Как научиться управлению проектами?

У нас нет однозначного ответа на этот вопрос, но долгое время мы пытались постичь мастерство проектного менеджмента через теорию, читая книги и проходя курсы. Основная польза курсов была в том, что мы на своем опыте убедились в бесполезности большинства из них и осознали, что нужно учиться на практических примерах. Абстрактные схемы и описания про глубокий смысл прямых и обратных связей в учебниках как минимум кажутся насмешкой, особенно когда тебя ставят руководителем ИТ-проекта, в котором ты разбираешься примерно так же, как в теории струн.

В итоге мы на личном опыте разбирались в тонкостях проектного менеджмента. Поначалу это было похоже на хаотичные метания, но путем проб и ошибок нам удалось выработать примерный список опорных точек:

1) План. Иногда хочется нырнуть в интересную задачу с головой, а потом уже подстраиваться под ситуацию, однако не стоит пренебрегать самым банальным и скучным этапом проекта – составлением плана этого самого проекта. Это могут быть наброски, образы предполагаемых действий, которые помогут достичь нужного результата. Самое главное, чтобы и вы, и ваша команда четко понимали, что от вас ждет руководство компании или заказчик проекта, и что вам для этого нужно делать.

2) Систематизация. Определившись с основными задачами, разбейте их на кластеры. Например, в реализованном ИТ-проекте были подгруппы задач, относящиеся к дизайну, настройке серверов, переносе данных и т.д. Контролировать блок задач проще, чем 20 маленьких задачек.

3) Зафиксируйте сроки и бюджет, а также определите контрольные точки – это самое главное! По нашему опыту, команда часто начинает ворчать и отказывается называть срок реализации. Участники проекта могут вам прочитать лекцию о том, как сложно спрогнозировать срок выполнения, потому что нужно учесть слишком много нюансов (да-да, рынок так быстро меняется, никакой agile уже не помогает, мы в огне, все в огне). В любом случае нужно понимать, какими функциями можно пожертвовать, чтобы сроки были соблюдены (о том, как отказываться от любимых штук ради проекта, можно почитать тут. Поэтому, если/когда дедлайны начнут проноситься мимо со скоростью света, у вас будет возможность быстро перестроиться и ускорить работу.

4) Назначьте ответственных. Помните, что в качестве руководителя проекта вы вовсе не обязаны делать все, вы не многорукая Шива (а жаль). Если проект небольшой, то большую часть контроля вы можете оставить за собой, но ваша команда должна уметь работать самостоятельно и нести ответственность за результат. Обозначьте возможные риски и санкции, которые ждут разгильдяев. Предварительно этот момент можно обсудить с руководством.

5) Визуализация. Самый простой способ визуализировать проект – это диаграмма Ганта. В любой версии Excel есть шаблон этой диаграммы, на которой удобно отметить задачи, сроки и ответственных. Фиксировать в режиме реального времени можно в сервисах, подобных Trello, но это уже зависит от предпочтений и количества участников.

6) Обновляйте статус. Собирайте команду на общие обсуждения раз в одну-две недели (периодичность легче определить в зависимости от сроков проекта), обсуждайте текущий статус, запрашивайте обратную связь и предлагайте помощь при необходимости. Команда должна чувствовать поддержку и собственную значимость. Иногда возможность просто попить кофе вместе стоит несколько сервисов удаленного планирования, правда, не в том случае, когда вы работаете из дома, а коллеги – в офисе в Казахстане.