Любое претензионное или информационное письмо для контрагента должно иметь обязательные данные и особую структуру, соответствующую правилам делопроизводства. Конечно, если написать претензию в свободной форме это не будет критической ошибкой, но это может создать недопонимание между контрагентами из-за неточности изложенных данных.
Что обязательно указывается в претензии:
- полное наименование должника, номер организации, его юридический и фактический адрес;
- полное наименование, номер организации, юридический и фактический адреса, расчетный счет взыскателя. Дополнительно указываются номера телефоном для связи и электронная почта;
- суть претензии с указанием даты и номера договора по которому образовалась задолженность, номера счета и суммы долга;
- дата предъявления претензионного письма и подпись лица, подающего заявление;
Для грамотной формулировки претензии следует использовать следующую структуру изложения:
- указать какие договорные отношения существуют между должником и взыскателем;
- описать какая из услуг выполнялась взыскателем и какие документы были предоставлены для оплаты за выполненную услугу, а также указать документы, подтверждающее выполнение услуги (накладная, акт выполненных работ);
- дать ссылки на пункты договора, где указан срок и порядок оплаты за выполненную услугу;
- при наличии установленных договором штрафных процентов за просрочку платежа указать количество дней просрочки и рассчитать сумму процентов на дату написания претензии;
- вставить в претензию абзац с требованием об оплате образовавшейся задолженности с установлением крайнего срока поступления денежных средств;
- указать в самом конце претензионного письма меры, которые могут быть применены к должнику в случае пропуска крайнего срока оплаты.
Претензионное письмо всегда отправляйте по всем известным адресам должника заказным письмом, желательно с уведомлением (с трек номером). Квитанции об отправке письма обязательно сохраняйте, они могут пригодиться уже на стадии судебного процесса.
