Узнайте, как успевать больше и работать эффективнее, если правильно настроить свой календарь и придерживаться расписания.
Календарь менеджера — это основной инструмент для управления рабочим временем, задачами и организации совместных или индивидуальных встреч. Его можно полностью настроить под себя, добавив или убрав часть интерфейса и функциональности.
В Календаре видны все дела и взаимодействия для выбранного пользователя или подразделения:
- Мероприятия (встречи с клиентами);
- взаимодействия Интересов (работа по сделкам);
- контрольные точки проектов;
- маркетинговые кампании;
- документы Телемаркетинга.
Это можно задать в левой части Календаря:
Там же ставятся фильтры по тем параметрам, которые важны для работы и отображения в Календаре, а количество дней задаётся в самом верху. Таким образом менеджер может просматривать данные только по себе, а руководитель — ещё и по сотрудникам своего подразделения.
По умолчанию на рабочем столе отбор задан по пользователю, а в области отборов должен быть хотя бы один фильтр. Нельзя очистить все поля отборов одновременно.
Если пользователь создает Мероприятие и устанавливает в нем флажок «На весь день» (это значит, что можно выполнить в любое время в течение рабочего дня), то оно появится в области взаимодействий, запланированных на весь день. Ещё в этой области видны те задачи, у которых не указано время, а только дата. Она открывается по нажатию на «События на весь день» и видна только в разделах День или Неделя:
Настройки Календаря
По команде «Настройки» открывается форма общих настроек календаря:
Вкладка «Общие»
«Ограничить время с» — задаёт интервал времени, который будет виден на экране. Если вы начинаете все свои рабочие дела с 9 утра, нет смысла показывать для планирования 5 утра или 11 вечера. Бывают такие ситуации, когда нужно прийти пораньше или подольше задержаться на работе, поэтому обычно это время делают на пару часов больше, чем рабочее.
«Начало рабочего дня» — здесь указано рабочее время сотрудника.
Флажок «Использовать календарные графики» включает в календаре праздничные дни.
Самый нижний раздел позволяет настроить, насколько вы подробно хотите видеть в Календаре каждое событие. По умолчанию Календарь показывает только время и тему задачи.
Вкладка «Вид»
«Отображать цветом загруженность календаря» — показывает цветом, насколько плотно занят рабочий день сотрудника. Это позволяет с одного взгляда понять, насколько плотно расписана неделя, в какие дни лучше не планировать встречи с клиентами, а какие дни свободны для новых переговоров.
«Расположение шкалы времени» — помогает проанализировать загруженность нескольких работников. Вариант «По вертикали» удобен, если анализируется не более 10 участников. Вариант отображения «По горизонтали» более удобен в случае большого числа участников либо когда нужно найти промежуток времени, в котором все участники свободны. Это часто применяется при поиске свободной переговорной комнаты, или когда надо вместе поработать над решением общей задачи.
«Градация шкалы времени в расписании» — разбивает час на равные интервалы, обычно 15, 30 или 60 минут. Такая настройка пригодится тем, кому нужно подстроить плотность задач под рабочее расписание. Например, если у вас много коротких встреч, удобнее разбить час на отрезки по 15 минут.
«Количество дней в неделе» — отвечает за количество рабочих дней в неделе у конкретного сотрудника.
Режимы календаря
Список. В этом режиме Календарь показывает события в виде списка, друг за другом. Он особенно удобен для работы с клиентами и лидами по сделкам. Все взаимодействия с ними в списке группируются по дате:
День. Предназначен для показа расписания дел в определённый день. Событие, которое запланировано на весь день, отображается в верхней части Календаря:
Неделя. Режим отвечает за дела на всей неделе. Текущий день выделяется серым цветом, текущее время в этом дне — красной горизонтальной полосой:
Месяц. Показывает дела в этом месяце. Нужен, чтобы можно было сразу окинуть взглядом все дни и понять, как лучше спланировать оставшееся время по задачам и нагрузке:
Ресурсы. Этот режим помогает понять, когда будут заняты переговорные комнаты или конкретные сотрудники:
Период можно задать при помощи мыши, удерживая клавишу Shift, а группу дней по отдельности — мышью с нажатой клавишей Ctrl, поочередно выбирая дни.