В Госдуму внесли законопроект о переходе финансовых организаций на электронный документооборот. Ожидается, что при его принятии компании смогут сократить издержки при работе с большим объёмом данных.
Законопроект предполагает, что сроки хранения бумажных документов могут быть сокращены до 1 года с момента создания электронной копии. Такой срок предложен в связи с возможными спорами по документам, которые могут возникать после совершённых сделок и операций.
Пока эти нововведения не будут распространяться на те документы, которые по закону должны храниться в бумажном виде в обязательном порядке. Список документов, разрешённых для перевода в электронный формат, правительство определит отдельно. Аналогичные полномочия по выработке требований получит Центробанк.
На практике возникают случаи, когда электронный документ, созданный в одном формате, необходимо преобразовать в другой формат. Законопроектом предусмотрено право проводить конвертацию с сохранением юридической значимости.
«Законопроектом предусматривается механизм создания электронных дубликатов документов. Такие дубликаты создаются путём сканирования или использования иных технических средств и при соблюдении установленного законодательством Российской Федерации порядка признаются равнозначными документам на бумажных носителях», — говорится в пояснении к документу.
Что это значит
Главное преимущество, на которое делают ставки инициаторы законопроекта, связано с «сокращением издержек финансовых организаций на хранение и обработку бумажных документов». Это может касаться ситуаций, когда, например, компания собирает с клиентов заполненные бланки о согласии на получение рекламных материалов, рассылок или обработку персональных данных. Создавать и использовать дубликаты также будет возможно при зарегистрированных письменных обращениях в госорганы или иные структуры.
Объём экономии в рублях на данном этапе не слишком очевиден, поэтому стоит рассматривать данный законопроект как небольшой шаг в сторону полной замены бумаги электронными аналогами, который может произойти в среднесрочной перспективе. Подобное «психологическое» решение государство пока принять не готово, но культивировать у бизнеса привычку — не надеяться только на устаревшие форматы — оно продолжает с завидной регулярность. Возможно, что в расчёте на безболезненный отказ от бумажных документов в будущем.