Однажды мы создавали IT-систему для HR в одной крупной региональной клинике. В тот момент там работало 850 человек. Наша задача состояла в том, чтобы наладить систему опросов и сделать так, чтобы результаты были правдивыми и полезными для клиники, а сотрудники были максимально вовлечены в процесс заполнения анкет.
Процесс анкетирования в компании выглядел следующим образом. HR- специалисты
составляли анкету два раза. Первый раз — в Ворде, второй раз в Гугл-таблицах. Первую отправляли врачам, вторую распечатывали и отдавали младшему медицинскому персоналу.
HR-специалисты, тратили очень много времени на обработку анкет и сбор информации в единую базу. При этом ответы сотрудников были однотипными, да и в целом вовлеченность в процесс была низкой.
Мы пообщались с младшим персоналом, затем с врачами, потом с руководством и выяснили три основные причины низкой вовлеченности.
# НЕУДОБНО
«Анкета слишком длинная, а компьютер на всех один. В печатном же виде заполнять не удобно — просто нет времени. Приходится сидеть в конце рабочего дня или в перерыве и торопиться, потому что хочется домой,» — рассказала нам одна из медсестер.
Анкета действительно была слишком большой, поэтому простое желание HR опросить сотрудников превращалось в мучение для последних.
Канал информирования также был неудобным: информацию присылали в корпоративный чат, где не было части сотрудников. К тому же, у некоторых не было доступа к компьютеру в рабочее время, поэтому приходилось заполнять анкету по очереди.
# НЕУДОБНО — Вывод
Большую анкету лучше разбивать на маленькие части: не более 5-7 вопросов в блоке. Если анкета длинная, но количество вопросов нельзя уменьшить, нужно проводить анкетирование частями. Так сотрудники будут отвечать на вопросы более осознанно.
Идеальный вариант, когда опрашиваемый сам выбирает удобный канал коммуникации. Если у него нет доступа к корпоративному сайту или постоянного доступа к компьютеру, у него есть мобильный телефон с выходом в соцсети или мессенджеры. Опрос может проходить через чат-бота — это намного удобнее, к тому же это отчасти «легализует» соцсети на рабочем месте и демонстрирует доверие к персоналу.
Мы провели небольшой опрос и как выяснили, что многие медсестры пользуются Viber. Это безусловно повлияло на наш последующий выбор мессенджера для бота-опросника.