Часто можно услышать: «В моем бизнесе невозможно делегировать то или это. Это требует невероятного уровня экспертности, которой обладают единицы. Таких людей не найти. А обучать — долго. Вот и приходится все делать самому».
Действительно, независимо от типа бизнеса, многие функции требуют высокого профессионализма. Ну например, чтобы принять заказ на грузоперевозку, нужно разбираться в типах кузова: для какого груза подойдет только рефрижератор, а для какого — автомобиль с открытым верхом. Нужно знать особенности перевозки грузов по маленьким точкам и по сетевым гипермаркетам и так далее.
Обычно все это знает логист, потому что он осуществляет контроль грузов на маршруте. Это его непосредственная работа. Пытаясь экономить свое время на обучении менеджеров по продажам, собственники небольших компаний заставляют логиста еще и продавать. Получается плохо.
Во-первых: снижается производительность труда. Логист либо продает. Либо контролирует маршрут. Делать и то и другое одновременно он не может. А значит, в компании возникает ситуация: заказов то густо, то пусто. Или ищет новых. Или обслуживает имеющихся.
Во-вторых: увеличивается риск увода клиентов. Как только этот логист уволится, он уведет с собой всех клиентов. Они ведь работали, фактически, только с ним. А не с сотрудниками компании.
Выходит, что невозможность делегирования и все возникающие риски — это токсичность, которую создал сам собственник, навесив на одного сотрудника целую группу функций.
Действительно сложно за короткий срок обучить новичка тому как контролировать водителей на маршруте, как искать новых клиентов, как их заинтересовывать и вести переговоры. Все это требует месяца, а то и двух. Без всяких гарантий, что конкретно этот новый сотрудник станет первоклассным логистом.
Но что, если разделить весь процесс на последовательные этапы и нанять сотрудников отдельно на каждый этап? Одного сотрудника на поиск новых клиентов. Другого — на переговоры с теми, кого нашел первый сотрудник. Третьего — на контроль маршрутов тех, с кем второй подписал договор.
Каждого из сотрудников нужно будет обучать втрое меньшему объему навыков. А значит — скорость обучения сократиться до 1-2 недель. Нам не нужно будет искать профессионалов. Нам нужно будет найти тех, кто хочет бесплатно обучиться и начать получать зарплату. Это вполне вписывается в рамки Экологичного бизнеса.
Чтобы упростить процесс обучения, вам необходимо определить чему обучить можно (а значит и можно это делегировать), а чему нельзя или очень затратно.
Принято выделять два типа процессов в любом бизнесе: повторяющиеся и случайные.
Повторяющиеся — это все то, что делаете вы или ваши сотрудники ежедневно в рамках своей работы в компании. Все повторяющиеся процессы очень похожи. А значит, их можно упаковать в инструкции, чтобы новые сотрудники учились по ним повторять то, что уже кто-то раньше делал.
Случайные — это задачи и процессы, которые возникают стихийно, от случая к случаю. И их сложно контролировать. Прорвало водопровод, случился пожар, внезапно посетила налоговая, совет директоров принял решение об открытии нового направления в бизнесе — все эти процессы носят случайный характер. Их невозможно описать в инструкциях. Да и не нужно. Ими должен заниматься топ-менеджмент компании и генеральный директор.
И вот вам простой рецепт, как понять, какие функции делегировать можно, а какие нет.
Какой бы сложной не была задача, которую вы делаете, если она повторяющаяся — значит это можно описать и делегировать. Дробите сложный процесс на части. Выделяйте отдельного сотрудника на каждую часть. Снабжайте его подробной инструкцией как действовать в рамках этого процесса.
Сами же займитесь случайными задачами в вашем бизнесе. Как вы уже догадались, их не так много и нагрузка, которую они создают, не высокая.
Кстати, процесс, который я вам описал — тоже повторяющийся. Его уже проделали участники 4 потоков курса «Точки роста», чтобы настроить процессы в своем бизнесе и выйти из рутины. Он выглядит как последовательный алгоритм, который вы можете освоить за 2,5 недели.
Подробности и регистрация по ссылке.