С 2017 года предприниматели применяют онлайн-кассы, с помощью которых отчитываются в налоговую. Учет кассы в розничной торговле изменился и мы разобрались, как именно.
Ведение онлайн-кассы в розничной торговле
В начале смены кассир проверяет доступ кассы к интернету. Новые кассы подключают к интернету через сим-карту, по вай-фаю или по проводу. Если связи нет, кассовый аппарат записывает информацию на фискальный накопитель, когда появляется интернет — передает сведения оператору фискальных данных. Без онлайн-связи можно работать в труднодоступной местности с разрешения местной администрации. Остальные магазины могут работать без интернета до 30 дней, после этого касса блокируется.
До старта продаж кассир открывает смену в кассе и печатает пробные чеки, чтобы проверить исправность техники.
В течение смены продавец проводит покупки через кассу и выдает покупателям чек. По просьбе клиента, онлайн-касса отправляет на почту или в смс электронную версию чека.
До введения онлайн-касс в торговле кассиры делали зет-отчет в конце смены. Это специальный чек, на котором указано сколько денег выручил магазин, сколько вернул и сколько осталось в кассе. Бумажный чек подклеивали в тетрадь и хранили пять лет на случай проверки налоговой.
Новые кассы самостоятельно формируют и отправляют зет-отчет. Для этого достаточно закрыть смену в программе. Отчет показывает, что выручка оприходована. Срок оприходования розничной выручки из операционных касс — 24 часа. Это значит. что между тем, как кассир откроет смену, и сохранением отчета должно пройти не больше суток. Этот срок не привязан к графику работы магазина и продавцов.
Как работает онлайн-касса в розничной торговле
Современные кассовые аппараты, например, Атол, Эвотор и Модулькасса, работают с сенсорным экраном и под управлением операционной системы Андроид. На экране устройства кассир выбирает товары, которые нужно добавить в чек, выбирает способ оплаты, вводит данные покупателя, чтобы отправить электронный чек.
Касса печатает фискальный чек. В нем есть информация о покупке, данные продавца и кьюар-код со ссылкой на сайт оператора фискальных данных, где хранится электронная версия чека.
Кассовый аппарат автоматически шифрует и передает данные оператору. Налоговая может запросить сведения у оператора, чтобы сверить их с теми, которые владелец бизнеса указывает в декларации.