Делать закупки на предприятии с применением RFP (англ. «Request for proposal» - запрос предложений) – это цивилизованный способ определения поставщика на товары и услуги. Чем сложнее закупка, тем качественнее необходимо проводить процесс запроса предложений – RFP. Какие основные этапы проведения RFP? Какие вопросы задать потенциальному поставщику, чтобы не попасть на перекупщика с фирмой-однодневкой со всеми вытекающими проблемами? Как делать простой RFP? Постараемся подробно остановиться на этих вопросах в нашей статье.
Как построить RFP? Основные этапы.
Основные этапы RFP следующие:
- постановка целей RFP;
- разработка задания на услугу или описание;
- публикация и оповещение поставщиков;
- организация конкурентных переговоров;
- анализ ответов поставщиков.
Не требуется проводить полный цикл RFP перед каждой закупкой, допускается пропускать некоторые этапы. Иногда это происходит стихийно, например, нет времени для поиска поставщиков и запроса у них предложений, поэтому компании ограничиваются одним предложением и совершают закупку. Это риски для компании. Если вы планируете провести RFP очень быстро, то пропуская определенный этап, должны оценивать риски некачественной закупки, отсутствия гарантий поставщика.
Вижу цель…
Цели проведения RFP зависят от сложности закупаемого оборудования, товара, услуги. Например, при покупке оборудования с заданными характеристиками и стоимостью до 100 тыс. рублей у заказчика может быть цель собрать 3-4 коммерческих предложений, где главным образом фигурирует цена и сроки поставки товара, наличие на складе.
Формулировать цели можно по следующим ключевым признакам, например:
- по количеству коммерческих предложений;
- по качеству товара / квалификации участника;
- по цене товара / стоимости услуги.
Цель
Собрать 5-6 коммерческих предложений.
Определить поставщика для долгосрочного сотрудничества.
Выполнить маркетинговое исследование собственными силами.
Как достичь при проведении RFP?
Подготовить спецификацию, задание с описанием товара или услуги. Сделать рассылку 10-15 поставщикам.
Включить в RFP технические вопросы, на который должен ответить поставщик. Сделать рассылку крупным поставщикам.
RFP представляет собой спецификацию или задание. Сделать рассылку максимальному количеству поставщиков.
Резюме: от цели проведения RFP зависит содержание запроса и охват поставщиков.
Что включить в запрос или из чего состоит RFP?
Запрос коммерческих предложений (RFP) состоит из двух частей: обзор проекта и перечень вопросов к поставщику. Из обзорной части поставщик узнает о компании-заказчике, о проекте (если компания в поисках субподрядчика на определенный этап работ), об условиях RFP-процесса. Не стоит экономить время на детальной проработке этого раздела: чем качественнее он разработан, тем меньше вопросов вам задаст потенциальный участник RFP-процесса. Любая информация и вопросы, заданные в RFP, должны быть связаны с планируемым проектом или закупкой. Не следует спрашивать то, что в дальнейшем не повлияет на принятие решения.
Информация о компании включает в себя:
- краткую справка о компании: полное наименование, когда основана, сколько лет на рынке, число работников;
- местонахождение компании головного офиса и филиалов, представительства в других регионах (последнее, если это важно для условий поставки или реализации проекта);
- основные виды деятельности, обзор продукции, услуг (желательно с привязкой к проекту);
- выполненные проекты, ключевые клиенты;
- ключевые особенности компании;
- контактную информацию.
Информация о проекте:
- цели и задачи проекта;
- планируемый продукт, результат;
- объем работ;
- предполагаемое время начала и окончания проекта;
- планируемый бюджет.
Информация о процессе RFP:
- общие условия;
- цель проведения RFP;
- требования к предложению участника;
- критерии отбора.
Продолжение здесь "Как организовать RFP? Условия необходимые и достаточные. Часть 2."