Как бренд одежды, которую носит Бузова и Ивлеева, внедрил процессный подход в компании и автоматизировал ключевые бизнес-процессы - от бухгалтерии и отдела кадров до маркетинга и IT.
О том, чем занимается «СВЯТАЯ» и как Neaktor помогает в организации бизнес-процессов, рассказала представитель компании Наталья Искандарова.
О компании
Марка СВЯТАЯ была основана в 2013 году в Казани фотографом Рустемом Гариповым и стилистом Региной Сафиной. ДНК марки ― это базовая минималистичная одежда на каждый день. Все изделия отшиваются на собственном производстве в России.
Бренд пришелся по вкусу не только обычным людям, но и знаменитостям. Например, одежду бренда выбирают Ольга Бузова и Настя Ивлеева.
Есть свой интернет-магазин с доставкой по всему миру. Еженедельно из него отправляется не менее 150 заказов в другие города России, в США и страны Европы. Параллельно открываются розничные магазины и запускаются новые линии бренда.
За последние два года команда бренда увеличилась на 25 человек. На сегодняшний день в нашей компании работает уже 83 человека.
СВЯТАЯ становится все заметнее на рынке. В общем, мы с оптимизмом смотрим в будущее, но нужно понимать, что со всем этим хозяйством конечно же нужно уметь управляться. Как нельзя кстати под наши задачи подошел именно Neaktor.
Как было раньше
Мы использовали приложение Wunderlist в качестве таск-менеджера. Пока штат был маленький, нас все полностью устраивало. С ростом компании работа начала перерастать в «хаос». Не отслеживалось время выполнения простых задач, процессы приходилось разбивать на множество мелких задач и терялась общая картина работы.
Технологический конфликт перерастал в межличностный. И так в каждом отделе.
Для корректной работы бюджетирования по отделам, например, в задаче на оплату счета обязательно нужно было прописать проект и статью затрат. Это не сложно, но все постоянно забывали это сделать и бухгалтерии приходилось ходить за сотрудниками, требуя предоставить информацию. Мы спотыкались об это каждый день, простой технологический конфликт перерастал в межличностный. И так в каждом отделе.
Всю информацию по задаче нужно было искать в комментариях. Когда мы начали прописывать бизнес-процессы, стало очевидно, что Wunderlist мы переросли и нужно организовать работу офиса и производства в более серьезной системе.
Выбор системы
Главной задачей компании, которую мы хотели решить с помощью системы управления бизнесом, была автоматизация рутинных процессов.
Мы привыкли настраивать все сами, у нас всегда много идей по оптимизации нашей работы. Нам была важна модульность. Мы протестировали множество CRM-систем, но все они были либо нацелены на продажи, либо в них не хватало функционала, к которому мы привыкли или который хотели внедрить. Мы активно использовали сервисы Яндекса: корпоративную почту, оргсхему, календари, базу знаний и корпоративный чат. Яндекс разработал и таск-менеджер, но для наших коллег он оказался сложным.
Когда я увидела возможности Neaktor — сразу стало понятно — это наше.
Писать CRM «под себя» долго и дорого. Когда я увидела возможности Neaktor — сразу стало понятно — это наше. Неактор решает все необходимые вопросы: простая постановка задач, возможность настройки полей в задаче для каждого конкретного случая.
Раньше мы рисовали графические схемы бизнес-процессов, добавляли их в базу знаний. Конечно же, не каждый сотрудник туда заглядывал. Мы начали распечатывать их и развешивать на доски — это тоже не привело к четкому выполнению процессов. Неактор решил эту проблему, сейчас физически невозможно выполнить задачу в обход установленных регламентов.
Какие процессы автоматизировали в первую очередь
Внедрение Неактора мы осуществляем поэтапно, начиная с самых проблемных процессов.
Бухгалтерия и отдел кадров
Бухгалтерию подключили на следующий же день. Настройка процессов очень простая, есть множество готовых процессов, адаптация их под себя занимает не более 15 минут.
Следом внедрили в Неактор отдел HR и кадровую службу. Все заявления на отпуск, обходные листы, больничные - все через Неактор. Сотрудникам понятно, что делать, какие документы подготовить. Так нелюбимые всеми действия проходят легко и быстро.
IT-отдел
IT-отдел, в котором я работаю, превратили в техподдержку для сотрудников. Раньше к нам постоянно приходили коллеги со словами: «все сломалось, ничего не работает». Та самая история, когда принтер не включен в розетку. Сейчас во время описания проблемы (постановки задачи в наш отдел) коллеги заполняют необходимые поля и часто уже на этом этапе сами решают мелкие инциденты.
Также была актуальна проблема с отсутствием четких ТЗ для реализации. Приходилось либо подходить к автору задачи и долго выяснять потребности, либо реализовывать на свое усмотрение и переделывать потом по несколько раз ту или иную форму на сайте интернет-магазина.
Отдел маркетинга
Очевидна оптимизация работы отдела маркетинга. Работа по каждой акции ведется из одной основной задачи, по которой маркетолог выставляет подзадачи копирайтеру, графическому дизайнеру, продюсеру съемок, контент-менеджеру и всем остальным.
Раньше эти задачи ставились отдельно, трудно было собрать все материалы вместе. Бывало, забывали что-то и приходилось придумывать на ходу. После проведения акции задача автоматически проходит по всем директорам розничных магазинов и собирает отчеты по продажам.
Закупки и производство
Основная работа по внедрению Neaktor сейчас ведется на производстве. Мы прописали процессы от создания изделия до приемки партии на склад готовой продукции, включая закупку тканей, фурнитуры, расходников.
Раньше не было связи заказов на закупку и счетов на оплату, а сейчас все задачи связаны и руководителю легко проследить каждую оплату отдела закупок.
Для каждой группы сотрудников и каждого этапа я обязательно настраиваю возможность/запрет редактировать те или иные поля. «Защита от дурака» реализуется очень легко. В подсказки к статусам задачи прописываю регламенты работы, что конкретно нужно сделать, на кого дальше перевести задачу. Руководителю не нужно объяснять каждый этап, подходить лично после каждого изменения статуса работы.
В итоге
С Neaktor мы легко внедрили системный процессный подход в работу всей компании. Свелось на нет очень много конфликтов между коллегами. Всем участникам команды видна статистика по задачам, узкие места процессов. Коллеги видят процесс целиком, понимают, как его оптимизировать и предлагают идеи по их дальнейшему улучшению.
