой. Модератор и ведущий Оперативного совещания - либо сам руководитель предприятия, либо его первый заместитель - исполнительный директор - директор-администратор.
3) Методическое совещание с ключевыми сотрудниками предприятия (кроме руководства предприятия, все ключевые сотрудники, кроме непосредственно задействованных в работе на момент совещания) - ежеквартально по субботам с рассмотрением 3-4 насущных общих проблем и обязательным подведением итогов работы за квартал-полугодие-год. Модератор и ведущий - первый заместитель - исполнительный директор - директор-администратор при участи со вступительной, заключительной и установочной речью руководителя предприятия.
4) Методическое занятие со стажерами (руководитель стажировки, ТОП-менеджеры и руководитель предприятия для тех занятий, где требуется его решение о подведении итогов стажировки с назначением стажеров на ключевые должности или прекращением стажировки). Модератор и ведущий - организатор стажировки в предприятии по приказу руководителя (у нас за это отвечал начальник Политического департамента), см. Положение о стажировке (форму Плана стажировки готов предоставить в личной переписке):
ПОЛОЖЕНИЕ
об организации стажировки кандидатов на должность управляющего
объектом
В соответствии с Положением о системе управления и трудовой дисциплине объект управления является центровым подразделением предприятия, а должность управляющего объектом – центровой позицией в структуре управления. Это обуславливает особые требования к качеству отбора персонала на данную вакансию. В рамках этих требований, кроме анкетирования кандидатов, проверки Службой безопасности предприятия их анкетных данных, а специалистами Отдела кадров - отзывов предыдущих их работодателей в предприятии устанавливается обязательная стажировка кандидатов на вакансию управляющего объектом.
Цели стажировки:
- убедиться в соответствии кандидата-стажера рассматриваемой вакансии;
- определить профессиональный уровень кандидата-стажера для принятия решения о категории объекта под его назначение (I – III);
- обучить кандидата-стажера особенностям системы управления предприятия и внутренним правилам, инструкциям, регламентам (Золотая папка);
- предостеречь кандидатов-стажеров от наиболее вероятных критичных ошибок-нарушений в работе, совершаемых их предшественниками и разъяснить ожидаемые риски, суть конфликтов и кризисов на объектах;
- познакомить кандидата-стажера с руководителями предприятия, их заместителями, начальниками профильных отделов и групп для налаживания эффективного взаимодействия при выходе на объект.
Организация стажировки:
1. Одновременно на стажировку по результатам собеседования решением руководителя предприятия отбирается не более 4-х кандидатов. Общий срок стажировки определяется от 3-х до 10-ти рабочих дней.
Организатором стажировки в Группе компаний является начальник Департамента управления МКД - зам. директора. В его функции по данной работе входит: 1) ведение списка стажеров с данными ФИО, дата рождения, сроки стажировки, место проживания, профессиональный опыт, предполагаемый объект для назначения; 2) размещение стажеров по рабочим местам в головном офисе предприятия; 3) оформление, утверждение и вручение стажерам планов стажировки (по прилагаемой форме), оформление этих планов с передачей в Отдел кадров по итогам стажировки; 4) организация методических занятий/ совещаний руководства предприятия со стажерами; 5) привлечение стажеров на практические мероприятия по управлению МКД (проведение ОСС/ встречи с населением, подготовка ответов на письменные обращения населения, актуализация отчетных форм Жилищного отдела в БАЗЫ программы ДД, отработка формулировок ответов на наиболее часто задаваемые вопросы населения в Проблемник предприятия и др.).
2. На период стажировки каждый стажер закрепляется за конкретным куратором-наставником из числа руководства предприятия (директора, заместители директоров), которые во взаимодействии с другими специалистами отвечают за качество проверки анкетных сведений о стажере; качество исполнения стажером Плана стажировки; профессиональное соответствие стажера определяемой вакансии.
2.1. Куратор-наставник в ходе работы со своим стажером имеет право: А). Собирать сведения об особенностях характера личности, семейных, физических, деловых и иных особенностях, политических, конфессиональных и национальных предпочтениях стажера. Б). Запрашивать у начальника службы безопасности и в Отделе кадров сведения о результатах проверки его анкетных данных. В). Экзаменовать стажера по вопросам экзамена на квалификационный аттестат по управлению МКД. Г). Давать стажеру отдельные поручения в рамках обязанностей управляющего объектом по согласованию с руководителем стажировки с внесением в План стажировки. Д). Вести со стажером индивидуальную наставническую и разъяснительную работу.
2.2. Куратор-наставник оформляет свое заключение по итогам стажировки в Плане стажировки, несет ответственность за качество отбора управляющего объектом и продолжает курировать его в процессе адаптации к особенностям работы в предприятии.
