Как давно на Выксунском металлургическом заводе внедрили автоматизированную систему управления затратами? Что послужило толчком к этому решению?
В 2016 году мы начали работать над изменением подходов к управлению затратами. Основными предпосылками были фокус на повышении операционной эффективности компании, поиск путей оптимизации затрат и запуск трехлетнего цикла программы по снижению расходов. В том же году утвердили концепцию управления затратами на основе beyond budgeting (концепция, которая предполагает гибкие подходы к бюджетированию – прим. ред.) и activity-based costing (расчет себестоимости по видам деятельности – прим. ред.). На движение к отказу от традиционного бюджетирования, план-факт анализа и прочих общепринятых инструментов контроля повлияли и другие факторы. Например, необходимость гибкого управления затратами с учетом загрузки производства и усиления конкуренции.
Мы уже адаптировали операционные бизнес-процессы к изменению рыночной ситуации в части управления цепочками поставок и скользящего прогноза продаж и производства. Поэтому изменение бюджетного процесса стало логичным шагом.
В первом квартале 2018 года мы начали активно реализовать ИТ-проект. Система уже прошла опытно-промышленную эксплуатацию на цехах основного и вспомогательных производств. Сейчас мы готовим перевод системы в промышленную эксплуатацию.
На какие этапы делился этот проект? С какими сложностями вы сталкивались в процессе?
Проект формально разделили на четыре этапа: «Методология и прототип», «Реализация гибкого бюджета на пилотном цехе», «Тиражирование на все цехи», «Реализация скользящего прогноза и факторного анализа». Данная структура позволила нам гибко определять и реализовать требования к системе на протяжении всего проекта. При этом на каждом этапе мы получали готовый вариант продукта.
Мы столкнулись с типичными сложностями или, точнее сказать, особенностями проекта, который выполняют по гибкой методологии внедрения. В первую очередь, это управление требованиями и соблюдение компромисса между заказчиками и пользователями продукта, а также ограниченность ресурсов.
Для нас внедрение данного продукта не ограничено сроками проекта. Мы уже достигли положительного результата и сформировали правильную архитектуру решения. Но мы продолжим развитие системы согласно потребностям компании.
Какие выгоды дала вам новая система?
Во-первых, удалось снизить трудоемкость бюджетного процесса и высвободить ресурсы под приоритетные задачи. Во-вторых, новая система позволяет оперативно готовить сравнительный анализ затрат с разными базами: «факт-факт», «факт-норматив», различные периоды. Мы автоматизировали выделение управляемых факторов, которые влияют на затраты, а бизнес-подразделения стали ориентированы на работу с данными факторами. Помимо этого, повысилась оперативность формирования прогноза затрат. Также теперь мы принимаем решения по управлению ресурсами на основе скользящего прогноза на 18 месяцев.
Задать свои вопросы Павлу Звегинцеву и узнать больше об опыте Выксунского металлургического завода вы сможете на Четвертой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая состоится 4 апреля 2019 года в Москве.
Алиса Попова