Если передали проект уже не в начале.
Бывают ситуации, когда Project manager входит в проект не в самом начале. Это может быть и первый релиз (а по плану еще 5), и стадия проектирования, и тому подобное. Что же делать?
В конце статьи полезная выжимка и типовые ошибки.
С чего начать знакомство с уже действующим проектом?
У нас в городе есть некое сообщество PM, и один раз месяц мы все вместе собираемся и разбираем интересные темы/вопросы/кейсы. Так вот, одна из таких встреч, была посвящена теме моего поста.
Рядовая ситуация:
Директор просит по смс взять действующий проект другого сотрудника (моб приложение), по причине исчезновения сотрудника. Вся информация по проекту в jire.
Задача руководителя проекта узнать всё о проекте и влиться в работу по нему. PMу нужно определить с кем и в каком порядке общаться, какие вопросы задавать, чтобы узнать информацию, при этом не отвлекать сотрудника и тем самым не останавливать рабочий процесс по проекту.
Действующие лица: заказчик, директор, дизайнер, тестировщик, 2 программиста.
На деле оказалось в jire сухие названия задач, подробностей нет, ТЗ нет -:)
Действия PM: важно при беседе с каждым узнать на какой стадии его задачи, есть ли затыки и срок их реализации. В данном случае, директор, который прислал смс это и есть наш первый человек/контакт, кому нужно задать вопросы:
· сроки+стадия;
· задача бизнеса заказчика;
· контакты заказчика+команды;
· договоренности (юридические и прочее);
· бюджет, его освоение на данный момент;
· риски;
· цель проекта в компании.
Второй контакт - это программисты, вопросы:
· что сделали, что делают, что еще нужно сделать по проекту;
· есть ли проблемы/затыки (в данном сценарии были - постоянные правки от дизайнера и заказчика в личку, в мессенджеры, по телефону, на пальцах и тд);
· когда следующая сборка (пример, же моб приложение) или когда следующий релиз;
· время затраченное и сколько еще понадобиться (так идет понимание по освоению бюджета и загруженности программистов).
Третий контакт - дизайнер:
Если проект уже в сборке, значит дизайнер сдал свою работу и занимается другими проектами. Поэтому очень важно, спросить про загруженность дизайнера в данный момент, понять сколько он может выделить время и сколько у нас есть в бюджете на него денег. Вопросы:
· вопрос загруженности в данный момент;
· нюансы данного проекта;
· есть ли проблемы/затыки;
· почему постоянные правки, и будут ли они еще;
· границы проекта (суть, функция, задача проекта для заказчика).
Четвертый контакт – тестировщик:
· что сделали, что делают, что еще нужно сделать по проекту;
· есть ли проблемы/затыки (в данном сценарии были - постоянные правки, новые сборки, нет ТЗ, общение напрямую тестировщика с заказчиком);
· когда была последняя версия проекта, когда следующая;
· затраченное время.
Итоговый пятый контакт – заказчик.
После сбора и обработки информации от всей команды, у руководителя проекта есть понимание границ, стадии, сути проекта. Теперь нужно понять, почему есть затыки и как их убрать со стороны заказчика. В данном случае это постоянные правки, которые мешают сделать итоговый конечный продукт. В процессе диалога выяснилось на какой источник полагается заказчик, когда присылает постоянные правки – на конкурента. Решение: все пожелания были обсуждены, от части РМ отговорил в реализации (в виду своей компетенции), часть взяли и оговорили сроки по завершению проекта. При этом вежливо РМ попросил все контакты/пожелании тд теперь только через него.
Ошибки по такому сценарию:
- вначале за информацией идти к заказчику;
- не готовиться ко встречам со специалистами из команды, тратить их время;
- излишнее жесткое командование специалистами.
Рекомендации по итогу:
· Двигайтесь от общего к частному;
· Не читайте, а общайтесь;
· Спрашивайте, а не утверждайте;
· Чем больше итераций общения, тем лучше;
· Записывайте и делитесь с командой тем, что узнали;
· Идите к заказчику, если знаете позицию внутри команды;
· Спрашивайте, что вы забыли спросить или что вам дальше сделать;
· Составьте план работы – к кому пойдете, что спросите;
· Не бегите сразу делать то, что узнали или что попросили, составьте туду/бэклог и тд.