3. Руководители территориальных групп в рамках практических мероприятий стажировки: 1) дают предложения по определению объекта под управление стажера и курируют его стажировку непосредственно на объекте; 2) дают свое заключение и выводы по результатам стажировки кандидата в План стажировки; 3) осуществляет взаимодействие с кураторами-наставниками и руководителем стажировки по всем вопросам стажировки.
4. Руководители профильных служб и отделов: обеспечивают предоставление стажерам необходимых сведений о работе своей службы/ отдела в Группе компаний, распределение функций между специалистами, их контактные данные и порядок взаимодействия; высказывают свои мнения о стажерах руководителю стажировки и кураторам.
5. Начальник Отдела кадров: участвует в методических занятиях со стажерами с предложениями и замечаниями по ходу стажировки; может выступать в роли куратора-наставника любого из стажеров; формирует личное дело управляющего объектом, куда включает отработанный План стажировки с резолюциями ответственных лиц.
6. Руководитель предприятия: создает условия для организации этой работы начальником Жилищного отдела и кураторам-наставникам, может сам выступать в роли куратора-наставника любого из стажеров, а также контролирует ее исполнение в электронной программе контроля; отслеживает состояние этой работы и осуществляет ее систематическую корректировку.
Приложение: Форма Плана стажировки (можно получить по личной переписке).
5) Заседания надструктурных органов - комиссий (в соответствии с Положением предприятия о них). Эб этом институте управления предприятием нужно сказать особо. Мудрый руководитель в интересах укрепления своего авторитета, а также в интересах успеха своего дела никогда не станет взваливать на себя всю тяжесть ответственности за единоличное решение сложнейших проблем и вызовов, регулярно возникающих в процессе работы, а привлечет к выработке обоснованных трудных решений по ним своих лучших специалистов по известному сталинскому принципу: "А что скажет товарищ Жуков?"
Для этих целей полезно иметь в компании Совет безопасности - Комиссия по безопасности предприятия, Дисциплинарно-конфликтную комиссию (см. здесь предшествующий материал "Дисциплина и мотивация"), Правовую комиссию (обязательно расскажу отдельно об организации правовой работы в крупной компании) и др. по Положению о надструктурных органах, где определены их модераторы, единоличный председатель и порядок созыва:
ПОЛОЖЕНИЕ о надструктурных внештатных органах предприятия
В целях повышения профессионального уровня принимаемых решений по наиболее сложным и исключительным вызовам и рискам в предприятии в условиях значительного укрупнения компании, когда в ее руководстве наметились тенденции к обособлению отдельных служб с ухудшением взаимодействия между ними, создаются комплексные надструктурные внештатные органы, формируемые из числа наиболее подготовленных и зарекомендовавших себя в работе как профессионалы, сотрудников ведущих служб и подразделений, так и из смежных служб и подразделений на основе отбора из «Золотой части» аттестационного рейтинга ключевых должностей.
Бессменным председателем каждого из надструктурных органов является руководитель Группы компаний, а модератором – начальник департамента/ отдела, в ведении которого по роду деятельности находятся проблемы, рассматриваемые надструктурным органом.
Исходя из целей и проблематики в компании с 01.09.2018 г. утверждаются уже созданные или досоздаются следующие надструктурные органы:
1. Совет безопасности – для обсуждения и выработки эффективных способов реагирования на внешние/ внутренние исключительные риски и вызовы безопасности компании, ее активам, руководству и персоналу. Модератор – и.о. начальника департамента безопасности.
2. Конфликтно-дисциплинарная комиссия – для урегулирования разногласий среди руководства и персонала ключевых должностей компании, наносящих ущерб устойчивости управления, авторитету руководства и предприятия, эффективной профессиональной деятельности; для коллегиального принятия решений по наиболее сложным и ответственным дисциплинарным действиям (утверждение кандидатов на внесение в Черный список недобросовестных работников ЖКХ, утверждение Аттестационного рейтинга персонала ключевых должностей, рассмотрение и утверждение материалов служебных проверок в части дисциплинарных выводов, принятие решений по сложным актам ротации ключевого персонала и руководства, внесение примеров в конфиденциальную часть Этического кодекса компании. Модератор – начальник Кадрового департамента.
3. Комиссия по мотивации, поощрениям, бонусам и информационной политике – для принятия коллегиального решения в распределении бонусов по итогам развития предприятия и утверждения списков персонала на поощрения к важным календарным событиям предприятия (День работников ЖКЖ, День предприятия), для утверждения Рекламных планов компании и стратегии информационной деятельности, для корректировки рейтингов ключевого персонала предприятия с выработкой и утверждением мотивационных методов. Модератор – начальник Департамента управления МКД.
4. Комиссия по стажировке и наставничеству – для профессионального отбора и доподготовки кандидатов на замещение вакансий ключевых должностей из состава стажеров – кадрового резерва компании, выработки и утверждения мер адаптации ключевых новичков в компании. Модератор – начальник Жилищного отдела ДУ МКД.
