Многие руководители не любят проводить собрания. Я их тоже не люблю. Но провожу. Потому что это один из самых эффективных способов донести важную информацию до подчиненных.
Нелюбовь руководителей к этому инструменту управления приводит к тому, что собрания проводятся неэффективно и, зачастую превращаются в базар и бесполезную трату времени. У нас в компании тоже так было, пока мы не ввели классификацию совещаний и не описали четко правила их проведения.
Начнем с общих моментов.
Собрания должны:
1. Проводиться регулярно.
2. Иметь четкую цель.
3. Быть подготовлены. Подгтовка собрания - это важнейший этап, который игнорируют многие руководители. Подробно об этом этапе я рассказываю в рамках консультаций.
4. Иметь регламент и распределение ответственнстей (кто ведет собрание, кто ведет протокол и т.д.)
5. Иметь четкие ограничения по времени проведения.
6. Содержать качественную обратную связь. Здесь напомню о золотм правиле - хвалить сотрудника нужно при всем коллективе, а ругать или критиковать только в рамках индивидуальной беседы.
По итогам проведения собрания составляется протокол со всей важно информацией, а также с решениями, сроками и ответственными. Этот протокол рассылается всем участникам.
Перед тем, как приступить к типам и видам совещаний, хочу сказать:
1. Не надо проводить собрания ради собраний. Если не можете сформулировать цель этого мероприятия - не проводите. Если не видите смысла в этом инструменте - не проводите.
2. Я опишу разные виды и типы собраний. Необязательно использовать их все. И не все они подойдут к вашему типу бизнеса. Вы можете выбрать то, что вам больше подойдет или скомбинировать из нескольких описанных видов один.
3. Проведение совещания - это, фактически, публичное выступление перед людьми, требующее определенных ораторских навыков. Учитесь четко формулировать и грамотно излагать свои мысли, чтобы получалось доносить их до подчиненных.
4. Не перегибайте палку с количеством собраний. Ваши сотрудники должны успевать выполнять текущую работу. В рамках консультаций я помогаю составить необходимый для конкретного руководителя перечень видов и график совещаний для эффективной работы с персоналом.
Продолжение в следующем посте.