Такой инструмент, как электронная папка гостя, не требует никаких вложений, это очень удобно для туристов, потому что далеко не все хотят иметь большое количество приложений на смартфоне. Папка гостя открывается и на стационарном компьютере, и на планшете. В папке гостя есть вся информация об отеле, сервисе, городе. Доступ к ней гость имеет постоянно. Этот инструмент оперативно реагирует на любые запросы гостей.
Идея создания папки Марии пришла два года назад, когда она организовывала сбор информации для ежедневного завтрака. Захарова увидела, что ведение папки в Excel крайне неудобно, постоянно допускаются ошибки, изменения не всегда фиксируются. Сотрудник, занимавшийся этой работой, тратил несколько часов своего времени, чтобы уточнить всю информацию.
Отметив нерациональное использование рабочего времени, Захарова начала собирать данные в специальной google-форме, в которой записывалась вся информация. Гостям сообщали, что заказывать завтрак можно таким образом.
При заселении гость заполнял анкету обычным образом, далее в номере по ссылке он мог выбрать любое блюдо и отослать его по мессенджеру. Также человек мог воспользоваться QR-кодом. Такие нововведения оказались востребованы, и вскоре все данные перенесли в электронный формат, даже сделали сайт, где была нужна информация о территории и отеле.
Помимо этого на сайте была форма для заказа завтрака, для “побудки”, гостям предлагалась ссылка для отзывов, а также ссылка на полезные сервисы.
Захарова после победы сделала ответственный шаг, сменила работу и переехала в Москву. В ее планах - дальнейшее профессиональное развитие, совершенствование электронной папки гостя, в которой каждому прибывшему будет направлено приветственное письмо с различными необходимыми инструкциями.
Объем папки будет расширяться, в нее внесут все необходимые рубрики, которые помогут сделать пребывание в отеле максимально удобным для каждого гостя.
Электронная папка помогла сократить время сбора данных, улучшить работу персонала.