Стратегическая сессия — это форма групповой работы управленческой команды организации, направленная на совместную разработку стратегически значимых решений организации. Несмотря на общие законы развития организаций, управляются они совершенно разными людьми. Всегда задачу поведения стратегической сессии нужно персонифицировать и учитывать множество факторов. Каждая компания уникальна, не может быть универсальной инструкции. Но могут быть отдельные элементы, стыкуемые как пазлы.
Этапы подготовки и проведения стратегической сессии
Как правило, понятие стратегической сессии шире, чем просто разработочный семинар. Можно выделить 4 основных этапа:
- Подготовительный (цели сессии плюс аналитика);
- Непосредственно «стратегическая сессия» — групповая работа, разработочный семинар;
- Систематизация выводов, сделанных участниками на сессии, принятие управленческих решений (протоколы и приказы);
- Сопровождение реализации принятых решений.
Каждый этап требует отдельного рассмотрения, и об этом в других статьях. В рамках этой статьи расскажу очень коротко. Вся логика работы над стратегией предполагает решение трёх задач в следующей последовательности:
- Оценить текущие состояние.
- Разработать образ желаемого будущего (видение компании на заданную перспективу).
- Создать план мероприятий, который позволит перейти из текущего состояния в желаемое.
Эта универсальная картинка, в ней сосредоточено всё, что необходимо сделать для разработки стратегии, независимо от размеров, возраста, специфики компании. И даже разработка личностной стратегии требует выполнения этих же этапов. Попытка из трёх этапов сделать два, обязательно снизит качество полученного результата и приведёт к дополнительной работе впоследствии.
Как не парадоксально, не всегда на мероприятиях под названием «Стратегическая сессия», ставится цель разработать реалистичные цели и работающие планы. Например, целью сессии может быть командообразование. У собственника стоит цель, чтобы руководители приняли его стратегию и вместе поработали над планом реализации, поучились взаимодействовать. В этом случае, можно, например, отказаться от аналитики. Аналогичные сессии я не провожу, но часто слышу о существовании такой практики. О том, какие задачи решаются на стратегических сессиях читайте в статье.
Каждый из этапов может выполняться по-разному.
Подготовительный этап
Оценка текущего состояния может проводиться собственными силами, могут привлекаться консультанты. Аналитику можно делать на подготовительном этапе и выходить на сессию вооружившись цифрами, отчётами, презентациями. А можно делать на самой сессии при помощи аналитических инструментов. Как правило, выясняется, что для полноценной работы не хватает корректных показателей.
На подготовительном этапе выделяются области для проведения анализа текущего состояния. Возможный перечень областей анализа следующий: рынок, продажи и клиенты, продуктовая корзина, закупки и поставщики, конкуренты, производство, технологии, качество продукции и услуг, оргструктура, персонал, основные фонды, энергоресурсы, затраты, финансовый результат.Содержание и количество докладов должно корректироваться под специфику компании в ходе подготовки.
Стратегическая сессия
Непосредственно на стратегической сессии на основе проведённого анализа, разрабатываются цели, планы мероприятий и процедуры, обеспечивающих достижение целевых показателей. На сессии используется много форм работы: выступления участников, теоретический материал с презентацией по всем ключевым вопросам рассматриваемой темы, индивидуальные и групповые задания, мозговые штурмы, презентации результатов и обсуждение, обмен мнениями и опытом, сведение результатов обсуждения.
Бизнес-результатом сессии может быть документ, определяющий направления развития компании на заданную перспективу и регламентирующий деятельность персонала в течение года – «план жизни». Очень важно, чтобы на сессии были приняты механизмы реализации стратегии: выбран стратегический совет, определена форма и периодичность контроля целевых показателей.
Сессии нужно проводить хотя бы раз в год. В моей практике на повторных сессиях всегда идёт обсуждения принятого ранее видения компании. Сейчас рынок так быстро и кардинально меняется, что часто становится нецелесообразно двигаться в выбранном ранее направлении. Важно это понять вовремя и переопределяться, а не слепо следовать выбранной стратегии.
Формализованный результат и механизмы реализации стратегии
После сессии принятые управленческие решения нужно формализовать, подписать соответствующие приказы об утверждении целей, планов и механизмов реализации стратегии. А далее контролировать исполнение этих приказов. При таком подходе стратегическая сессия вписывается в оперативное управление, а не живёт отдельной жизнью. Решения сессии не должны конфликтовать с бюджетами, титулами, проектами.
