Многие специалисты по охране труда контролируют сразу несколько компаний. Кто-то на аутсорсе, кто-то работает в группе компаний.
Частая проблема при работе с несколькими компаниями - контроль версий документов. Например, мы добавили "политику в области охраны труда" в приказ по системе управления охраны труда, чтобы не получить штраф от дотошного инспектора. Решили добавить этот раздел в приказы по другим юрлицам, но забыли, что в одном юр. лице уже были правки, которые мы хотели тоже применить ко всем компаниям. Даже если вы никогда не ошибались в таких случаях, вам приходиться повторно проверять все документы. Я несколько раз краснел от того, что отдал на подпись приказ генеральному директору с другой фамилией или в приложении не поменял название компании.
Дополнительный хаос возникает, когда специалистов по охране труда несколько и каждый вносит ненужные правки, или наоборот - не вносит нужные в общие документы.
Выход один: сделать эталонные шаблоны документов с полями для заполнения названия компании, ФИО работников и других подобных сведений.
Я рассмотрел четыре варианта программного обеспечения. Кроме google docs, все представленные варианты — платные.
1C
Спросите у кадровика, смог бы он прожить без этого, ведь все приказы о приеме/переводе/отпуске оформляются автоматически. Выглядеть это будет примерно вот так:
Плюсы: создает шаблон, в который можно будет автоматически заполнять название юр. лица, ФИО генерального директора и остальные сведения из 1С.
Минусы:
- нужен платный доступ к 1С;
- нужен программист 1С, который сделает нужный шаблон.
Confluence
Удобно создавать шаблоны и работать с ними: задаем поля -переменные, и заполняем все поля для ввода. Используем одно и тоже поле в нескольких местах, чтобы заполнить их за один раз.
Плюсы: не нужны программисты, просто создавать шаблоны с полями для заполнения, сразу заполнять повторные поля. Поля выделены в документе и легко перемещаться между ними.
Минусы:
-нужен платный доступ к Confluence;
-после импорта документов из MS Word надо будет заново править разметку страницы, при этом меньше инструментов управления разметкой, что усложнит задачу.
MS Word
Можно добавить в меню инструмент "Разработчик" и создавать свои шаблоны в ворде. Это похоже на Confluence, только с привычной вёрсткой страницы . Однако как пользоваться переменными без навыков программирования я не разобрался. Выглядит вот так:
Плюсы: привычная работа в MS Word, достаточно освоить несколько настроек.
Минусы:
- все поля заполняем ручками, даже ̶е̶с̶л̶и̶ ̶у̶ ̶в̶а̶с̶ ̶ ̶̶̶л̶̶̶а̶̶̶п̶̶̶к̶̶̶и̶, если у вас одни и те же поля по три раза в документе используется.
- переход между полями без табуляции - приходится глазами искать поля для ввода.
- поля визуально выделены слабо, поэтому легко пропустить.
Google docs
Чтобы использовать переменные в шаблонах, установим дополнение Doc Variables (Дополнения => установить дополнения, ищем Doc Variables). Шаблон теперь будет выглядеть вот так:
Плюсы: Бесплатный и облачный сервис, не нужны программисты. Поля для заполнения выведены справа, поэтому трудно пропустить. Для наглядности можно выделить переменную цветом, чтобы было понятнее. Можно задавать значения по умолчанию. Импорт из MS Word проходит безболезненно.
Минусы:
- сохраняет документ в той же папке, что и шаблон. А хотелось бы шаблоны держать в отдельной папке, а готовые документы - в другой.
- может сохранить документ в папке с таким же названием и не спросит - заменить ли предыдущий, и не добавит "(1)" или "-копия", как мы привыкли в других сервисах.
Я решил остановиться на последнем варианте, так как мне он видится самым перспективным и универсальным. В следующей статье я расскажу, как я завёл шаблоны в google docs, с какими сложностями я столкнулся и как их решал.