На любого человека, впервые устроившегося на работу оформляется трудовая книжка. В настоящее время она заводится только на бумажном носителе, однако, законодатели обсуждают возможность перевода этого документа в электронный вид. Это связано с тем, что данные о стаже и занятости дублируются сведениями, направляемыми нанимателями в ПФР и налоговые органы и, соответственно, трудовая книжка перестала быть единственным доказательством, подтверждающим трудовую деятельность.
Вместе с тем, электронные базы данных подвержены большему количеству угроз, чем бумажный носитель. Банальный сбой в работе оборудования может привести к тому, что сведения о трудовой деятельности наемного работника будут утрачены полностью или частично. Создание надежной электронной базы трудовых книжек требует больших затрат, в том числе и финансовых. Не решен вопрос и о передаче документа в электронном виде, уходящему из компании сотруднику (как того требует законодательство).
Бумажные бланки трудовых книжек, как чистые, так и заполненные, относятся к документам строго учета. Это накладывает на руководство компании повышенную ответственность за их сохранность. Для их хранения необходимо создавать определенные условия, исключающие свободный доступ и порчу. Например, помещение оборудуют сейфами или железными шкафами, закрывающимися на ключ и назначают работника, ответственного за хранение и ведение трудовых книжек.
Работнику, на чье имя оформлен этот документ, он может быть передан только в случае расторжения трудовых отношений. Если по каким-либо причинам такое действие осуществить невозможно, то книжка хранится на предприятии, с последующей передачей в архив.
Если произошла порча или утрата этого документа, то он заменяется дубликатом, а каждый такой случай требует тщательного расследования. При массовой потере или повреждении трудовых книжек необходимо информировать соответствующие органы власти.
Особое внимание уделяется порядку хранения и ведения трудовых книжек, при проведении контрольных мероприятий, гос. Органами, ответственными за соблюдение трудового законодательства. В случае первичного нарушения, проверяющие выдадут рекомендации по устранению нарушений. При их игнорировании либо повторности нарушения, нанимателя ждут штрафные санкции.
Поддержите развитие нашего канала Яндекс.Дзен лайком (палец вверх – слева) и подпиской. Это поможет нам публиковать больше интересных материалов. Также вы сможете оперативно узнавать о новых публикациях.