В продолжение материала "Автоматизация управления" c здесь подробнее остановлюсь на формализации баз данных и работе с ними в нашей программе. Дело в том, что в процессе управления предприятием мое внимание привлекли полуконфликты и постоянные "разборки", возникающие между сотрудниками в ходе взаимодействия по одной задаче.
Казалось бы, люди делают одно общее дело, чего им там делить? Но вы наверное тоже часто подмечали в работе такой психологический момент, как неготовность переключаться на запрос взаимодействующего сотрудника при вашем глубоком погружении в иную важную тему, но отвлечённую от темы взаимодействующего сотрудника особенно в условиях жесткого лимита времени.
А если замешать сюда еще и разный уровень подготовки-опыта сотрудников, их личностные мотивы (гендерные, физические, профессиональные, политические или конфессиональные особенности, неприязнь, принадлежность к разным социальным, корпоративным или этническим группам) и пр., пр., то вот вам и "засада" в цепочке взаимодействия по задаче, обрекающая ее в лучшем случае на серьезное торможение и низкую эффективность, а в худшем - на полный срыв ее исполнения!
Исключить или минимизировать личностные контакты сотрудников в процессе их взаимодействия по работе позволила программа управления предприятием Директор Деск путем внедрения в нее вкладки "БАЗЫ" с системой страниц по всем видам проблемного взаимообмена смежников. Для каждой тематической страницы БАЗЫ разрабатывается и утверждается руководством отчетная форма, максимально отвечающая на запрос информации исполнителей от данной службы/ профильного подразделения.
Так открывается эта вкладка в программе Директор Деск:
Получив доступ к этой информации, исполнитель по задаче решает ее без контакта с профильным специалистом-смежником, а в случае несоответствия полученной из БАЗЫ информации может повлиять на ее актуализацию через Управление делами предприятия, начальника профильного подразделения, или через руководителя бизнеса.
Например, исполнитель задачи по подготовке ответа на обращение актива или собственника помещения многоквартирного дома может подсмотреть типовой ответ по указанной в обращении проблемы в некоем Проблемнике предприятия - справочнике наиболее часто задаваемых сложных вопросов населения в соответствующей вкладке в БАЗах ДД. Управляющий объектом, идущий на совещание в управу/ администрацию по долгам РСО способен получить исчерпывающую информацию о состоянии взаиморасчетов с РСО и основными контрагентами эксплуатации в такой вкладке раздела "БАЗЫ".
Проблемник (читай о нем здесь) и образцы отчетных форм для вкладок раздела БАЗЫ в ДД я готов вам предоставить в личной переписке, как и договориться об их адаптации под ваше предприятие. Вам лишь останется определить, кто из специалистов профильных подразделений будет отвечать за ведение/ актуализацию профильных отчетных форм программы ДД и сроках / периодичности их выкладки в БАЗЫ с утверждением этого порядка приказом/ распоряжением в соответствующем положении Золотой папки (читай про Положение о Системе управления и трудовой дисциплине в материале "Автоматизация управления"), а также приучить исполнителей пользоваться этими материалами при отработке своих задач.
Отдельно о дополнительном элементе контроля персонала во вкладке "Движение персонала": здесь в Журнале отсутствия на рабочем месте каждый сотрудник должен своевременно, т.е. еще до своего отсутствия, выкладывать сведения о себе и о причинах отсутствия, а в Журнале движения персонала - показывать свои кадровые события (прием-увольнение, отпуск-болезнь командировка, учеба и т.п.).
Начальник подразделения обязан проверять данные сведения своих подчиненных и подтверждать их соответствие действительности вместе со специалистами кадровой службы, сверяющими данные сведения с данными из резолюций руководства на их заявлениях. Руководитель предприятия в графе "Комментарии" может оставить свою резолюцию о согласии/ несогласии с тем или иным видом отсутствия/ движения персонала.
Программа автоматически учитывает сведения об отсутствии персонала из данных журналов в Ведомости трудопотерь, позволяя руководству и иным заинтересованным специалистам получать всегда актуальную оценку об отношении сотрудников к работе в этой части.
О расположенном здесь же Справочнике контактов сотрудников я писал в материале "О Структуре". Хотите аналогичный для своего предприятия в увязке со Структурой предприятия? Обращайтесь ко мне в личку!
И как обычно немного шутки в тему:
Шеф представляет новому исполнительному директору ключевых сотрудников компании: - А это наш начальник it-отдела, т.с. папа автоматизации предприятия. - Я не папа, я мама автоматизации, я буду ее рожать вам в муках каждый день. - А кто же тогда папа? - спрашивает новый директор. - А папой будете вы, - наставляет его шеф, вам же придется драть его за автоматизацию каждый день!
Мне очень нужны Ваши отзывы и отметки.
Сергей Русанов