Я занимаюсь построением управленческого учёта для предпринимателей уже 15 лет. На страницах Дзен я рассказываю о своей практике, описываю примеры из практики и рассказываю об основах построения управленческого учёта.
В одной из организации полным ходом идёт построение управленческого учёта. Бизнес успешный, растёт штат. Правила, которые были приняты в этой организации на уровне предпринимательства. Раньше это было конкурентным преимуществом, то теперь отсутствие строгого документооборота, правил обработки заявок и прочие моменты стали мешать, приводить к ощутимым потерям. В момент когда я добирал персонал произошла одна очень яркая ситуация, хорошо иллюстрирующая разницу между крупным бизнесом и предпринимательством.
Был найден новый сотрудник на должность менеджера по сопровождению сделок (название вполне себе условное, так как на момент найма и должностей как таковых в организации не было). С этим соискателем, а точнее соискательницей повезло. Дама немного за 50 лет, всю жизни проработала на одном и том же рабочем месте, в крупной корпорации. Её обязанности - это сопровождение сложных миллионных контрактов. Она согласовывала документы, готовила их и обеспечивала целостность документооборота. В среднем за день через её руки проходило порядка 10 небольших сделок (например поставка 2-3 вагонов комплектующих) и около 5 крупных рамочных контрактов с пакетом технических заданий и графиками поставок (кто в теме поймёт, что это очень серьёзный объём). Она обслуживала документооборот 2-х отделов продаж, каждый из которых по 8 человек.
У моего заказчика порядка 4-х сотрудников и около 300 договоров в год. Имеющиеся сотрудники в один голос (вместе с директором) говорят, что все требования которые есть к порядку документального сопровождения сделок неисполнимы.
С соискательницей пришлось подговорить и рассказать, что организация крепкая и успешная, но абсолютно не организованная. Не совсем понимая, что я имею в виду, она всё же пообещала не делать выводы исходя из предстоящего введения в должность.
Пообщавшись с Директором, снисходительно выслушав о сложностях и невзгодах существующего документооборота и надежд по поводу её появления, она приступила к работе.
Перед ней были поставлены задачи и сроки их исполнения:
- Разобраться с имеющимися сделками и обеспечить целостность договоров и спецификаций;
- Все отгрузки, которые уже произведены (выявить их) обеспечить закрывающими документами;
- Навести порядок в имеющейся подшивке договоров (как побочная задача)
Эти 3 задачи решили расценивать как стажировочные, не продумывая дальнейшей деятельности. Директор был убеждён, что ей этого хватит на 3-4 недели. Попытки убедить его и сотрудников, что это небольшой объём, были восприняты в штыки. Ну и хорошо, тем ярче всё пройдёт (подумал я )
Первое, с чего начал наш новобранец, это с организации рабочего дня. Заказала канцтовары, воспринятые коллективом с недоверием и ропотом (картонные папки скоросшиватели канцелярские зажимы 4-х размеров, клей, скрепки 2-х размеров). Потом, она начала задавать вопросы и требовать информацию. Пришлось успокаивать женскую часть коллектива, так как этот человек не принимал ответ "потом". У неё вызывало неподдельное недоумение, кода ей говорили, что пообщаться с бухгалтерией клиента невозможно. Она просто брала, звонила и получала результат. Все притихли....
В итоге через неделю был собран реестр всех документов, с комментариями по поводу ответственных лиц как у клиента, так и в рамках организации моего заказчика. Ещё через неделю появился стройный ряд папок на полке. Каждая папочка была оснащена реестром документов и датой создания самой папки.
В организации стал появляться почтальон, который вместе с нашим "новобранцем" разослал все документы. На рабочем столе нового сотрудника появился график звонков, в котором указана дата отправки оригиналов, дата ориентировочной доставки и дата когда нужно сделать этот звонок.
Мораль этой ситуации проста. Если Вы никогда не сталкивались с документооборотом, то судить о его трудоёмкости нужно поговорив с людьми работающими в крупных, уже упорядоченных организациях, а не на основании собственных страхов.
Спасибо, что дочитали до конца, буду признателен за лайк. Ну и смелости ВАМ в вопросах наведения порядка в Вашем бизнесе, поверьте полученные результаты превзойдут все Ваши ожидания. Задавайте вопросы постараюсь помочь.