5. Экономическая комиссия – для обсуждения мер преодоления возникающих экономических рисков компании и выработки предложений по изысканию иных доходов и мер экономии расходов предприятия, по развитию коммерческой деятельности, утверждению отчетов и предложений по ней, по организации работы с неплательщиками и иными видами дебиторской задолженности, порядка расчетов по долгам и судебным взысканиям и т.п. Модератор – начальник Экономического Департамента.
6. Правовая комиссия – для рассмотрения Плана судов и предложений в судебные схемы, анализа административной, претензионной и договорной работы, мероприятий по правовым вопросам защиты рынка управления в кризисных ситуациях. Модератор – начальник Правового департамента.
7. Комиссия по развитию управления компании – для определения концепции и стратегии развития компании, корректировки стратегических целей с выработкой мер по совершенствованию системы управления и структуры предприятия, автоматизации бизнес-процессов и контроля исполнения поручений, оптимизации численности персонала, утверждения структурных изменений, новых правил и регламентов «Золотой папки» компании. Модератор – начальник Управления делами.
8. Производственно-техническая комиссия – для рассмотрения опасных тенденций в статистике аварий на общем имуществе МКД и мер по их предупреждению, анализа сложных инженерно-технических проблем эксплуатации МКД, претензионная работа с застройщиком по недоделкам, определение порядка действий с бесхозным внутриквартальным оборудованием и сетями, утверждения стандартов качества эксплуатации, комплектов ИТ-персонала объектов и ИТС, норм, порядка и источников снабжения, инструкций по коммерческой деятельности и др. Модератор – технический директор - заместитель руководителя Группы компаний по ИТС .
Основным методом работы надструктурных органов предприятия является заседание/ совещание. Но в исключительных случаях (например, во избежание пустой болтовни или излишней эмоциональности) может применять метод виртуального совещания в виде переписки на электронной почте или в отдельной задаче программы управления предприятием членов комиссии. Порядок работы каждого из надструктурных органов, время и повестка его заседаний определяется его модератором по согласованию с членами комиссии и утверждается руководителем предприятия - председателем комиссии.
Решением руководителя предприятия по предложению постоянных членов надструктурных органов могут формироваться и другие комиссии/ расформировываться существующие с внесением изменений в данное Положение.
6) Дистанционные селекторные совещания-планерки (для любых форматов в целях оперативного решения узких проблем при налии в предприятии такой программы, по предварительному оповещению участников о вопросах, сроках и формате совещания).
Дистанционные селекторные совещания не подменяют выездные совещания руководства, проводимые на удаленных объектах в чрезвычайных ситуациях при проведении или по итогам служебных проверок фактов ЧП.
7) Корпоративные чаты и информационные порталы. См. пример положения о работе в корпоративном чате:
Правила пользования Рабочего чата Предприятия в WhatsApp
Основные положения
- Рабочий чат создан для руководящих ключевых сотрудников предприятия ГК «КИ» (директорат, начальники отделов/ главные специалисты, начальники групп ЦО; руководители территориальных групп).
- Рабочий чат – это канал для оперативного обмена любой рабочей информацией, связанной с деятельностью компании и способной ускорить, повысить эффективность решения задач по проблемам предприятия во всех подразделениях и службах компании.
- Публикации в рабочем чате должны быть корректными, с минимизацией психологического давления, взаимной критики и повелительного/ высокомерного/ поучительного/ оценочного тона.
Задача Рабочего чата
· Публикация оперативной информации, в том числе и непроверенной (в т.ч. слухов) в дополнение к переписке в рабочей почте и в программе управления предприятием в отсутствие рядом рабочего места (ПЭВМ), для ускорения выяснения ситуации ответственными сотрудниками и принятия эффективных решений по реагированию на рабочие проблемы.
Что нельзя публиковать в чате
· Сообщения, идущие вразрез с этикой поведения ТОП-менеджера предприятия. Личную информацию, не связанную с работой. Сообщения, разжигающие национальную, конфессиональную, политическую, расовую или гендерную рознь, унижающие личного достоинства или подстрекающие к увольнению, суициду или неправовому поведению. Публиковать информацию с использованием ненормативной лексики или с использованием грубых и циничных форм общения. Публиковать конфиденциальную информацию.
Категорически запрещается
Давать доступ к чату иным сотрудникам, не входящим в руководство компании, а также посторонним лицам. Публиковать вне чата (перепосчивать) рабочую информацию, полученную в ходе обсуждения на чате.
Информационные порталы предприятия (сайт, аккаунт, газета, буклет и т.д.) используются ответственными специалистами PR-службы для публикования итогов, либо анонсов корпоративных совещаний. Задавайте вопросы, высказывайте пожелания, оставляйте отклики и лайки.
И традиционный анекдот в тему:
Как однажды на совещании выразился наш кадровик:
— С дисциплиной у нас все нормально! Дисциплина у нас есть, и мы с ней регулярно боремся!
Комментируйте, отмечайте, предлагайте.
Искренне Ваш, Сергей Русанов