В интервью CFO Russia Анастасия рассказала о внедрении информационных технологий в направлении логистических закупок ее компании.
Как давно в IDS BORJOMI RUSSIA используют информационные технологии в сфере логистических закупок?
Наша компания последовательно внедряет ИТ-решения в разных областях деятельности. Мы всегда ищем новые интересные продукты для автоматизации и управления процессами. Например, в направлении логистических закупок мы используем электронную торговую платформу (ЭТП) собственной разработки. Мы более шести лет применяем это решение для взаимодействия с поставщиками транспортных услуг.
Каковы были цели внедрения ИТ в данной сфере?
Рост нашей компании за последние несколько лет пропорционально отразился на объеме операций. Поэтому перед нами появилась потребность оценить потенциал развития текущих внутренних решений или перейти на внешние в сфере автоматизации для закупок логистических услуг и ежедневного обеспечения транспортными ресурсами. Нам важно, чтобы инструменты, которые применяют в закупках, давали оптимизацию и повышали эффективность. Также они должны обеспечивать прозрачность процессов как для укрепления доверительных отношений с партнерами, так и при работе с внутренними функциями. С ориентировкой на эти цели у нас возникла идея обратиться к разработчикам отраслевых решений для поиска лучших практик и их объединения с нашим опытом.
На какие этапы делилось внедрение ИТ-продукта в области логистических закупок в вашей компании?
После определения целей и общего анализа рынка отраслевых решений мы приступили к написанию технического задания для проведения тендера. Важно было найти технологию, которая максимально соответствует нашим потребностям и объединяет в себе уже реализованный в нашей компании функционал. Кроме того, в кейсе этого продукта должны быть инструменты для решения дополнительных задач. На этом этапе главным было вовремя остановиться в ходе генерации идей, чтобы не усложнить уже сложившийся процесс. Современные логистические ИТ-решения могут быть многофункциональными, но до искусственного интеллекта им еще далеко. Поэтому не стоит сразу пытаться вместить в одну систему несколько комплексных задач. Нам в этом случае помогла детальная оценка каждого функционала в техническом задании. Такой подход послужил хорошим фильтром. Мы задавали себе три вопроса: «Зачем нужна эта функция? На что она влияет? Что произойдет, если эта настройка будет отсутствовать?»
Далее мы перешли к проведению тендера, оценке поставщиков и выбору победителя.
После начался самый большой и значимый этап – совместная работа с партнером. Иными словами – внедрение продукта.
Отмечу, что в этой работе нет отдельно команд разработчика и заказчика. Есть одна большая команда, в которой такое разделение неважно. На мой взгляд, это самая трудоемкая часть проекта. Далее мы определили состав участников и назначили менеджера проекта. Его задачами были как контроль, так и выстраивание взаимодействия между командами. Было важно, чтобы все «горели» одной целью и идеей. Особое внимание необходимо уделять вовлечению функции логистики и поставщиков транспортных услуг как основных пользователей нового ИТ-решения. Этот подход помогает адаптироваться к новому интерфейсу и постепенно обучиться работать с настроенными инструментами. Что важно, это также позволяет внести дополнительные поправки в ТЗ.
И вот наступает долгожданный момент успешного запуска ИТ-продукта в работу и период его практического применения. Самое замечательное, что процесс мозгового штурма на этом не останавливается. Уже вовлечены все: партнер-разработчик, коллеги из других производственных компаний, поставщики транспортных услуг и внутренние функциональные подразделения. Идеи развития появляются постоянно. Я бы назвала это взаимным консалтингом.
Какой эффект ваша компания получила от применения этих технологий?
Мы смогли достичь своих целей. С помощью автоматических инструментов запуска торгов и распределения заявок мы сделали прозрачней ежедневное взаимодействие с поставщиками и внутри функций.
Благодаря настройкам системы сохраняется полная история любых операций. Это позволяет нам оценивать эффект от зашитых в алгоритм инструментов согласно внутренним процедурам по закупкам и транспортной логистике, в которых отражены стратегические цели компании.
Задать свои вопросы Анастасии Топориной и узнать больше об опыте IDS BORJOMI RUSSIA вы сможете на Конференции «Управление коммерческими закупками в промышленности», которая состоится 22 марта 2019 года в Москве.
Алиса Попова