Как часто нам приходилось, понурив голову, говорить вышестоящему руководителю такие слова: “Виноват. Не проконтролировал. Да я им все объяснял, а они…”?
И что мы делаем после этого? Стоим над душой у подчиненных, заставляем писать ежедневные отчеты, объяснительные, перепроверяем каждый шаг. Но лучше не становится. Мы только вызываем негатив у своих сотрудников, которые вместо производительной работы занимаются сочинительством отчетов.
Так что же делать? Во-первых, убедиться в том, что сотрудники понимают, какого результата от них ждут. Об этом я уже писал в статье Главный инструмент для выполнения плана. Во-вторых, очень важно любую задачу разбивать на подзадачи, которые имеют логическое начало и окончание, и в которых можно четко описать желаемый результат и критерии успешности выполнения. В-третьих, нужно определиться с разумной степенью детализации в зависимости от уровня сотрудника, которому ставится задача: кому-то нужно разбить задачу до элементарных действий, а кому-то достаточно выделить 2-3 ключевых этапа в реализации основной задачи.
Для чего все это делается? На выходе нужно получить Чек-лист, который может выглядеть так:
Фрагмент чек-листа (для примера)
У такого чек-листа есть несколько практических смыслов:
- Чек-лист становится планом работы по конкретной задаче. А наличие плана - это всегда плюс.
- Чек-лист становится, своего рода, инструкцией-методичкой для выполнения задачи. Сотрудник практически вынужден будет идти по плану.
- Чек-лист для сотрудника становится элементом самоконтроля. В этом случае сотруднику будет сложно что-то забыть или пропустить.
- Вы получаете наглядный инструмент для контроля и всегда можете увидеть, на каком этапе что-то пошло не так.
- Указывая ссылки на документ или причины невыполнения, вы получаете всю “историю болезни” по каждой задаче. И даже через время вы сможете вернуться к этому вопросу и не тратить время на поиски нужной информации.
- Чек-лист значительно сэкономит время сотруднику на формировании отчетов, так как выполнение задачи по чек-листу одновременно и формирует отчет.
Конечно, даже этот простой инструмент может не дать желаемого результата, если вы будете очень формально относится к созданию чек-листа.
Что важно помнить при заполнении чек-листа:
- Каждая подзадаче в столбце “Что должно быть сделано” должна иметь четко очерченные границы начала и окончания.
- Все подзадачи должны быть логически связаны и должны положительно ответить на вопрос: “Если все будет сделано, то основная задача будет выполнена?”
- Критерии успешности выполнения должны быть либо сформулированы по SMART, либо все вместе должны описать что будет сделано, где сделано, кем сделано, в каком количестве, с каким бюджетом и так далее. То есть, конкретика должна быть максимальной. Здесь не нужно бояться переборщить.
Есть еще один вопрос: кто должен заполнять чек-лист? Исполнитель или руководитель?
Идеальный вариант, когда чек-лист делает исполнитель и согласовывает его с руководителем. В этом случае будет максимальная осознанность со стороны исполнителя.
Но если сотрудник не имеет достаточно опыта, то совместная работа с руководителем над чек-листом и будет, своего рода, коучингом. Что также очень полезно.
Если вы еще не применяли в своей работе чек-листы, я предлагаю вам это попробовать и написать мне о своих впечатлениях от работы с этим инструментом.