Почему одни компании пользуются современными системами и технологиями управления, а другие испытывают сложности с внедрением.
«А вот у нас не пошло»,- обычное начало рассказа, как проверенная технология управления не нашла применения в компании.
Примеры неудачных внедрений: системы CRM, проектного управления, долгосрочного планирования, управления по KPI и так далее.
Чего не хватает компаниям для внедрения? Начнем с начала.
➡️ 1. Получите ответ на вопрос: «Зачем это компании?»
Как обычно происходит:
🔸 Генеральный директор заинтересовался управленческой технологией, дал указание подготовить список поставщиков.
🔸 Финансовый директор побывал на конференции, где коллега красочно расписал преимущества системы, которую недавно внедрил у себя.
🔸 Поставщик-внедренец провел встречи со специалистами компании, выявил проблемы, сформировал предложение, которое, как кажется, решит проблемы компании.
Это примеры, когда системой / технологий управления заинтересовались. И начали изучать вопрос внедрения. Но этого недостаточно. Найдите ответы на следующие вопросы:
🔸 Подходит ли система или технология управления компании?
🔸 А с учетом отрасли?
🔸 А с учетом размера компании?
🔸 А с учетом уже имеющихся в компании систем и технологий управления?
🔸 А с учетом целей компании?
Распространенные ошибки:
🔸 Уже имеющаяся и хорошо работающая система заменяется на «современную и модную».
🔸 Выбирается система, которая не имеет отраслевой специализации. Примеры: банковская сфера, розничная торговля.
🔸 Выбирается система, внедрение которой приведет к коллапсу операционной деятельности департамента/отдела, ответственного за внедрение.
🔸 Выбирается система, которая удобна для текущего состояния компании, но будет бесполезна на следующим этапе развития компании.
➡️ 2. Сформируйте группу внедрения
Как обычно происходит:
🔸 Руководитель выделяет часть времени сотрудника, добавляя к обязанностям сотрудника работы по внедрению.
🔸 Генеральный директор поручает временно освободившемуся высококлассному специалисту «вести» внедрение.
Это примеры, когда внедрение отдается на самотек. Если задача не была поручена высокомотивированному сотруднику (мотивированному именно на внедрение), то проект будет провальным.
Подготовьте ответы на следующие вопросы:
🔸 Кто будет ответственным за внедрение?
🔸 Кто войдет в команду внедрения и в какой роли?
🔸 Какова мотивация (деньги, должность, строчка в резюме и так далее) для команды внедрения?
🔸 Стоит ли сотрудников освободить от обязанностей на время внедрения?
🔸 Стоит ли взять на работу опытных специалистов по внедрению?
Распространение ошибки:
🔸 Предусмотрена недостаточная мотивация для команды внедрения.
🔸 Сотрудник, ответственный за внедрение, не обладает организационными способностями.
🔸 Сотрудники команды внедрения, привлеченные на проект на частичную занятость, например, на 30% времени, имеют суммарное количество времени, превышающее 100%.
➡️ 3. Обеспечьте поддержку внедрения влиятельным руководителем верхнего уровня
Как обычно происходит:
🔸 Генеральный директор подписал приказ об образовании проектной команды и назначил ответственного.
Назначение руководителя проектной группы проекта - сильный шаг. Если выбор руководителя и команды проекта произведен с учетом способностей и потребностей сотрудников, то это половина успеха. Однако остается другая половина, которая зависит от помощи вовлеченных в проект подразделений компании.
Ищите ответы на следующие вопросы:
🔸 Кто из руководителей компании заинтересован в результатах проекта ведения?
🔸 Кто из заинтересованных в проекте руководителей сможет стать куратором проекта?
Распространенные ошибки:
🔸 Проект курирует «руководитель высшего звена», который не может договориться с другими руководителями.
🔸 Куратор проекта не имеет времени отслеживать ход проекта.
➡️ 4. Обеспечьте адаптацию и сопровождение системы управления
Как обычно происходит:
🔸 Сотрудники компании со временем меньше и меньше пользуются системой.
🔸 Сотрудники придумывают всевозможные «костыли», восполняющие недостатки системы.
🔸 Система управления - «красивый стенд», которым отчитываются при проверке и … забывают до следующей проверки.
Компания развивается. Меняются процессы, процедуры, потребности. Даже лучшую систему необходимо «подкручивать», подстраивать под нужды компании.
Задайте следующие вопросы:
🔸 Какой будет процедура по внесению изменений?
🔸 Кто будет нести персональную ответственность по отбору изменений и внесению изменений в систему?
🔸 Какой будет процедура донесения изменений до сотрудников?
Распространенные ошибки:
🔸 Руководители подразделений не знают о возможности изменения системы.
🔸 Сложная / длительная процедура согласования изменений.
🔸 Не проводится работа по переводу вспомогательных систем («костылей») в рамки основной системы.
➡️ 5. Внедрять систему или технологию управления собственными силами или с приглашением сторонних специалистов?
Представьте анекдотическую ситуацию: «могу копать, могу не копать».
Штыковая лопата. Что может быть проще? Попробуйте немного повернуть лопату. Сразу станет сложнее копать. Еще немного повернуть в сторону - трудно вогнать лопату в землю и невозможно бросать лопатой землю, земля будет соскальзывать. Это пример работы с помощью простого инструмента.
При внедрении системы управления нюансов и узких моментов не сопоставимо больше.
Если потратите время и деньги на подготовку специалистов внутри компании, смело внедряйте.
В другом случае - проанализируйте предложения подрядчиков.
Удачных внедрений!