Часть 2. Формирование организационной структуры
Мария Кобзаренко, заместитель директора Департамента проектного управления ХМАО-Югры – начальника организационно-правового управления, в рамках распространения лучших практик проектного управления.
Формирование организационной структуры
В процессе внедрения проекта мы создали организационную структуру, состоящую из двух уровней: регионального и муниципального.
Региональный уровень
Уровень региона представляет Проектный комитет - координационно-совещательный орган, в который входят все члены правительства и который возглавляется Губернатором. Заседания комитета проходят регулярно, ежемесячно, вся информация о заседаниях выкладывается на сайте департамента проектного управления. Во время заседаний проектного комитета оценивается ход реализации проектов; рассматриваются вопросы, связанные с развитием проектного управления в регионе; осуществляется взаимодействие с муниципальными проектными комитетами. Таким образом, проектный комитет представляет собой живую площадку, позволяющую участникам проектной деятельности в сжатом виде представлять результаты проделанной за месяц работы, а высшим лицам региона – принимать согласованные решения, давать свои рекомендации, высказывать мнения относительно внедрения проектного управления в регионе.
Также уровень региона представляет департамент проектного управления (центральный региональный проектный офис). Департамент проектного управления – это постоянно существующий орган власти, самостоятельная структура в составе правительства региона. Мы осуществляем поддержку проектного управления, координируем работу участников проектной деятельности, помогаем участникам планировать проекты, налаживать межведомственное взаимодействие, осуществлять мониторинг проектов. Наша главная функция – регулярный анализ хода реализации проектов, оценка корректности прогнозов, достоверности фактической информации по проектам, формирование понятных отчетов для руководства. Кроме того, департамент аккумулирует всю информацию по приоритетным национальным проектам, которые реализуются на территории региона.
Помимо центрального проектного офиса, в регионе действуют функциональные проектные офисы: в каждом из пяти департаментов (департамент образования, департамент здравоохранения, департамент строительства, департамент экономики, департамент жилищно-коммунального комплекса) выделено подразделение, на которое возложены функции проектного офиса. Эти функциональные проектные офисы продолжают работу центрального проектного офиса в своей сфере, и выделяют администраторов для работы на конкретных проектах. Такая организация позволила нам существенно сузить круг проектного персонала и наладить очень тесное сотрудничество с возможными администраторами проектов. Благодаря этому мы можем не только развивать и накапливать компетенции, но и использовать в проектной деятельности весь багаж знаний, накопленный на предыдущих проектах.
Муниципальный уровень
Регион составляют 22 муниципальных образования, которые в нашей организационной структуре представлены муниципальными проектными комитетами и муниципальными проектными офисами. Таким образом, организационная структура на муниципальном уровне зеркально отражает структуру регионального уровня.
Муниципальные проектные комитеты представляют собой координационно-совещательные органы и возглавляются главами муниципалитетов. Заседания проектных комитетов проходят регулярно, на них рассматриваются верхнеуровневые вопросы и принимаются ключевые решения.
Вторая составляющая организационной структуры муниципального уровня – проектные офисы при администрациях муниципальных образований. Муниципалитеты подошли к организации проектных офисов по-разному, в зависимости от их финансовых и кадровых возможностей: где-то были созданы самостоятельные подразделения, а где-то – временные ролевые структуры из представителей разных отделов администрации. Мы, департамент проектного управления, обычно даем свои рекомендации относительно организации муниципальных проектных офисов. Мы не можем предъявлять жестких требований, но всегда обращаем внимание на то, что постоянные самостоятельные подразделения являются более жизнеспособными и эффективными, чем временные ролевые структуры. Поскольку проектный офис должен осуществлять постоянную и стабильную поддержку проектов, оказывать текущую помощь в принятии решений по проектам, на постоянной основе взаимодействовать с участниками проектной деятельности, временная структура, участники которой не сидят в одном кабинете и не являются взаимозаменяемыми, будет работать гораздо менее эффективно.
Этапы развития системы
· Создан департамент проектного управления
· Создана нормативная база по проектному управлению
· Внедрена информационная система управления проектами и портфелями, адаптированная под процессы и методологию департамента проектного управления ХМАО, на базе программы ПМ ФОРСАЙТ
· Обучены около 1500 сотрудников госорганов и муниципальных образований, большая часть – силами проектного офиса
· 1 место на конкурсе «Проектный Олимп» в номинации Системы управления проектной деятельностью организации, 2 место в номинации Организация и деятельность проектных офисов
· Внедрение портфельного управления, которое совпало с запуском федеральных приоритетных проектов и целевых моделей
Все планируемые к использованию технологии сначала мы опробовали на пилотных проектах или в пилотных муниципальных образованиях – такой принцип позволяет в кратчайшие сроки увидеть конкретные результаты, не затрачивая на это больших ресурсов. Практика использования пилотных проектов оказалась успешной, и мы в настоящее время рекомендуем ее муниципалитетам.
В следующей части: Выводы по результатам внедрения.