У всякого вида деятельности есть свои проблемные зоны в организации текущей работы. В данной публикации рассматривается вопрос, как некоторые из системных рабочих проблем юридических и аудиторских предприятий решаются средствами Корпоративного портала Битрикс24.
Проблематика текущей деятельности
В больших юридических и аудиторских предприятиях работа с клиентами строится, как правило, по проектному принципу: оказание комплексных услуг, к реализации которых привлекается несколько специалистов из разных областей знаний (юристы разного профиля, бухгалтера и др.). При этом один специалист может участвовать в обслуживании нескольких клиентов.
При отсутствии грамотных средств систематизации и автоматизации информационных потоков создаются следующие проблемы:
Быстро получить полную информацию о состоянии дел с обслуживанием клиентов трудно всем: и лицам, контролирующим работу , и руководителю предприятия, и новому сотруднику, включенному в процесс
Сотрудники, как правило, обмениваются информацией посредством электронной почты, информация накапливается в истории переписки, но носит фрагментарный характер, поскольку разные участники работают с разной информацией.
Затруднены процессы постановки задач и контроля за их исполнением.
Задачи чаще всего ставятся посредством той же электронной почты или других средств коммуникации. Постановщик задач должен сам помнить обо всех задачах или вручную настраивать напоминание по каждой поставленной задаче посредством бумажных или электронных ежедневников.
Отсутствует прозрачность процессов для руководителя предприятия.
Цельной достоверной картины о текущем состоянии дел на предприятии у руководителя, как правило, нет, — только фрагментарные знания и интуитивные ощущения. На что обратил внимание – то под контролем; где внимание ослаблено – картина быстро размывается.
Решение проблем средствами Битрикс 24
Каждую из этих проблем и все их в комплексе (одновременно с решение многих других проблем, не являющихся предметом рассмотрения в данной публикации) решает программный продукт Битрикс24.
Ведущий на рынке СНГ в области корпоративных ресурсов Корпоративный портал Битрикс24 является одновременно и средством корпоративной коммуникации, и инструментом управления деятельностью, и CRM-системой, и накопителем всей информации о деятельности предприятия.
Вышеописанные проблемы решаются основным функционалом Битрикс24, с минимальными доработками на уровне настроек (без программирования):
По заявке от клиента регистрируется Проект (рабочая группа), куда включаются все участники работы с этим Проектом, а также следящие за Проектом и контролирующие Проект (руководители).
Вся дальнейшая переписка между сотрудниками по теме данного Проекта ведется в Ленте проекта – аналог ленты в социальной сети с возможностью писать сообщения, оставлять комментарии, прикреплять документы. Это намного удобнее, чем почтовая переписка, при этом все действия по данному проекту сохраняются в хронологической последовательности, доступны всем участникам Проекта.
Подключившийся к Проекту новый сотрудник получает доступ к полной истории Проекта со всеми его «особенностями и изгибами». По завершению Проекта его история сохраняется и может быть просмотрена в любое время.
Задачи могут ставиться в полуавтоматическом режиме и контролироваться автоматически.
Шаблоны задач позволяют ставить задачи одному или нескольким сотрудникам в полуавтоматическом режиме, руководителю проекта нужно только указать исполнителей и, при необходимости, корректировать сроки. Также задачи могут формироваться автоматически в нужной последовательности и с установленными сроками в соответствии с прописанными на портале бизнес-процессами.
Битрикс24 контролирует исполнение задач в срок. При просрочке — «сигналит» исполнителю, постановщику задач и наблюдающему за Проектом.
В процессе выполнения задач к ней можно добавлять комментарии, информацию о ходе исполнения, возникших трудностях, причинах просрочки. Общую картину исполнения задач по проекту можно наблюдать на диаграмме Ганта.
Руководитель получает мгновенный доступ ко всему, что делается в компании, в разных разрезах
Каждый проект, все проекты, все задачи по клиенту, сделки и оплаты по клиенту и по компании в целом, состояние текущих сделок и мн. другое — руководитель предприятия в любой момент времени без дополнительных совещаний получает полную информацию о состоянии дел.
***
Как облачная, так и «коробочная» версии Битрикс24 позволяют сотрудникам работать удаленно с мобильных гаджетов (нужен только доступ в интернет). Откомандированный сотрудник остается в общем рабочем пространстве, имеет доступ к общей базе документов, может консультировать и получать консультации, в том числе с помощью видеозвонка.
Физическое местонахождение сотрудника становится не важным. Это особенно удобно при использовании компанией удаленных сотрудников и аутсорсеров.
Также есть возможность с помощью системы Экстранет подключать к порталу Клиентов (с ограничением доступа, например, только к своим проектам).
Гибкое распределение ролей позволят устанавливать право доступа сотрудников к определенным разделам, ресурсам, проектам и пр. Каждый видит только то, что ему разрешено. Руководители разных уровней видят принадлежащие их сотрудникам проекты, задачи и сделки. Собственник предприятия видит все.
===
Заполните форму, чтобы получить подробное описание внедренных проектов Битрикс24: https://goo.gl/xChVWh