Прогресс не стоит на месте и электронный документооборот получает все большее распространение. Одним из документов, бумажный бланк которого, в скором времени планируют заменить цифровым аналогом, является трудовая книжка.
С момента своего появления и до недавнего времени трудовая книжка являлась по своей сути единственным документом, подтверждающим стаж работы. На ее основе рассчитывались пенсионные выплаты, различные льготы и компенсации за вредные условия труда.
Вместе с тем, вопрос о ее отмене либо замене другим документом (например, трудовым соглашением), обсуждался постоянно. В настоящее время наниматели подают несколько отчетов в налоговое ведомство и пенсионный фонд (в том числе и в электронном виде), в которых подтверждают уровень зарплаты и отработанный каждым сотрудником стаж.
Процедуры ведения, хранения и передачи трудовых книжек на бумажном носителе строго регламентированы и часто становятся объектом пристального внимания контролирующих органов. Бланки этого документа подлежат строгому учету, а руководитель компании несет за них персональную ответственность.
Это приводит не только к потерям времени на осуществление надлежащего учета, заполнения «от руки» трудовых книжек сотрудников фирмы, но и к финансовым затратам на создание специальных условий для их хранения.
С учетом этих недостатков ведения электронного учета и документооборота по трудовым книжкам выглядит привлекательнее. Но и цифровизация сведений о профессиональном стаже наемных работников сопряжена с рядом проблемных моментов.
Во-первых, фактически нет законодательной базы, регламентирующей электронный оборот трудовых книжек. На ее создание, начиная от федеральных нормативных актов и заканчивая локальными документами, регулирующими внутрифирменную сферу уйдет немало времени. Сейчас по поручению главы Правительства РФ готовится проект постановления о трудовых книжках в электронном виде. Ввод этой системы в эксплуатацию запланирован на 2020 год.
Во-вторых, единая информационная база трудовой деятельности граждан будет содержать персональные сведения, что требует повышенных мер безопасности и защиты от несанкционированного доступа. В связи с этим могут возникнуть сложности при переходе работника из одной компании в другую. Ведь новый наниматель до момента заключения трудового договора может узнать об опыте работы и квалификации только из резюме кандидатов.
В-третьих, оцифровка массива данных из бумажных трудовых книжек также требует длительного времени и больших затрат. Кроме того, интернет есть не во всех частях страны. Отдаленные районы и селения будут вынуждены вести кадровый учет на бумажных носителях. Возможно, что выбор бумажного или цифрового вариантов ведения трудовых книжек оставят на усмотрение нанимателя и работника.
Подготовка законодательного фундамента для ведения электронного оборота трудовых книжек и создание единой информационной базы потребует и определенных бюджетных расходов. Вероятно, в 2019 году систему апробируют на одном или нескольких российских регионов. По итогам эксперимента и будет принято окончательное решение о введении электронного аналога современных трудовых книжек.
Поддержите развитие нашего канала Яндекс.Дзен лайком (палец вверх – слева) и подпиской. Это поможет нам публиковать больше интересных материалов. Также вы сможете оперативно узнавать о новых публикациях.