Встречайте 6 механизмов, которые показывают, как мы управляем нашим рабочим временем. Их знания помогут вам лучше организовать свой день и, как следствие, добиться лучших результатов.
1. Для того, чтобы эффективно и быстро выполнять определенную задачу, необходим соответствующий уровень фокусировки. Любые возникающие отвлекающие факторы (например, уведомление по телефону или вопрос от коллеги) могут продлить время выполнения возложенной на нас обязанности. Предполагается, что потеря эффективности, вызванная возвратом к задаче и необходимостью сосредоточить внимание, может достигать даже 30% общего времени работы.
Что ты можешь сделать? Лучше всего устранить все отвлекающие факторы. Сообщите своим друзьям или коллегам, что вы работаете в течение определенного времени и не хотите, чтобы вас прерывали. Также отключите уведомления на телефоне, выйдите из Facebook и других социальных сетей.
2. Мы посвящаем все время заданию.
Вы помните ситуации из или работы, когда у вас была неделя для выполнения задания. Когда была начата работа? Возможно, вы думали об этой задаче целую неделю, но вы позаботились об этом за день до конечной даты доставки материала. Это неудивительно - согласно закону Паркинсона, наша работа расширяется, чтобы заполнить все доступное время для ее выполнения.
Что ты можешь сделать? Закон Паркинсона может работать и наоборот. Если вы устанавливаете более короткие сроки выполнения задания (вместо недели вы планируете сделать работу в течение 2 дней), есть большая вероятность, что вам хватит столько времени. Во время работы вы также сосредоточитесь на наиболее важных элементах проекта и устраните отвлекающие факторы.
3. Качественная работа приносит лучшие результаты, чем долгая.
Вы наверняка слышали об известном убеждении, что большой объем работы гарантирует высокую прибыль. Такое мышление не всегда приносит лучшие результаты. Согласно принципу Пареты, только 20% наиболее важных проектов могут быть направлены на достижение целых 80% результатов. Легко видеть, что для достижения успеха качество выполняемой работы важнее ее количества.
Что ты можешь сделать? В начале каждого месяца, недели или дня просмотрите все задачи, запланированные на данный период, и выберите те, которые являются наиболее важными и приносят наибольшую пользу. Просто дайте им больше времени и энергии.
4. Для выполнения наиболее важной задачи дня требуется чуть менее 2 часов.
Правило 96 было разработано на основе принципа Пареты, в котором указывалось бы, сколько времени мы должны посвятить в течение 8-часового рабочего дня реализации наиболее важного проекта. Это ровно 96 минут непрерывной работы - без отвлекающих действий, таких как проверка почтового ящика или ответы на телефонные звонки.
Что ты можешь сделать? Если вам нужно выполнить очень важную задачу в определенный день, запланируйте менее двух часов на ее выполнение. Лучше всего утром, когда вы можете быть уверены, что вас не отвлекут.
5. Наиболее эффективным временем является утро и вечер.
Ежедневная эффективность - это колебания энергии и уровня концентрации, которые проявляются в течение дня у каждого человека. Эти изменения лучше всего иллюстрируются кривой производительности. Согласно графику, мы наиболее продуктивны до полудня, то есть с 8:00 до 11:00, затем уровень энергии снова падает, и поднимается ближе к вечеру, обычно после 15:00. Это все индивидуально и стоит наблюдать за своим телом, чтобы соответствовать кривой производительности для себя.
Что ты можешь сделать? Самые важные задачи выполняются утром - тогда ваш уровень концентрации, энергии и мотивации самый высокий. В середине дня позаботьтесь о своих ежедневных обязанностях, которые требуют меньше обязательств. За 2 часа до окончания работы вернитесь, если необходимо, к наиболее важным задачам или запланируйте работу на следующий день.
6. Планирование каждой минуты не работает.
Независимо от того, насколько хорошо вы спланируете свои действия, всегда могут быть какие-то непредвиденные задачи, неожиданные гости или что-то, что ранее ускользнуло от вашего внимания. Это учитывается в правиле планирования времени 60:40, согласно которому мы должны посвятить только 60% доступного времени запланированным действиям. Остальные 40% - это все неожиданные или спонтанные действия.
Что ты можешь сделать? При планировании задач на определенную неделю оцените, сколько времени вам нужно для выполнения отдельных задач, и распределите их по доступным рабочим дням. Помните, что если вы работаете 8 часов, в соответствии с правилом 60:40 у вас есть менее 5 часов, которые вы можете использовать для запланированных дел.