В реализации стратегии помогут стратегические советы, балансовые комиссии, система оплаты труда, привязанная к стратегическим показателям. Один из механизмов реализации стратегии, которой я люблю, является новая система оплаты труда. В её основу ложатся целевые показатели, принятые на стратегической сессии. У меня было несколько проектов, когда разрабатывала и внедряла систему оплаты труда сразу же после сессии. В этом случае, все, кто отвечает за достижение целевых показателей, отвечает за реализацию стратегии «своим рублём». По стратегическим показателям могут быть годовые бонусы, например.
Какие бывают стратегические сессии
Я прошлась по просторам нашего интернета для анализа предложений, существующих на рынке. И обнаружила разные подходы к стратегическим сессиям. Конечно, каждый «кулик своё болото хвалит», а каждый консультант продвигает тот формат стратегических сессий, который умеет делать. Повторяющихся предложений от разных компаний много, и это понятно. Кто-то имеет одного учителя или одну школу, вышли из одной консалтинговой компании. А кто-то просто копирует предложения других, более успешных консультантов, не стесняясь. Я систематизировала ту информацию, которую изучила, и вот сколько получилось разных моментов на каждом этапе.
Наличие и продолжительность подготовительного этапа
- Предлагается только стандартная сессия, подготовительный этап отсутствует.
- Только уточняются цели и задачи сессии, согласовывается программа.
- Экспресс-диагностика консультантами от 1 до 3 рабочих дней.
- Аналитика, выполняемая консультантами от 1 до 6 недель.
- Руководители делают аналитику под руководством консультанта 4-5 недель.
Продолжительность стратегической сессии (разработочного семинара)
- 3 рабочих блока по 1,5 часа.
- Online формат по 2-3 часа.
- 4-5 часов.
- 1-3 дня.
- Несколько сессий по 1-2 дня.
Формализованный результат
- Отсутствует.
- Передаётся запись онлайн-сессии.
- Консультанты систематизирует все выводы и решения, сделанные участниками на сессии за 2-3 дня.
- Подготовка и доработка итоговых документов от 1 до 2 недель.
Сопровождение
- Отсутствует.
- Консалтинговые сессии – по 4-6 часов. Индивидуальный коучинг топ-менеджеров.
- Внедрение функциональных политик с проведением совещаний с ревизией стратегии.
- Сопровождение «под ключ», консультанты отвечают за реализацию принятых решений.
Всё многообразие стратегических сессий представляет из себя комбинации из перечисленных выше элементов. Нет на рынке не у консультантов, не у руководителей единого понимания, что это за «зверь такой и с чем его едят». И если существует такое разнообразие, значит оно имеет свой спрос. Формат сессии зависит от её целей.
Какую выгоду можно получить от стратегической сессии
Проведение стратегической сессии – очень трудоёмкий процесс. Ключевой персонал надолго погружается в работу над стратегией. Но я считаю, что работа над стратегией входит в задачи и функционал всех руководителей. Даже в должностных инструкциях это прописано. И если менеджмент решает задачи стратегического планирования в оперативном режиме, то сессия не нужна. По моему опыту, чаще всего этого не происходит. Именно поэтому приходится организовывать отдельный процесс. Что может дать собственникам стратегическая сессия?
- Согласованное видение и цели компании на заданную перспективу.
- Расстановка приоритетов в деятельности в соответствии целям.
- Возможность жёстко планировать бюджеты.
- Вовлеченность персонала в процесс разработки и реализации стратегии.
- Снижение сопротивления изменениям. Уменьшение сроков проведения изменений в оперативной деятельности.
- Освоение персоналом инструментов анализа и планирования. Практические навыки разработки и реализации стратегии.
- Создание команды, способной работать над поставленными задачами.
- Выявление проблем деятельности и найденные способы их решения.
- Увеличение мотивации персонала.
- Создание плана мероприятий, понятного для исполнителей.
- Возможность контролировать планы реализации стратегии.
Надеюсь, что у вас сложилась общее представление о том, как провести стратегическую сессию. Более детально обо всех этапах подготовки и проведения сессии читайте в моей книге «Как подготовить и провести стратегическую сессию». ЕЁ можно купить за 399 руб по ссылке.