Планирование времени – один из важнейших навыков в любом деле: бесцельно теряя часы, вряд ли можно рассчитывать на успех.
Дэн Кеннеди – успешный предприниматель, писатель, бизнес-консультант. Ниже – 10 его советов для грамотного планирования рабочего времени.
Приручите свой телефон
Телефон, скайп, электронная почта…
Все это легко может превратиться из надежного помощника в злейшего врага, воруя бесценные минуты.
Научитесь не отвлекаться на звонки и сообщения, если чем-то заняты. Не отвечайте на каждый из них, перезванивайте, когда вам удобно.
Приучите себя, что личное общение – в личное время: после работы или во время обеда. Рабочее же время только для рабочих звонков.
Минимум деловых встреч
Конечно, невозможно их совсем избегать. Но постарайтесь максимально сократить их число. Некоторые встречи вы можете проводить по видеосвязи, некоторые – доверить своим подчиненным.
А на тех встречах, которые вы вынуждены проводить – не теряйте время впустую на отвлеченные разговоры.
Будьте пунктуальны
Пунктуальность – показатель внутренней дисциплины, без которой невозможно взобраться на вершину успеха.
Кроме того, будучи предельно пунктуальны, вы вправе требовать того же от своих подчиненных и партнеров, требовать уважать ваше время. Пунктуальность – источник личного авторитета.
Составляйте списки дел
Вы, конечно, можете понадеяться на свою память. Но рано или поздно она вас обязательно подведет. И скорее всего – в самый неудачный момент, когда вы будете завалены важной работой.
Кроме того, стремясь удержать все в голове, вы снижаете свою эффективность – ваш мозг тратит часть своих ресурсов на это.
Направляйте все свои силы на службу личным целям
Множество людей не достигает успеха, не становится по-настоящему эффективными, потому что не имеют причин для этого.
По мнению Дэна Кеннеди: «эффективность – это осознанное и долговременное применение вашего времени, таланта, ума, ресурсов и возможностей таким способом, который дает измеримое приближение к вашим целям».
Чаще задавайтесь вопросом, приближают ли ваши действия к достижению ваших целей. Если «да», значит, вы все делаете верно.
Составляйте каталог событий
Возьмите 90 папок, каждые тридцать – один месяц, текущий и два месяца. Вкладывайте в папки факсы, письма, материалы в соответствии с тем днем, когда собираетесь встречаться с этими клиентами и заниматься этими делами.
Если вам не нравится бумажный вариант, может использовать одну из множества компьютерных программ.
Блокируйте время для важных дел
Возьмите календарь или откройте программу, и запишите важные дела и время для них. Чем ответственнее вы подойдете к этому занятию, тем меньше у вас останется незанятных дней и часов.
Но тем ниже риск, что вы позволите посторонним людям и событиям отвлекать вас от дел, и что вы не успеете сделать что-то действительно важное.
Сведите к минимуму незапланированные дела
Вы составили список дел, расписали время для самых важных. Но от этого будет мало пользы, если вы станете отвлекаться на вещи, которых нет в вашем плане.
Сведите к минимуму «внеплановые занятия». В идеале стоит расписать каждый день по получасу. Если четко ограничите временные рамки той или иной работы, вы будете гораздо эффективнее ее выполнять.
Используйте с пользой временные «обрезки»
Вы застряли в пробке? Стоите в длинной очереди в магазине? Вместо того чтобы тратить это время впустую, заодно заряжаясь негативом, извлеките из него пользу. Включите полезную аудиокнигу, курсы иностранного языка, веселое шоу… Старайтесь извлечь ту или иную пользу из каждой минуты.
Так же стоит держать под рукой диктофон или блокнот и карандаш, и тему для «мозгового штурма».
Подальше от толпы
Старайтесь выезжать на работу раньше или позже остальных, чтобы не стоять в длинной пробке. Не ходите за продуктами в пятницу вечером, когда в магазине толпы народа и очереди на кассах….
Так вы сбережете немало времени и нервов.