Продолжение поста «Практикум работы в облаке».
В нем я рассказывал о практике использования связки Outlook, Google Calendar и Todoist для организации собственной работы в едином личном пространстве. Однако ключевой проблемой в удаленной работе являются не самоуправление и самоорганизация сотрудника, а контроль его работы. Возможно тяжесть проблемы преувеличена руководством, потому что очень часто и контроль персонала, работающего в офисе не гарантирует его эффективности, концентрации и продуктивности. Но очевидно, что необходимость в таком контроле при удаленной работе возрастает.
Проблема контроля при удаленной работе – многогранная. Сам работник должен быть уверен, что он будет работать эффективно, а не сачковать. В этом же должен быть уверен и руководитель. Уверенность нужна и сотрудникам, работа которых зависит от результатов «удаленца». И наконец в случае, когда в офисе несколько сотрудников, желающих работать удаленно или по гибкому графику проблема обостряется тем что руководитель должен дать кому-то возможность, в которой откажет другому (частый случай).
Мне нужен был инструмент самоконтроля, причем такой который я мог бы предъявить руководству, чтобы разрешение мне гибкого графика не выглядело очередной отжатой мной плюшкой, а шло «от чистого сердца».
Погуглив проблему я нашел целую кучу инструментов для такого контроля с общим названием «трекеры». Покопавшись выбрал себе Toggl - бесплатный, работающий на всех платформах и интегрируемый с моим списком проектов и задач в Todoist.
Toggl
Вот так выглядит окно моего трекера прямо сейчас, когда я это пишу.
Верхняя строка – таймер, показывающий название задачи над которой я работаю.
Из полезностей в Toggl имеется встроенный Pomodoro Timer (таймер, который невозможно поставить в паузу), измеряющий 25 минут непрерывной работы над задачей, выдающей оповещения из трея, когда этот отрезок закончится с предложением продолжить работу над той же задачей, или выбрать другую, или сделать перерыв.
Интеграция Toggl и Todoist
Запустить таймер можно прямо из Toggl. Но вести там для этого еще один список задач сильно неудобно, двоиться ничего не должно.
Поэтому я запускаю таймер прямо из списка задач Todoist. Вот так.
За этим и нужна интеграция между ними. Есть и минус, интеграция эта работает только между веб-клиентами Toggl и Todoist. Поэтому при мобильной работе на планшете приходится выкручиваться. Но у меня длительная мобильная работа бывает нечасто – только в поездах и аэропортах. Я ей в учете пренебрегаю.
Еще в Toggl есть дэшборд, отчеты и прочие плюшки из которых я пользуюсь только отчетами.
Вот такое приходит автоматически еженедельно на почту.
Можно получать и ежедневно. Мне это полезно в первую очередь для самоконтроля моего рабочего времени и аналитики сколько времени на какую работу ушло. Для реальных фрилансеров там есть разные фичи вроде выставления счета по потраченному времени.
Я отчитываюсь еженедельно по результатам, а не затратам времени. Для этого я использую отчет Todoist по выполненным задачам. Вот так это выглядит.
Для того чтобы не держать сотрудников, зависящих от меня, я использую теги имен в Todoist, привязывая к задачам имена тех, кто ждет от меня их результатов.
Некоторые технические трудности, не мешающие работать, но мешающие наслаждаться этой связкой – отсутствие интеграции на мобильных платформах, линейный список задач в Toggl (не поддерживается исходная связь задачи с проектом).
Все перечисленные здесь инструменты имеют и корпоративную функциональность, позволяющую контролировать работу в группе всех сотрудников, удаленных и не удаленных.
Выводы для руководителей
Последний на сегодня аспект – как руководителю внедрять гибкие графики и удаленную работу в команде. Вот возможная последовательность шагов.
1. Внедрить это на одном единственном сотруднике на пилотный срок и убедиться что контроль обеспечен и производительность не падает
2. Желающим перейти на гибкий график сообщать что использование всех этих инструментов обязательно, без них нет и гибкого графика.
3. Публиковать в группе ежедневные или еженедельные отчеты из тайм-трекера, чтобы рабочая нагрузка была публичной.
Последнее на самом деле самое действенное – руководителю может и некогда будет детально ковыряться в тайм-шитах всех своих людей, но это охотно сделают остальные сотрудники и доложат руководителю о замеченных косяках и мухлеже из лучших побуждений ))). Про это у нас был пост о древнерусской холократии.
Читаю сейчас книжку о «мотивации 3.0», с выводами и рекомендациям ознакомлю в одном из следующих постов.
Copiright (c) Сергей Курьянов Дивный новый цифровой мир